Continue dialoog, focus op ontwikkeling en eigenaarschap bij de medewerkers. Dat zijn de uitgangspunten van het beoordelen nieuwe stijl bij PostNL. Mogelijke vervolgstap is het invoeren van wendbaar belonen. Tijdens het veranderingsproces maakt het bedrijf gebruik van de expertise van AWVN.
Traditionele beoordelingsgesprekken kosten veel geld maar leveren weinig op, blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. Dat merkten ze ook bij PostNL. “De gesprekken waren soms een teleurstelling voor de medewerkers, bijvoorbeeld omdat ze hogere scores hadden verwacht. Dit werkte demotiverend. Ook voor leidinggevenden was het lastig. Zij hadden moeite om alle medewerkers te plaatsen in het rigide scoresysteem,” zegt Simone van Dooren, senior organisation development specialist bij PostNL.
Wilt u uw gesprekkencyclus ook vernieuwen? Die verandering staat of valt met een gedegen en gedragen aanpak. Lees in onze brochure welke drie ingrediënten bijdragen aan een succesvolle verandering van uw performance management.
Download de brochure
Attent!on
Reden genoeg dus voor het bedrijf om te kiezen voor een andere aanpak van het performance management. In 2020 ging het programma Attent!on van start, met als doel het ‘echte gesprek’ te voeren, in plaats van het jaarlijkse verplichte nummer. “Het is de bedoeling dat leidinggevenden en medewerkers het hele jaar door met elkaar in gesprek gaan. Dan gaat het niet alleen om de prestaties in het verleden en de verbeterpunten, maar vooral over vooruitkijken, talent, motivatie en ontwikkeling. De gesprekken zijn toekomstgericht. Medewerkers krijgen tijd en ruimte, zodat zij zich gehoord voelen. Zo verbeteren we de kwaliteit van de gesprekken en ontstaan er kansen om te groeien en beter te worden.”
Feedback Challenge
Bij Attent!on zijn de medewerkers zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling. Feedback is een belangrijk onderdeel. Dit vraagt natuurlijk wel wat van mensen, aldus AWVN-adviseur Valentijn Verpaalen. “Medewerkers moeten leren om feedback te vragen, gericht op leren en ontwikkelen. Bij PostNL kunnen zij zich bijvoorbeeld opgeven voor de Feedback Challenge, waarbij zij tien weken in teamverband aan de slag gaan met feedback. Leidinggevenden op hun beurt moeten meer op een open, opbouwende manier het gesprek aangaan, zodat ze het beste uit hun mensen kunnen halen.” “Wij stimuleren managers om op de juiste wijze de dialoog te voeren. Zo hebben ze een training in gesprekstechnieken gevolgd, waarbij zij konden oefenen met acteurs,” vult Van Dooren aan.
Persoonlijke waardering
De mogelijke volgende stap is het invoeren van wendbaar belonen: van traditioneel, puur financieel belonen naar situationeel waarderen, per individuele medewerker of per team. “Wij willen de focus leggen op intrinsieke motivatie. Uit onderzoek blijkt dat een geldelijke beloning slechts een beperkt effect heeft op de motivatie en prestaties van medewerkers. Natuurlijk moet de basis op orde zijn, maar daarnaast zijn persoonlijke waardering, erkenning, aandacht, maatwerk en flexibiliteit van groot belang. Denk aan een dinerbon, compliment of persoonlijk cadeau.” Zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt, vervolgt Van Dooren. “Mensen voelen zich meer betrokken en blijven langer in dienst als ze waardering en aandacht krijgen van hun leidinggevende.”
IKEA-bon
Afgelopen zomer heeft PostNL een HR-projectteam samengesteld en een klankbordgroep van mensen uit de rest van de organisatie, verspreid over alle afdelingen en functies. Samen hebben ze nagedacht over de invulling van wendbaar belonen. “Vanuit HR wilden we het perspectief verbreden, onze ideeën toetsen en draagvlak creëren. De klankbordgroep heeft kritisch meegedacht.”
Inmiddels hebben het projectteam en de klankbordgroep vier sessies gehad. Daarin kwam onder meer de optie aan de orde om de managers een budget te geven voor een bijzondere beloning. “Managers kunnen dit budget het hele jaar door inzetten om het gedrag, de ontwikkeling of een bijzondere prestatie van een medewerker of team te belonen. Over de precieze invulling zijn we nog volop aan het nadenken, maar alvast een voorbeeld: stel dat iemand zich goed heeft ontwikkeld en net is verhuisd, dan is een IKEA-bon een idee. En dan gaat het niet zozeer om het bedrag op de bon, maar meer om de tekst op het begeleidende kaartje. Wij hopen dat de managers elkaar hierbij zullen activeren en inspireren.”
Individueel ontwikkelbudget
Beloning kan ook plaatsvinden in de vorm van een opleiding naar keuze. “Op termijn willen we toewerken naar een individueel ontwikkelbudget. Zo’n budget is er nu ook al, maar daarvan wordt in de praktijk nog relatief weinig gebruik gemaakt. We gaan nu onderzoeken waarom dat zo is. Een oorzaak kan de vrij onduidelijke aanvraagprocedure zijn. Het is denkbaar om dit budget in de toekomst rechtstreeks toe te kennen aan de medewerkers.”
Spannend
De beoogde startdatum is 2024 en de gedachte is om wendbaar belonen in te zetten bij alle medewerkers. In 2023 gaat het projectteam de plannen concretiseren. “Het doel is dat deze zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen en behoeften van de medewerkers. Halverwege het jaar hopen we akkoord te krijgen van de vakbonden, het managementteam en de executive committee.”
Al met al vindt Van Dooren het een behoorlijk spannend traject. “Het kost tijd om iedereen nut en noodzaak van het nieuwe waarderen en belonen te doen inzien. Het is toch een andere mindset. Bij de managers moet bijvoorbeeld het besef landen dat het loont om tijd en aandacht te besteden aan de medewerkers. Zij zijn immers ons belangrijkste kapitaal.”
Vraagbaak op afstand
PostNL maakt bij dit project gebruik van de expertise van AWVN (zie kader hieronder). “Zij hebben veel ervaring, omdat ze vergelijkbare trajecten bij andere organisaties begeleiden. Ze zorgen voor een frisse blik van buitenaf.” Verpaalen ziet zichzelf hier als vraagbaak op afstand. “Bij PostNL houdt een gespecialiseerd team zich hiermee bezig. Ik ben er om te sparren en help met de visievorming en de manieren om medewerkers te betrekken. De AWVN-dienstverlening op het vlak van beoordelen, waarderen en ontwikkelen heeft precies de omvang en reikwijdte die een organisatie wenst.”
Wat AWVN voor u kan doen
AWVN helpt organisaties bij het vernieuwen van hun beoordelingscyclus en beloningssysteem. Samen bepalen we welke vormen passen bij uw bedrijfshistorie, cultuur, doelen en medewerkers. Op basis van deze verkenning kan AWVN een plan van aanpak maken, waarin we beschrijven welke stappen nodig zijn om te komen tot een nieuwe manier van werken. Meer weten? Neem contact op met Valentijn Verpaalen of met de AWVN-werkgeverslijn, tel. 070 – 850 8605.
