‘Voordat we de cao-app hadden, waren wij als collega’s van HR veel tijd kwijt aan het up-to-date houden van onze papieren arbeidsvoorwaardenbundel en het beantwoorden van vragen van onze medewerkers’. Aan het woord is Alice Jansen, specialist arbeidszaken Human Resources bij Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL), anderhalf jaar nadat de cao-app van LVNL is gelanceerd.
‘Wijzigingen van onze arbeidsvoorwaarden moest ik én in de papieren versie én op Intranet bijhouden. Met alle irritaties die daarbij horen: linkjes op intranet die niet meer kloppen, nieuwe prints laten maken voor de papieren versie van de arbeidsvoorwaardenbundel en door collega’s laten invoegen in de bestaande versie, versieverwarring, veel vragen van medewerkers over HR en juridische onderwerpen omdat de informatie via intranet niet echt makkelijk toegankelijk was. Kortom, het bijhouden van de arbeidsvoorwaarden was een enorme tijdrovende klus. Ook voor medewerkers was het lang niet altijd duidelijk waar informatie te vinden was.’
AWVN en app-ontwikkelaar Yaacomm hebben de cao-app ontwikkeld. Alice Jansen: ‘Zij hebben de arbeidsvoorwaarden makkelijk en duidelijk toegankelijk voor medewerkers gemaakt en gebruiksvriendelijk voor HR en Legal. Het bijhouden van up-to-date informatie is nu makkelijk en de bijgewerkte informatie is ook meteen toegankelijk voor alle app-gebruikers. Medewerkers kunnen de app downloaden in de app-store en zelf snel en makkelijk de arbeidsvoorwaardeninformatie opzoeken die zij willen hebben, bijvoorbeeld over vrije dagen, feestdagen of salaris.’
Praktische digitale oplossingen, FAQ’s en tools
‘De app sluit goed aan de moderniserings- en digitaliseringslag van informatie. Nu iedereen een smartphone en/of tablet heeft, kun je alle informatie altijd bij de hand hebben. De app bevat ook een aantal tools, zoals de berekening van de AOW-leeftijd en een kalender met belangrijke data en gebeurtenissen in het jaar. Daarnaast heeft de app linkjes naar handige websites,’ zegt Alice Jansen. ‘Ook is er een rubriek met FAQ’s. Die kunnen we als organisatie zelf makkelijk aanpassen als we zien dat daar behoefte aan is. HR kan namelijk via het dashboard zien op welke onderwerpen veel gezocht wordt. In overleg met de HR-collega’s van de front-office kunnen we dan besluiten om bepaalde vragen en antwoorden in de FAQ’s te zetten. Wij zagen bijvoorbeeld dat medewerkers vaak zochten op “verlof”. Er staat nu een lijst met 14 vragen en antwoorden bij de FAQ’s over verlof. Handig is ook dat medewerkers een reactie op een FAQ kunnen geven die door HR via het dashboard te lezen zijn. Deze input gebruiken we om een FAQ eventueel uit te breiden of door een nieuwe FAQ toe te voegen.’
‘En als er weer iets verandert op arbeidsvoorwaardelijk vlak? Dan passen wij dat zelf heel makkelijk aan via het dashboard. We updaten de informatie, en de nieuwe versie is meteen beschikbaar. Als het nodig is, kun je zelfs push-notificaties aan gebruikers sturen. Hoewel de app door iedereen te downloaden is, is een aantal modules alleen toegankelijk voor medewerkers van LVNL. Zij kunnen daarvoor gewoon de inloggegevens van hun LVNL-account gebruiken. Dus geen gedoe met andere inlog en wachtwoorden. De meeste medewerkers gebruiken de app graag om artikelen te lezen. Voor diegenen die nog graag een geprinte versie van een document willen kunnen we eenvoudig een pdf printen.’
Ook handig voor sollicitanten, goed voor het milieu: een aanrader
De app is mooi en in de huisstijl vormgegeven, vindt Jansen. ‘We merken zelfs dat de app ons helpt bij sollicitatieprocedures omdat potentiële kandidaten via de app al inzicht krijgen in de arbeidsvoorwaarden. Dit geeft veel duidelijkheid vooraf. Een mooie bijkomstigheid is verder dat deze digitale beschikbaarheid van up-to-date informatie ook goed is voor het milieu. Er wordt beduidend minder geprint!’
‘We zijn bij LVNL heel blij met deze app. Kostte de ontwikkeling veel tijd? Dat viel enorm mee. Wij hebben de cao-teksten aangeleverd, en zij hebben de app helemaal gevuld opgeleverd. Bij oplevering hadden we een kant-en-klaar product en we zijn stap voor stap begeleid bij het gebruik en onderhoud – totdat we ons er helemaal comfortabel bij voelden. Verder is er sprake van een heel goede en snelle service, en dat ontzorgt de klant helemaal. Ik kan niet anders zeggen: wij zijn heel tevreden met de cao-app!’
Beeld Verkeerstoren Schiphol. Foto website LVNL.
