Doorgaans gaat het om een geldbedrag, maar dat hoeft niet per se het geval te zijn – het kan ook gaan om een tastbaar geschenk of bijvoorbeeld een weekendje weg. Een gratificatie is wezenlijk anders dan een (individuele) bonus; het is een manier van belonen die er vooral op gericht is om waardering voor een medewerker kenbaar te maken die een extra of onverwachte inspanning heeft gedaan.
Het kan geen kwaad om met betrekking tot het toekennen van gratificaties een aantal uitgangspunten en spelregels op papier te zetten, vindt AWVN. Uit gratificatieonderzoek van AWVN kwam naar voren dat weliswaar vrijwel elk bedrijf werknemers geregeld gratificaties toekent, maar dat lang niet elk bedrijf even enthousiast is over dit beloningsinstrument.
Wat zijn de problemen die uit het onderzoek naar voren kwamen? Op de eerste plaats ligt altijd het gevaar van scheve ogen op de loer. Een werkgever die een gratificatie niet goed kan motiveren, kan wel eens een heel averechts effect bewerkstelligen. De uitverkoren medewerker mag dan verguld zijn en zich extra gemotiveerd voelen om zich voor de zaak extra in te spannen – dat geldt niet voor z’n niet begrijpende collega’s.
Daarnaast blijkt niet iedere werknemer het erg prettig te vinden plotseling met het hoofd boven het maaiveld uit te steken. Die klacht komt vooral van werknemers die in een hecht teamverband werken en als gevolg daarvan sterk van hun collega’s afhankelijk zijn. Het kan dan ongewenst, zelfs lichtelijk gênant zijn om uit de groep te worden gelicht. Ook hier dreigt dus het gevaar van scheve ogen en demotivatie van directe collega’s.
Tenslotte worstelen bedrijven met de hoogte van de gratificatie. Wanneer staat die in verhouding tot de geleverde inspanning? Een voorbeeld uit de praktijk. Een werknemer heeft – uit eigen beweging, in z’n vrije tijd, buiten z’n eigen reguliere werkzaamheden om, in een alleszins florerende organisatie – maandenlang een aantal cruciale taken van een zieke collega waargenomen. Als blijk van waardering ontvangt hij van z’n werkgever een cadeaubon van 50 euro. Een fooi, vindt hij, niets meer of minder dan een schoffering. Is het een wonder dat die denkt dan maar liever niks, en beleefd doch vastberaden de bon weigert? Het zal duidelijk zijn dat de betreffende werknemer een tweede keer niet zo’n inspanning zal doen, en z’n andere collega’s zullen zich ook nog eens een keertje extra achter de oren krabben.
Om te voorkomen dat de goed bedoelde geste onbedoeld in verkeerde aarde valt, vijf tips om in korte tijd tot effectief gratificatiebeleid te komen.
Hét grote verschil tussen een bonus en gratificatie is dat die eerste target-gerelateerd is en de tweede niet. Bonussen hebben betrekking op vooraf gestelde doelen; als een werknemer die ook daadwerkelijk haalt, ontvangt hij daarvoor de vooraf overeengekomen beloning. Een gratificatie daarentegen is een beloning voor een buitengewone, niet vooraf afgesproken (en doorgaans niet eens verwachte) inspanning of prestatie van een medewerker of een groep medewerkers.
Belangrijk is om te bedenken dat de gratificatie in verhouding dient te staan tot de geleverde prestatie. Veelal is de gratificatie een geldbedrag, maar de gratificatie kan ook de vorm aannemen van de een fles wijn, een boek of cd, theaterkaartjes, een diner voor twee, enzovoort.
Daar is niets mis mee, maar deze laatste vorm lijkt vooral geschikt te zijn om waardering te geven aan weliswaar bijzondere, doch kleine prestaties. Wellicht is het daarom een goed idee om manager of afdelingshoofd een budget te geven om dit soort cadeautjes uit te bekostigen – om werknemers te belonen die zich gedurende korte tijd, zonder daarvoor een vergoeding te verwachten, extra hebben ingespannen. Bij wijze van opsteker, duimen omhoog: Goed gedaan, alsjeblieft en hartelijk dank voor je extra inzet.
Als het gaat om het belonen van een werkelijk bijzondere prestatie, ligt het voor de hand om daar een passende, geldelijke beloning tegenover te stellen. Maar wat is passend? Uit het eerder genoemde, maar inmiddels relatief oude AWVN-onderzoek bleek dat de meest voorkomende gratificatie € 1.000 bedraagt, en dat, hoewel de spreiding opmerkelijk groot was, de gemiddelde gratificatie € 1.300 is. Deze bedragen, die toen in de buurt kwamen van een half maandloon van iemand met een modaal inkomen, zijn wellicht vrij fors, maar bieden in elk geval concrete aanknopingspunten. Het is uiteindelijk aan u om te bepalen wat schappelijk is.
Wat is nu precies een buitengewone prestatie? Deze vraag is niet eenduidig te beantwoorden, het antwoord hangt af van de situatie in uw bedrijf. Ook hier geldt dus dat ú bepaalt wat het antwoord is. Maar in elk geval kan het antwoord op de vraag waarom u iemand een gratificatie geeft bijvoorbeeld nooit luiden: omdat die persoon z’n kerntaken altijd naar behoren vervult. Dat is mooi, maar daarvoor is de gratificatie niet bedoeld. Nogmaals, die is bedoeld om een extra of onverwachte inspanning eenmalig te belonen. Iets uitzonderlijks, iets wat uitstijgt boven wat van een werknemer normaal gesproken verwacht mag worden, iets wat z’n eigen belangen ontstijgt – en dus van belang is voor de hele afdeling of organisatie.
Er is wederom helaas geen standaardantwoord, maar wel is van belang dat u zich afvraagt of:
• de prestatie vrijwillig, uit eigen beweging is geleverd
• een gratificatie een stimulerend effect heeft – niet alleen op de betreffende persoon, maar ook op diens directe collega’s (moedigt het ook anderen aan vrijwillig een stap extra te zetten?)
• in het verlengde daarvan: de geleverde prestatie daadwerkelijk is toe te schrijven aan die ene persoon. Of hebben meer werknemers er aan bijgedragen – en als dat het geval is: komen zij niet ook voor een eventuele gratificatie in aanmerking?
Een voorbeeld uit de praktijk: een afdelingsmanager was zo in z’n nopjes over de extra inspanningen van z’n medewerkers en de daardoor bereikte resultaten, dat hij ieder een gratificatie ter hoogte van een half maandloon in het vooruitzicht stelde. De directie bleek dit evenwel veel te gortig te vinden, en draaide de toezegging terug. In plaats daarvan kregen alle medewerkers bij wijze van gratificatie een fraai uitgevoerd kunstboek… Daarop brak op de betreffende afdeling de pleuris uit.
De les? Zorg ervoor dat de verheugende mededeling pas naar buiten wordt gebracht als de top met het besluit heeft ingestemd. En zorg er bij voorkeur ook voor dat de gratificatie vergezeld gaat van een officieel schrijven van de directie waarin deze in heldere bewoordingen uiteenzet waarom juist deze persoon of groep medewerkers voor gratificatie in aanmerking komt. Want een goede motivering voorkomt scheve gezichten.
Het moment waarop u een gratificatie verstrekt, is belangrijker dan u wellicht denkt. De extra inzet was spontaan, en daarom mag de werknemer ook verwachten dat de waardering op een spontaan moment komt. Zo snel mogelijk boter bij de vis, da’s het prettigst voor alle partijen. Misschien past dat niet bij uw organisatie. Maar toch: een bijzondere prestatie een jaar na dato belonen, stimuleert niet echt. Een maand later, kan. Een kwartaal later, kan vaak ook nog best. Maar nog langer wachten….
De boodschap is in elk geval om niet te veel tijd te laten verstrijken.
