Gesprekken met medewerkers: varianten en kenmerken

Leidinggeven in de 21ste eeuw betekent regelmatig met elkaar in gesprek gaan – over de voortgang in het werk, over wat de medewerker nodig heeft om te kunnen (blijven) presteren, over nieuwe uitdagingen, motivatie, vitaliteit, enzovoort. Hierdoor staan de formele periodieke gesprekken steeds vaker ter discussie en vragen werkgevers zich af wat hiervan nog het nut is.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen verschillende soorten gesprekken. De werkgever moet namelijk, vanuit juridisch perspectief, de ontwikkel- en prestatieafspraken en de voortgang hiervan helder en eenduidig schriftelijk vastleggen.

Het beoordelingsgesprek

Meestal aan het einde van het (boek)jaar vindt het beoordelingsgesprek plaats. De beoordeling heeft veelal direct gevolgen voor de beloning van de medewerker. Kenmerken van dit type gesprek, dat eenmaal per jaar plaatsvindt, zijn:
• initiatief van de leidinggevend/manager is hierin doorgaans bepalend
• formeel van aard, de manager informeert de medewerker over zijn of haar beoordeling en de gevolgen hiervan, bijvoorbeeld promotie of een functiewijziging
• manager legt de beoordeling schriftelijk vast.

Het periodieke gesprek

Het is belangrijk om te weten wat leidinggevende en medewerker van elkaar mogen verwachten, welke afspraken ze maken over te behalen doelen en te leveren prestaties, over te ontwikkelen competenties en vaardigheden en over hoe ze dit alles willen realiseren.
Kenmerken van dit type gesprek, dat minimaal eenmaal per jaar plaatsvindt, zijn:
• doorgaans neemt de direct leidinggevende hierin het initiatief (hoewel de regie ook steeds meer bij de medewerker komt te liggen)
• gesprekken zijn tamelijk formeel, afspraken over prestaties, doelen en ontwikkeling worden schriftelijk vastgelegd
• gespreksonderwerpen zijn gericht op werkzaamheden/doelen waarmee de medewerker aan de slag gaat en wat deze daarvoor nodig heeft om de prestatie te kunnen leveren, maar ook de ontwikkeling van de medewerker (denk aan scholing of nieuwe werkzaamheden); voor persoonlijke onderwerpen op het raakvlak van werk en privé (zoals werkdruk, werk-privébalans, werkbeleving en persoonlijk welbevinden) is veelal ook aandacht.

De continue dialoog

Uit gesprekken met werkgevers in Nederland over het vernieuwen van het beoordelingssysteem, blijkt keer op keer dat de continue dialoog een belangrijke sleutel is voor verandering. Werkgevers ontdekken het als essentieel ingrediënt voor een wendbare organisatie.
Kenmerken van dergelijke gesprekken, die soms wel wekelijks kunnen plaatsvinden, zijn:
• een grote rol voor de medewerker in het initiatief om in gesprek te gaan
• gesprekken zijn informeel en worden niet per definitie vastgelegd
• gespreksonderwerpen variëren van de privésituatie en scholing tot inhoud van het werk en werkdruk, elk onderwerp is mogelijk
• feedback, feed forward en coaching.

Steeds meer werkgevers zijn op zoek naar een nieuwe manier van beoordelen. Voorlopers op dit terrein geven aan dat de continue dialoog een geschikte manier is. Bedrijven zetten daarom in toenemende mate vraagtekens bij ‘het beoordelingsgesprek’ – wat is nog de toegevoegde waarde ervan, zeker gezien de manier waarop leidinggevende en medewerker tegenwoordig met elkaar in gesprek willen. Daarbij is eigen regie van de medewerker wel van wezenlijk belang; de koppeling met belonen daarentegen, staat steeds meer ter discussie.

 

Meer weten over het nieuwe beoordelen?

Neem contact op

Bron Webpaper ′Gesprekken met werknemers′, GS