Zo’n 120 functiebeschrijvingen – en dan waren nog niet eens alle functies beschreven – heeft Holding Total Care (moedermaatschappij van schoonmaakbedrijf CSU en thuiszorgorganisatie Tzorg) terug weten te brengen tot vijf werkdomeinen. AWVN begeleidde de overgang naar een generiek functiehuis, als architect én als metselaar. In de nieuwe situatie zien medewerkers veel duidelijker waar ze staan in de organisatie en wat ze kunnen doen om door te groeien naar een andere functie. HR-projectmanager Matthijs Boer van CSU kan het andere werkgevers alleen maar aanraden. ‘Begin er morgen meteen mee’.
Eerst een korte schets van de oude situatie: alle functies van de 1100 stafmedewerkers van CSU en Tzorg waren beschreven. Dat wil zeggen: bijna alle functies, want de organisatie kon de beschrijvingen amper up-to-date houden. “Het was heel arbeidsintensief om dit functiehuis te onderhouden,” weet HR-directeur Marco Gramser. “Functies veranderen continu en dat moet je bijhouden. We liepen steeds achter de feiten aan.”
Werknemers wisten welke taken ze hadden, maar hadden nauwelijks een idee hoe ze zich binnen hun functie verder konden ontwikkelen, of kans konden maken op een andere functie binnen de organisatie. “Wilde je naar een andere functie toe groeien, dan was het heel lastig te ontdekken wat daarvoor nodig was. Terwijl je mensen juist meer perspectief wilt bieden. We wilden af van het beschrijven hoe iemand zijn werk moet doen. Dat moest worden: dit verwachten we als resultaat, maar hoe je daar komt, dat laten we aan jouw professionaliteit over.”
Dat het anders moest, was duidelijk, maar hoe? Echt een vraag waar AWVN-organisatieadviseur Tineke Hamstra wat mee kan. “We zijn met Tineke teruggegaan naar de tekentafel: waar moet een functiehuis voor ons aan voldoen en hoe komt dat er dan uit te zien?,” vertelt HR-projectmanager Matthijs Boer. “Van alle losse beschrijvingen hebben we nu een heldere structuur gemaakt. AWVN functioneerde daarbij als architect, maar ook als metselaar, want Tineke heeft ook geholpen bij het opbouwen van het nieuwe functiehuis.”
“Het opnieuw indelen van de functies in de verschillende werkdomeinen hebben we zelf gedaan. Daarvoor hebben we gekeken naar de aard van het werk, de kennis en vaardigheden die ervoor nodig zijn, maar ook naar de invloed die je in de functie hebt, je bereik en de variatie in werkzaamheden.”
Het resultaat is een transparant functiehuis, waarin medewerkers in één oogopslag zien op welk niveau en in welk domein hun functie is ingedeeld, wat er nodig is om je persoonlijk en professioneel te ontwikkelen. Boer somt de voordelen van de nieuwe systematiek op. “Veel eenvoudiger dan al die losse beschrijvingen. Volledig transparant: het geeft medewerkers inzicht in hun ontwikkeling en carrièremogelijkheden. En het functiehuis is toekomstbestendig: ook functies die we nu nog niet kennen, kunnen we er probleemloos in opnemen. Zo ben je altijd bij.”
De ‘bouwbegeleiding’ van AWVN was voor Boer een grote steun in de rug. “Met AWVN haal je autoriteit in huis. Een expert als Tineke kan goed uitleggen wat het nut is van een generiek functiehuis en hoe je daar naartoe werkt. Vanuit haar expertise heeft ze bijgedragen aan ons verhaal.”
Medewerkers hebben pas net een brief gekregen over de verandering; de eerste reacties zijn positief. Boer zelf wil nu al niet meer terug. “We beschrijven nu wat we van medewerkers verwachten. Dat schept meer ruimte voor eigen regie en biedt toch structuur in de organisatie. Zo past het veel beter bij deze tijd. Ik verwacht dat dit generieke functiehuis ons veel gaat brengen. Ik zou het andere werkgevers in ieder geval meteen aanraden.”
Organisatieadviseur Tineke Hamstra over het generieke functiehuis van CSU
′De manier waarop het nieuwe functiehuis bij CSU en Tzorg tot stand is gekomen, is voor mij een schoolvoorbeeld van cocreatie. HR heeft echt samengewerkt met alle belanghebbenden, van lijnmanagers tot innovatiespecialisten, om zo een functiehuis te ontwerpen dat voldoet aan alle wensen in de organisatie. Daarvoor hebben ze drie scenario’s opgesteld die aan een stuurgroep zijn voorgelegd. Daaruit is nu het generieke functiehuis gekozen. Vaak zie je dat HR zo’n project naar zich toe trekt, omdat ze af willen van de beheerslast van het oude functiehuis. Bij CSU/Tzorg is veel breder gekeken naar de doelen die het functiehuis dient.′
′Eenvoud is de kracht van het generieke functiehuis. Je neemt afscheid van gedetailleerde beschrijvingen van werkzaamheden. In plaats daarvan kijk je naar wat iemand toevoegt aan de organisatie. Je laat een medewerker veel meer vrij in hoe hij tot resultaat komt. Vooral in organisaties waar werk snel verandert, is het waardevol om op deze manier naar functies te kijken. Het werkt ook goed in grote bedrijven waar je verschillende groepen functies makkelijk kunt clusteren. Daarbij is wel van belang dat de arbeidsverhoudingen in de organisatie goed zijn, want generieke functies vragen om vertrouwen van beide kanten van de tafel.′
