Amerpoort realiseerde zich dat de hiërarchische aanpak van functioneringsgesprekken niet meer paste bij de ontwikkeling naar een zelfsturende, lerende organisatie met meer regie bij medewerkers. Er moest bij de zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking een nieuwe werkwijze bedacht worden waarin medewerkers met elkaar aan hun ontwikkeling gaan werken. Valentijn Verpaalen, HR-adviseur: “De HR-staf heeft slechts de kaders van dit proces geformuleerd, de rest moest uitkomst zijn van het gesprek met de medewerkers, waarin we ze opriepen het bestaande los te laten.”
Voor de eerste brainstormbijeenkomst meldden zich vooral coördinerende begeleiders, stafmensen, managers en OR-leden aan. De bijeenkomst werd uitgesteld om ervoor te zorgen dat álle functies vertegenwoordigd waren, zoals ook schoonmakers en assistent-begeleiders. Verpaalen: “Een paar van de beste beslissingen hebben we te danken aan het feit dat die mensen erbij waren. Ze zeiden veel duidelijker wat ze ervan vonden, hadden minder hiërarchie-angst en dachten out-of-the-box.”
Het werd een inspirerende bijeenkomst: “Geen werkgroepen, U-opstellingen en theoretische verhalen. De grote uitkomst was de conclusie dat we niet met één systematiek konden gaan werken.” Na nog twee bijeenkomsten en tussentijdse overleggen tussen de deelnemers, resulteerde dit proces in een selectie van vijf werkvormen: 360-graden-feedback, quickscan op kwaliteitscriteria, intervisiemethode, persoonlijke-kwaliteiten-methode en een omgebouwd gespreksformulier om een deel van het vertrouwde functioneringsgesprek met het team te kunnen voeren en een andere deel met de leidinggevende.
E = K x A
Doordat medewerkers en OR vanaf dag één intensief waren betrokken bij het hele proces, werd de inhoud door medewerkers gedragen en stemde de OR direct met de plannen in. “Zelf heb ik ervan geleerd dat effectiviteit kwaliteit maal acceptatie is; E = K x A”, aldus Verpaalen. “We hebben geen vakoplossing vanuit HR aangedragen maar de mensen zelf onderdeel van de oplossing gemaakt, dan komt de acceptatie vanzelf.”
De werkvormen zijn samengebracht in een toolbox met instructiefilmpjes. Ook al is de toolbox nog niet officieel gelanceerd, er is al veel vraag vanuit de teams naar de werkvormen: “Vooral naar de 360-graden-feedback.”
Praktijkvoorbeeld lerend/De organisatie van de toekomst • Tekst: Marloes Hooimeijer, beeld: Ineke Oostveen, fotoreportage i.o.v. VGN over Charlotte, bewoonster van een woning van Amerpoort in Baarn • oktober/november 2017
