Een cao moet een aantrekkelijk document zijn waarin medewerkers snel begrijpelijke informatie kunnen vinden. Dat was het uitgangspunt van Unilever bij de grondige modernisering van de cao-teksten. AWVN begeleidde het traject.
Arbeidsvoorwaarden zijn er om te gebruiken: medewerkers moeten kunnen opzoeken wat bijvoorbeeld hun verlofrechten zijn en welke keuzes ze hebben op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Als de cao-tekst in de loop der jaren is uitgegroeid tot zo’n 150 pagina’s, met allerlei ingewikkeld opgeschreven sub-bepalingen, is dat best een klus. Unilever koos daarom voor een grondige modernisering van de cao-tekst, begeleid door Suzanne Postma van AWVN.
“Onze cao-tekst was niet toegankelijk en bevatte deels verouderde informatie,” vertelt HR-directeur Ger de Boer. “Daar wilden we iets aan doen. Enerzijds om medewerkers ervan bewust te maken dat we een prachtige set arbeidsvoorwaarden hebben en daarnaast natuurlijk om ervoor te zorgen dat ze die ook echt kunnen gebruiken. Ook voor onze uitstraling is een moderne cao-tekst van belang. Ingewikkeld geformuleerde en deels verouderde arbeidsvoorwaarden passen niet bij het moderne bedrijf dat we zijn.”
Daarnaast speelt een praktisch punt, vult HR-specialist Margot Guth aan: “Bij HR kregen we nogal wat vragen van medewerkers, omdat ze zelf in de cao het antwoord niet konden vinden of niet begrepen. We denken dat een moderne cao in de HR-operatie duidelijk tijd bespaart.”
Een werkgroep met een vakbondsbestuurder, een medewerker die kaderlid is, Guth, De Boer en Postma van AWVN, ging aan de slag met de modernisering. “Achteraf gezien is het enorm behulpzaam geweest dat we een aantal duidelijke spelregels vooraf hebben vastgesteld met elkaar,” zegt De Boer. “De belangrijkste is: we moderniseren alleen de taal en de vormgeving, aan de inhoud verandert niets. Medewerkers houden precies dezelfde rechten en aanspraken. Daarmee bleven we weg van onderhandelen.”
Postma herschreef de cao in delen, waarbij de overige werkgroepleden steeds meelazen. Guth: “Aanvankelijk keken we per zin of we het ermee eens waren. Later zijn we overgestapt op een meer efficiënte werkwijze: ieder werkgroeplid kon vooraf discussiepunten in de concepttekst aangeven; de rest accepteerden we zonder discussie.”
Unilever koos voor een persoonlijke schrijfstijl, waarin de lezer rechtstreeks met ‘jij’ wordt aangesproken. De teksten zijn per thema gerangschikt. Guth: “Daarnaast hebben we gekozen voor een inclusieve tekst, zonder ‘zijn’ of ‘haar’, maar met onzijdige woorden. En we besloten bijvoorbeeld wetsteksten niet voluit over te nemen, maar te volstaan met een verwijzing.” Daarnaast bleken delen van de tekst verouderd of overbodig.
Het resultaat is een cao-tekst die in omvang nog maar een derde is van de vorige versie. “Met behoud van precies dezelfde rechten,” zegt Guth. “Een enorme verbetering. Teksten zijn bondiger en makkelijker vindbaar. We hebben ze interactief vormgegeven in een pdf-document dat past bij onze huisstijl.”
De nieuwe cao is een document dat Unilever met veel meer plezier naar nieuwe werknemers stuurt, zegt De Boer. “Het heeft ook een spin-off gehad naar andere documenten in het pakketje voor nieuwe werknemers. Ook de tekst over de rechten en plichten van managers hebben we herschreven.” De nieuwe cao-tekst is in maart 2022 gepubliceerd, één maand voor de looptijd van de cao eindigde. “Er ligt nu een goede basis voor een volgende,” zegt De Boer.
In eerste instantie gaat de telefoon op de HR-afdeling vaker in plaats van minder, lacht Guth. “Want mensen lézen nu de cao en willen graag overleggen of ze van bepaalde mogelijkheden gebruik zullen maken. Dat is heel mooi om te merken. Verhelderende vragen over wat er nu eigenlijk staat hebben we sinds de vernieuwing nog niet gehad. Dat die uitblijven, zal voor de HR-afdeling op termijn echt tijd schelen.”
AWVN-adviseur Suzanne Postma over het belang van begrijpelijke cao-teksten
Als een bedrijf mooie arbeidsvoorwaarden heeft, moeten die ook begrijpelijk zijn. Waarom zou je mensen afschrikken met ingewikkelde teksten? Vaak staat in cao’s oude informatie die op vrijwel niemand meer van toepassing is. In de loop van de jaren zijn allerlei juridische formuleringen toegevoegd waarvan soms niemand meer de bedoeling begrijpt. Soms kun je hele stukken tekst weglaten, andere keren kun je iets beter en bondiger laten zien in een tabel.
Als ik een cao-tekst herschrijf, doe ik dat onafhankelijk. Bij het moderniseren gaat het niet om inhoudelijke belangen, maar alleen om een meer toegankelijke tekst voor iedereen. In een krappe arbeidsmarkt is het van belang om uit te stralen wie en wat je als werkgever wilt zijn en de talenten aan te spreken die je zoekt. Een prettig leesbare cao in klare taal hoort daarbij.
