Wat is uitruil van reiskosten?
Binnen de Werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor reiskosten (woon-werkverkeer en overige zakelijke ritten) van € 0,23 (2024).
Vaste, vrijgestelde maandelijkse reiskostenvergoeding en fiscale ruimte
In de praktijk spreken werkgever en werknemer vaak een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding af. Als de werknemer op tenminste 128 dagen naar het werk reist, dan mag de werkgever een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding betalen op basis van 214 werkdagen per jaar. Als de werkgever niet alle reiskosten vergoedt, bijvoorbeeld omdat hij minder dan € 0,23 per kilometer betaalt of omdat bijvoorbeeld de kilometers woon-werkverkeer boven 30 kilometer enkele reis niet worden vergoed, dan ontstaat fiscale ruimte. Deze fiscale ruimte kan worden ingezet in een zogenaamde cafetariaregeling. De werknemer kan dan brutoloon uitruilen voor een (aanvullende) reiskostenvergoeding.
Cafetariaregeling en aanvullende reiskostenvergoeding
Cafetariaregelingen voorzien in het algemeen in een ruil van belaste loonbestanddelen met loonbestanddelen die onder de Werkkostenregeling gericht zijn vrijgesteld, zoals reiskosten. Door middel van een cafetariaregeling kan de werknemer bijvoorbeeld zijn eindejaarsuitkering uitruilen tegen een aanvullende reiskostenvergoeding. De bruto eindejaarsuitkering wordt dan arbeidsrechtelijk verlaagd in ruil voor een vrijgestelde vergoeding voor reiskosten. Deze uitruil vindt plaats tot de werknemer € 0,23 per kilometer of voor alle zakelijke kilometers een reiskostenvergoeding heeft ontvangen. Uitruil van reiskosten is alleen mogelijk voor de werkelijk gereden kilometers waarvoor de werknemer geen vergoeding ontvangt.
Pas op: de werknemer moet het verlagen van het loon en de mogelijke doorwerking naar bijvoorbeeld de grondslag voor sociale verzekeringen, bewust aanvaarden. Dat kan door bij de arbeidsovereenkomst een addendum op te stellen waarin daarop wordt gewezen. De werknemer moet het addendum ondertekenen. Ook mag het loon na de uitruil niet lager zijn dan het voor de werknemer geldende wettelijke minimumuurloon.
Het voordeel van het uitruilen van reiskosten is dat de werknemer minder loonheffingen betaalt over het loon. Immers, over het uitgeruilde deel van het loon zijn geen loonheffingen verschuldigd. Als werkgever profiteert u mee van de ruil, omdat geen premies werknemersverzekeringen zijn verschuldigd over het uitgeruilde deel van het loon. U betaalt premies werknemersverzekeringen tot het maximumpremieloon (2024: € 71.628).
Vaste, vrijgestelde maandelijkse reiskosten- en thuiswerkvergoeding
Als de werknemer behalve op kantoor ook thuis werkt, dan moeten de 128 en 214 dagen naar rato worden verlaagd. Voor de dagen waarop de werknemer thuiswerkt kunt u een vrijgestelde vergoeding betalen van € 2,35 (2024) per thuiswerkdag. U mag een vaste, vrijgestelde maandelijkse reiskosten- en thuiswerkvergoeding aan de werknemer betalen als u schriftelijk heeft vastgelegd op hoeveel dagen de werknemer thuis- en op kantoor werkt.
Zie hieronder het voorbeeld van een werknemer die 20 kilometer van het werk woont en voltijd werkt. Bij het 3 dagen thuis werken en 2 dagen op kantoor, dan ontvangt de werknemer maximaal € 91,20 per maand.
