Overleg met sociale partners op afstand – richting, keuzes en praktische handreikingen.
Het zijn turbulente tijden voor werkgevers. De coronacrisis heeft een grote weerslag op organisaties – en dus ook op de arbeidsverhoudingen. Praktische en prangende kwesties zijn waarschijnlijk al besproken en getackeld: formatie, roosters, het opnemen van vakantiedagen, een eventuele NOW-aanvraag et cetera. Na deze acute kwesties dienen zich de vervolgstappen aan. Maar wat betekent de huidige situatie voor de arbeidsvoorwaardenonderhandelingen, nieuwe cao’s, het heroverwegen van gemaakte afspraken, eventuele sociale plannen? Nu formele fysieke overlegmomenten niet mogelijk zijn (niet aan de onderhandelingstafel, niet met de achter- en bovenban) en niemand weet hoelang deze situatie voortduurt, rijzen er steeds meer vragen over inhoud, proces, richting en vorm. Wat past nu? Over het overleg op afstand met sociale partners in de coronacrisis.
Werk met en aan constructieve verhoudingen
Samen = meer helderheid
Iedereen is op zoek naar houvast en verwacht in dat opzicht veel van instituties. We kijken naar Rutte en z’n ploeg, de overheid en het RIVM. In organisaties kijken mensen naar directie en HR. Als die samen met ‘instituties’ als vakorganisaties en/of de ondernemingsraad richting geven, zorgt dat voor meer rust, een betere inhoud en breder gedragen oplossingen. Voor meer helderheid, dus.
Bouwen aan vertrouwen: extra aandacht is nodig
Nu fysieke ontmoetingen niet mogelijk zijn, maken we gebruik van online middelen. Dat heeft consequenties voor (het bouwen aan) het vertrouwen.
Online overleg roept allerlei spanningen op. Technische oorzaken kunnen daar debet aan zijn. Inlogproblemen, verbindingen die wegvallen waardoor we elkaar niet goed kunnen zien en horen. Online overleg betekent ook: werken vanuit en in een andere omgeving, en online werken kan daarom voor onrust op de thuiswerkplek en de thuissituatie zorgen. Daarnaast vergt online overleg in cognitief opzicht meer van ons dan ‘gewoon overleg’ – daarom word je er ook veel eerder moe van. Voorts krijg je geen informatie over de gemoedstoestand van anderen buiten de overlegsetting (wat normaal gebeurt in de wandelgangen, tijdens koffie- en lunchpauzes). Belangrijk om je te realiseren, want vertrouwen wordt voor meer dan de helft relationeel bepaald!
Dit vraagt om meer aandacht voor het relationele deel – bij anderen en bij jezelf. Wat helpt (nu, nog meer dan anders)?
• Speel open kaart (wees transparant en integer)
Hoe zit jij persoonlijk in de situatie, wat speelt er bij en voor jou? Normaal bespreken we dit soort zaken meestal voorafgaand aan het reguliere overleg – dat er nu dus niet is! Ruim er in de overlegagenda tijd voor in.
Hoe staat het ervoor in de organisatie? Wat is bekend, en vooral: wat allemaal niet? Het is logisch dat je in een disruptieve crisis meer níet dan wél weet, en dat informatiestromen anders lopen dan gebruikelijk.
• Wees uitnodigend en geef anderen het voordeel van de twijfel (toon begrip en respect)
Door zelf transparant te zijn over je persoonlijke situatie en over de onzekerheden in de organisatie, nodig je de anderen uit ook mededeelzamer te zijn. Onderzoek nog actiever wat er aan de hand is als een ander in jouw ogen ‘raar’ gedrag vertoont.
• Samen werken is samen leren
Het gedeelde ongemak van het online overleg zorgt ook voor een vorm van gemeenschappelijkheid. Leer samen hoe online overleg werkt, hoe je zo toch kunt samenwerken en geef dit gezamenlijk vorm.
• Benut participatie en creativiteit
In tijden van crisis komt veel creativiteit vrij. Dat zien we in de maatschappij op tal van vlakken, en dus ook in organisaties. Ook medewerkers vinden andere en nieuwe manieren om problemen op te lossen om zo de crisis door te komen – soms dwars door bestaande structuren en verdienmodellen heen. Maak gebruik van de betrokkenheid en talenten die zich aandienen, profiteer ervan bij het zoeken naar oplossingen voor problemen en bij het beantwoorden van de vraag waar je als organisatie naartoe wilt.
De kracht van scenario-denken, juist nu in coronacrisis
Juist nu er door de coronacrisis sprake is van grote onzekerheden, is de ontwikkeling van scenario’s voor de korte en middellange termijn een waardevolle stap.
Het verschaft u inzicht in de effecten van de crisis op uw organisatie, maakt uitdagingen zichtbaar en geeft aanwijzingen voor het vervolg – het is de ‘voorwas’ voor (toekomstige) strategische beslissingen, voor een nieuwe robuuste, toekomstbestendige strategie.
De arbeidsverhoudingenadviseurs van AWVN kunnen u ondersteunen bij het ontwikkelen en doorberekenen van verschillende scenario’s.
Geïnteresseerd? Neem contact op met de AWVN-werkgeverslijn, tel. 070 850 86 05, werkgeverslijn@awvn.nl.
Waarover ga je nu onderhandelen?
Naar z’n aard is de cao níét het geëigende middel om in te spelen op zich snel wijzigende omstandigheden. Die is immers gericht op het formeel vastleggen van de structurele verhoudingen en de daaraan verbonden rechten en plichten. De regels zijn niet ontworpen om een crisis te managen. Daarvoor zijn andere methodes.
Veel beter is het te praten – en waar nodig te onderhandelen – over maatregelen en uitzonderingen voor een uitzonderlijke periode (de duur van de overheidsmaatregelen). Over werken op afstand, roosters, vakantiedagen et cetera. Zoals gezegd, is dat op heel veel plaatsen al gebeurd, maar het blijft de komende tijd aandacht vragen. Telkens als de overheidsmaatregelen rond de lockdown aanpassingen ondergaan, bijvoorbeeld.
Behalve voor overleg en onderhandelingen over tijdelijke maatregelen, is het goed om juist nu de tijd te nemen om met elkaar de iets verdere toekomst te verkennen. Welke horizon ziet u opdoemen, welke scenario’s voor de korte en middellange termijn lijken realistisch? Dit zorgt voor inzichten die het mogelijk maken om in vervolgafspraken weloverwogen beslissingen te nemen.
Wellicht is het ondanks alles urgent om te onderhandelen, bijvoorbeeld over een sociaal plan, de pensioenregeling of toch zelfs de cao. Wat is dan wijsheid?
Onderhandelen en sociale afstand: wat is het meest passend in uw situatie?
De coronacrisis heeft groot effect op de arbeidsvoorwaardenonderhandelingen. Deze onzekere tijd roept bij sociale partners vragen op over wat op dit moment past en wijsheid is. Onderhandelen in tijden van sociale afstand: wat past het best bij uw situatie?
Wat is wijsheid?
Uw eigen adviseur en de AWVN-adviseurs gespecialiseerd in arbeidsverhoudingen helpen u graag bij het verdiepen van uw overwegingen en bij het maken van keuzes.
Geïnteresseerd?
Neem contact op met de AWVN-werkgeverslijn, tel. 070 850 86 05, werkgeverslijn@awvn.nl.
1. Pauze: formele onderhandelingen pauzeren of (nog) niet starten
• Wordt nu breed toegepast in de praktijk (in maart kwamen slechts zeven akkoorden tot stand).
• Vraagt permanent om aandacht voor de relatie: blijf dus in contact.
• Inhoudelijk: is er wél iets af te spreken? Denk hierbij vooral aan uitzonderingen in deze uitzonderlijke periode (en ook alleen zolang als dit duurt): afspraken dus over werken op afstand, roosters, vakantie, et cetera.
Mogelijke overwegingen werkgevers om hiervoor te kiezen:
• Te veel onduidelijkheid over de ontwikkelingen en de impact op de economie, de specifieke markt van de organisatie en ketenpartners. Te veel onduidelijkheid over wanneer en in hoeverre fysieke bijeenkomsten weer mogelijk zijn. Hoe kun je en wil je als werkgever op zo’n onduidelijke situatie reageren? Dat bedenk je niet even – daar is tijd voor nodig. Zie ook op deze site: Werkgeverschap tijdens een acute crisis.
• Mogelijke overwegingen vakorganisaties:
Zoeken naar verbinding met leden is op dit moment erg lastig vanwege de fysieke beperkingen én door alles wat mensen nu bezighoudt. En hoe garandeer je de veiligheid van je onderhandelaars en je leden als je weer fysiek bijeen gaat komen? De centrale looneis vanuit FNV van 5% kreeg eerder politieke steun, de contractloonstijging bewoog in de richting van 3% – hoe verhoudt zich dit tot de verwachting dat ons een zware recessie te wachten staat, wat is nu goed uit te leggen?
2. Urgentie: juist nu samen afspraken maken
Vanuit het gemeenschappelijk belang:
• afronden van al eerder gevoerde onderhandelingen
• daar waar vraaguitval en andere kosten dusdanig hoog zijn dat de NOW-regeling onvoldoende soelaas biedt
• rust kopen nu de werkdruk hoog is: afspraken met beperkte inhoud (loon en looptijd), focus vooral op andere zaken.
• Mogelijke belangen werkgevers:
Verder kosten besparen als NOW-regeling niet voldoende steun biedt en dus mensen moeten afvloeien of anders willen/moeten ingrijpen (sociaal plan). Risico op concurrentie arbeidsvoorwaarden door niet-leden in de sector voorkomen, risico bijdragen aan paritaire fondsen zoals O&O kwijt te raken (avv).
• Mogelijke belangen vakorganisaties:
Opkomen voor belangen werknemers bij ingrijpen in de organisatie. Risico op concurrentie arbeidsvoorwaarden door niet-leden in de sector voorkomen en/of bijdragen aan paritaire fondsen zoals O&O kwijt te raken (avv). Positie bevestigen of verstevigen.
3. Urgentie: nu een deal!
Vanuit dominant belang van één kant:
• druk opvoeren (waar de ander liever wacht)
• kan leiden tot conflicten.
• Mogelijke belangen werkgevers:
Traditionele onderhandelingsproces doorbreken, machtsverhoudingen veranderen nu draagvlak voor acties lager is (en fysieke actiebijeenkomsten ook niet eenvoudig te organiseren zijn).
• Mogelijke belangen vakorganisaties:
Leden winnen in onzekere tijden. Druk opvoeren op sectoren of bedrijven waar acties juist nu niet gewenst zijn (vitale sectoren zoals voedingsindustrie, logistieke keten, zorg et cetera).
Praktische handreiking: onderhandelen op afstand
1. Essentiële voorbereiding voor een online overleg
Maak een keuze voor een online-systeem (Teams, ZOOM, Skype et cetera) dat voor alle partijen beschikbaar en prettig is.
• Stel goede spelregels op voor het online overleg. Wat doe je als de verbinding verbroken wordt? Hoe zorg je voor bestandsuitwisseling? Hoe gaan we om met spreektijd, met interrumperen – elkaar het woord geven en vragen stellen?
• Bel als gespreksleider voorafgaand aan het overleg met alle hoofdrolspelers aan de virtuele tafel en bespreek de spelregels.
• Benoem iemand die bekwaam is in het ‘live’ werken in documenten in online systemen; zorg er ook voor dat je de benodigde documenten en presentaties gereed hebt.
• Maak een agenda met tijdsblokken. Online overleg vergt andere energie, en vraagt dus ook om regelmatig pauzeren. Na 90 minuten is bij de meeste mensen de concentratie wel zo ongeveer verdwenen.
Andere aandachtspunten:
o een goede camera en (misschien nog wel belangrijker) een goede microfoon
o je gezicht duidelijk midden in beeld
o professionele en rustig ogende kleding
o voldoende licht (daglicht is altijd het beste)
o zorg voor een aantrekkelijke en rustige achtergrond; er zijn online systemen (o.a. Skype en Teams) waarbij je eigen achtergrond kunt vervagen
o kijk altijd in de camera
o in sommige gevallen zit er een kleine vertraging in het systeem; hou daar rekening mee.
2. Hoe bouw ik aan vertrouwen in een online omgeving?
• Zorg voor een goede gespreksleider die ruim van te voren klaar zit en de deelnemers welkom heet. Neem als gespreksleider de rol van regisseur op je. Herhaal de spelregels voor de meeting, maak duidelijk hoe je omgaat met de tijd, het stellen van vragen, haperende techniek et cetera. Realiseer je ook dat online overleg betekent dat iedereen een inkijkje in elkaars privéleven krijgt en dat niet iedereen daar even enthousiast over is.
• Zorg voor een check in. Geef iedereen kort de mogelijkheid te vertellen hoe het met hem of haar gaat. Waar werk je nu precies? Hoe bevalt het werken op afstand? Hoe is je dag tot nu toe? Wat houdt je op dit moment bezig? Wanneer is deze meeting voor jou geslaagd?
• Als een ander niet of vreemd reageert, gun die ander dan het voordeel van de twijfel. Check eventueel wat er aan de hand is. De spanning van de crisis, zorgen over de de eigen gezondheid, de thuissituatie of iets dergelijks kunnen gemakkelijk tot heel ander gedrag leiden.
• Sta bij het einde van de vergadering altijd even stil bij wat je hebt bereikt, zowel op inhoudelijk als op procesmatig vlak. Blijf gastheer tot iedereen de virtuele vergaderruimte verlaten heeft.
• Overweeg als dat nodig is de mogelijkheid een externe facilitator in te huren die niet betrokken is bij de inhoud, een derde om het online overleg te faciliteren.
3. Non-verbale communicatie
Het is verstandig om extra aandacht te besteden aan je non-verbale communicatie.
Aandachtspunten:
o knik duidelijk om te laten zien dat je het ergens mee eens bent
o maak met je handen duidelijk als je iets wil zeggen (en vermeld je naam als dat afgesproken is)
o waak ervoor om tijdens het praten niet te druk te gebaren (dat ziet er onrustig uit op een beeldscherm)
o als je iets niet met non-verbale signalen duidelijk kunt maken, spreek het dan duidelijk uit (waardering, twijfel).
4. Dit is niet (het nieuwe) normaal!
Als de periode van het houden van afstand / sociale onthouding voorbij is, zoek dan snel weer naar mogelijkheden om fysiek samen te komen om te onderhandelen. Fysieke nabijheid is essentieel voor de kwaliteit van de relatie, het vertrouwen, de samenwerking – en dus de uitkomst. Zoals de Belgen zeggen: ‘De kwaliteit van de relatie zit ′m tussen de neuzen.’
