AI-starterkit | 1. Voorbereiding

Voor u aan de slag gaat met AI, zijn er zaken die u moet weten. Zo heeft u in bepaalde mate kennis nodig van AI en algoritmes.

Wat is AI en welke kansen liggen er?

Kunstmatige intelligentie (AI) is een technologie die machines (in de ruime zin van het woord) de mogelijkheid geeft om taken te volbrengen die normaal gesproken alleen door mensen uitgevoerd kunnen worden. Dit zijn taken die menselijke intelligentie nodig hebben, zoals leren, redeneren en oplossend vermogen. Er zijn meerdere soorten AI. Een mooi voorbeeld van AI dat recent veel gebruikt wordt is generatieve AI. Deze AI-soort kan assisteren bij het maken van nieuwe content. Daarnaast zijn er ook meer klassieke AI-vormen, die zich bezighouden met data-analyse en automatisering. Denk hier bijvoorbeeld aan machine-/deep learning en natuurlijke tekstverwerking.

De potentie van AI is enorm. In uw organisatie kan AI processen verbeteren, de productiviteit vergroten en innovatieve oplossingen aandragen voor complexe problemen. Specifiek voor HR kan AI helpen bij het evalueren van personeelsgegevens, het optimaliseren van wervingsprocessen en het verhogen van de medewerkersbetrokkenheid, door gepersonaliseerde leer- en ontwikkelingsprogramma’s aan te bieden. AI stelt bedrijven in staat om efficiënter en effectiever te werken, wat leidt tot nieuwe groeikansen met alle positieve gevolgen van dien.

HR heeft kennis nodig van data en algoritmes

AI kent verschillende vormen en toepassingen. Sommige mensen hebben daar sciencefictionachtige associaties bij. In de praktijk is de toepassing van AI vaak helemaal niet zo spannend. In veel bedrijven zijn algoritmes die op basis van data (en met enige mate van autonomie) handelen en beslissingen nemen al gangbaar.

Ook voor de HR-afdeling bieden data en algoritmen kansen. Of het nu gaat om de strategische personeelsplanning, het werven en aannemen van nieuw personeel of het ondersteunen en ontwikkelen van het huidige personeelsbestand. Data en algoritmen kunnen HR-medewerkers ondersteunen, hun werk gemakkelijker maken en de efficiëntie en effectiviteit van de HR-afdeling vergroten. Hiervoor is het van belang dat HR-medewerkers kennis hebben van de mogelijkheden van data en algoritmen, evenals van de risico’s en beperkingen. Zorg er daarom voor dat u de juiste kennis heeft, voor u het AI aan de slag gaat.

Voor AI ingezet kan worden, moet eerst goed worden nagedacht over de toepassing ervan. Onderstaande stappen kunnen u daarbij helpen.

Stel duidelijke doelen op

De keuze qua AI is groots. U kunt het op veel verschillende manieren inzetten. Denk daarom eerst goed na over het gewenste resultaat. Welk doel heeft u met het gebruik van AI voor ogen en welke resultaten moet het (op langere termijn) opleveren. Pas als dat helder is, kunt u onderzoeken hoe AI ingezet kan worden om de beoogde doelstellingen te behalen.

Gebruik AI als middel en stel het niet als doel

Kunstmatige intelligentie is voor de HR-afdeling doorgaans niet een doel op zich: het is een middel om HR-doelen te behalen. De HR-doelen moeten dan ook leidend zijn bij de keuze voor een bepaalde toepassing en niet andersom. Niet alles wat mogelijk is, is ook daadwerkelijk zinvol.

Kies de juiste AI-vorm

Om de juiste vorm van AI te kiezen, bepaalt u eerst welke processen efficiënter kunnen en welke taken AI kan ondersteunen of overnemen. Houd daarbij rekening met het type gegevens dat u heeft en de specifieke behoeften van uw organisatie.

Overweeg verschillende AI-oplossingen, zoals machine learning voor data-analyse, chatbots voor klantenservice, of generatieve AI voor contentcreatie. Maak pas een keuze voor een bepaalde toepassing wanneer de voor- en nadelen tegen elkaar zijn afgewogen en wanneer duidelijk is of deze in verhouding staan tot het gestelde doel. Evalueer vervolgens de technische haalbaarheid en schaalbaarheid van de AI-technologieën binnen uw infrastructuur. Betrek uw medewerkers in het keuzeproces om draagvlak te creëren en hun deskundigheid te gebruiken. Vergeet niet om ook de ethische en privacyaspecten zorgvuldig af te wegen. Door strategisch te kiezen, kunt u AI effectief inzetten om uw bedrijfsdoelen te bereiken.

Het toepassen van AI doet u als werkgever niet alleen. Ook uw werknemers moeten ermee aan de slag. Hieronder leest u tips hoe u werknemers hierop kunt voorbereiden.

Zorg voor draagvlak

Een belangrijke belemmering voor succesvolle innovatie ontstaat wanneer u als werkgever onvoldoende oog heeft voor de voorwaarden en obstakels binnen de organisatie die nodig zijn om nieuwe technologie te adopteren. Innovatie zal niet slagen als de mensen die met de technologie moeten werken er niet voor openstaan of onvoldoende vaardig zijn om ermee te werken. Ga daarover al in een vroeg stadium met uw werknemers in gesprek.

Bereid medewerkers zo goed mogelijk voor; informeer hen over de doelen van de innovatie en betrek ze bij de vormgeving. Denk aan de voorkant vanuit het perspectief van degenen die met de nieuwe technologie moeten gaan werken. En zorg voor voldoende draagvlak. Hiervoor is het belangrijk dat het medezeggenschapsorgaan al in een vroeg stadium betrokken is.

Vraag medewerkers actief hoe AI kan helpen op de werkvloer

Veel werkgevers vergeten om met medewerkers in gesprek te gaan over de inzet van AI en de gevolgen daarvan. Dat is zonde. Want werknemers kunnen vaak erg goede input geven. Als werkgever moet u altijd goed uitleggen wat u met AI wilt doen en hoe het medewerkers op de vloer kan helpen. Blijf daarover in gesprek met uw medewerkers. Zij kunnen aangeven welke toepassingen succesvol zijn en welke struikelblokken er zijn.

Verder zijn protocollen over het (veilig) gebruik van AI ook geen overbodige luxe. Door deze in samenwerking met medewerkers(vertegenwoordiging) op te stellen zorgt u naast duidelijkheid ook voor draagvlak.

Naast het effectiever maken van werk, kan AI ook andere gevolgen hebben. Techniek heeft vaak onbedoelde bijeffecten. Lees hieronder hoe daarmee om te gaan.

Denk na over ethiek, bias, privacy en veiligheid van gegevens

Het gebruik van nieuwe technologie brengt vaak neveneffecten teweeg die vooraf niet beoogd waren. Deze kunnen soms zeer onwenselijk zijn en negatief uitpakken voor werknemers. Afhankelijk van de precieze toepassing kan het gebruik van data en algoritmes bijvoorbeeld discriminerende effecten teweegbrengen of een ongeoorloofde inbreuk maken op de privacy van werknemers.

Het gaat hierbij ook om de wijze waarop medewerkers het gebruik van data en algoritmen ervaren. Verder roept het extern inkopen van een toepassing vragen op over de veiligheid van gegevens. Denk daarom vooraf na over mogelijke onbedoelde gevolgen en hoe deze kunnen worden voorkomen. Breng ethische dilemma’s in kaart. Ook is het goed om u al in een vroeg stadium voor te bereiden op wet- en regelgeving waar u aan moet voldoen. Daar leest u meer over op de pagina succesvol werkproces.

Welke taken in de organisatie gaan veranderen of verdwijnen

Technologische innovatie heeft onvermijdelijk gevolgen voor de organisatie van het werk. Wanneer processen anders worden ingericht of technologie wordt ingezet voor de uitvoering van specifieke taken, betekent dit dat het takenpakket van werknemers ook kan veranderen.

Probeer vooraf in kaart te brengen welke veranderingen er te verwachten zijn en of dit andere vaardigheden vraagt van medewerkers.  Mogelijk vraagt dit om (bij)scholing, maar misschien ook om een andere samenstelling van het personeelsbestand. Ga hierover in gesprek met medewerkers en maak hier in een vroeg stadium afspraken over.