Rollen – om wendbaarheid organisatie te vergroten

Organisaties willen zich sneller kunnen aanpassen aan de veranderende omstandigheden. Rollen introduceren is, vooral voor organisaties in de dienstensector, een manier om van binnenuit wendbaarheid te realiseren. ‘Je zoekt het antwoord op de vragen en opgaven waar je als organisatie voor wordt gesteld intern. Bij de mensen die nú bij je werken.’ Een gesprek met organisatieadviseur Henk Tulner.

‘Gisteren bestond werk vooral uit de taken die voortvloeiden uit de functie waarvoor iemand was aangesteld. Vandaag gaat werk in veel organisaties steeds vaker over de bijdrage die iemand als individu levert aan de bedrijfs- of teamprestatie – en over de rollen die hij daarbinnen vervult en de skills, de vaardigheden die ervoor nodig zijn’, zegt Henk Tulner, organisatieadviseur bij AWVN.

De huidige wijziging in focus van functies naar rollen, zegt Tulner, komt voort uit de wens of de noodzaak om wendbaarder te zijn. Om als organisatie je sneller effectief te kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.
Tulner: ‘Door middel van rollen kun je die gewenste lenigheid van binnenuit realiseren, is het achterliggende idee. Je zoekt het antwoord op de vragen en opgaven waar je als organisatie voor wordt gesteld intern. Bij de mensen die nú bij je werken. En die bereid zijn die taak op te pakken. En dat ook kunnen uiteraard, of bereid zijn zich daartoe desgewenst bij te scholen.’

Wat versta je precies onder een rol?
‘Een activiteit, een taak, een klus die niet direct bij de functie die iemand bekleedt hoort, maar die de medewerker op zich neemt. Meestal gebeurt dat tijdelijk. Het is dan ook heel goed denkbaar dat verschillende mensen zo’n rol afwisselend op zich nemen, of dat na  verloop van tijd iemand anders die rol toebedeeld krijgt.’

De roep om rollen in het leven te roepen, komt eigenlijk van twee kanten. Ook medewerkers zélf willen graag bredere werkervaring opdoen door andere dan hun reguliere taken te vervullen, constateert Tulner.
‘Een rol oppakken betekent dat je jezelf verder kunt ontwikkelen. Dat is ook noodzakelijk vanuit werknemersperspectief: als de wereld van werk zo snel verandert, dan moet je jezelf voortdurend blijven ontwikkelen om op de arbeidsmarkt je waarde te behouden. Bij rollen komen organisatiewensen en individuele wensen eigenlijk prachtig samen: je eigen talenten verder ontplooien op een gebied dat je belangstelling heeft. Iets waar het bedrijf dus alle baat bij heeft, dat er als het ware om vraagt. Inderdaad, een klassieke win-winsituatie.’

Met als gevolg dat werk en persoon veel meer met elkaar zijn verbonden.
‘De menskant krijgt bij organisatievraagstukken een centralere rol. Dus het zijn niet zozeer functies, maar juist de mensen binnen het bedrijf die de bepalende factor zijn bij de organisatie van het werk. Een team krijgt een opdracht, en de teamleden bepalen onderling wie welke taken uitvoert, wat past het beste bij wie? Zo kun je veel beter van het reeds aanwezige potentieel, de kwaliteiten van ieder individueel teamlid, profiteren.’

Meer wendbaarheid creëren, een groter aanpassingsvermogen realiseren door middel van rollen, is iets wat vooral speelt in de dienstverlenende sectoren. Tulner geeft een eenvoudig voorbeeld: secretarieel werk.
‘Vrijwel iedereen is tegenwoordig digitaal vaardig, en dat heeft consequenties voor het type werk dat secretaresses normaal doen, of beter: deden. Hun takenpakket is de afgelopen jaren qua inhoud en uitvoering al sterk veranderd, maar dat kan nog veel verder gaan. Want voor steeds meer werk van de mensen die secretaresses vroeger ‘bedienden’, geldt dat zij die tegenwoordig zelf kunnen uitvoeren. En de secretariële skills van wat voorheen een secretaresse was, vormen een uitstekende basis om allerlei nieuwe of andere taken die op de organisatie zijn afgekomen, op zich te nemen. We zien in de praktijk een verschuiving naar bijvoorbeeld projectondersteuning: het begeleiden van projecten, het bewaken van de voortgang en de begroting. Dat geldt dus specifiek voor secretariële ondersteuners; in z’n algemeenheid geldt: het basiswerk biedt steeds meer ruimte voor flexibel inzetbaar werk – de rol.’

Is de invoering van rollen om de wendbaarheid te vergroten, buiten de dienstensector vooral kansloos?
‘Dat is te kort door de bocht. Dat bij dienstverlenende organisaties vaak meer mogelijkheden zijn om werk anders te organiseren, is duidelijk. Kijk, bij een onderneming in de maak- of procesindustrie draait het vooral om veiligheid en efficiency. Bij een chemisch productiebedrijf bijvoorbeeld, is het werkproces strak geordend in veilige en efficiënte deelbewerkingen. De procesbesturing en de daarbij behorende systemen zijn als gevolg daarvan begrijpelijkerwijs rigide – dat beperkt dus de mogelijkheden tot flexibilisering. Maar toch zijn ook daar pogingen om de wendbaarheid te vergroten door middel van rollen, helemaal niet kansloos. En ook daar zien we dat projectmatig werken opkomt, dat er rollen ontstaan – bijvoorbeeld installatieverantwoordelijke. Je moet wel beter zoeken naar de mogelijkheden. In het huidige tijdgewricht is iedere organisatie  bijvoorbeeld op zoek naar procesoptimalisatie. Processen binnen een organisatie en met toeleveranciers of afnemers zijn sterk met elkaar verweven. Optimaliseren gaat dus in nauwe samenwerking tussen die partijen. Verdere optimalisatie daarvan zou je in principe ook best als rol bij een medewerker kunnen beleggen.’

Als je dat zou willen, benadrukt Tulner. ‘Want organisatieontwikkeling is, in de kern, onderzoeken naar waar de onderneming vraagt of nodig heeft, om vervolgens tot een oplossing te komen die zo goed mogelijk aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen, de cultuur en de bestaande inrichting van de organisatie. De nieuwe inrichting, de organisatieontwikkeling in feite, is niet leidend maar volgend.’

Je moet dus rekeninghouden met de cultuur van de organisatie in de huidige situatie– en voor zover je daar iets zinnigs over kunt zeggen – in de toekomst.
‘Precies, de oplossing waar je naar toewerkt om de organisatie wendbaarder te maken, moet, in velerlei opzicht, passen bij het bedrijf. Er bestaat geen blauwdruk in dit opzicht. Elke oplossing is – je hoort vaak, te pas en te onpas wellicht, maar in dit geval is het echt zo: – maatwerk. Het kan om een enkele maatregel gaan om de wendbaarheid van organisaties te vergroten, of een combinatie van meerdere, en dan vaak heel  verschillende. Eigenlijk zijn er oneindig veel mogelijkheden, en de invoering van rollen is er daar slecht één van.’

Welke ingrepen kansrijk zijn, is afhankelijk van de specifieke situatie?
‘Leidend daarbij zijn altijd uiteindelijk de doelstellingen die je als organisatie zegt te hebben om wendbaarder te willen zijn. Waar komt die wens, of als eerder gezegd: de noodzaak, precies vandaan? En wat is je ambitieniveau: beperkt zich dat tot enkele personen op een afdeling, of heeft dat betrekking op de hele afdeling, of juist het hele bedrijf? Als je het antwoord daarop helder voor ogen hebt, kun je als adviseur gericht te werk gaan met het voorstellen van mogelijke interventies. Het is absoluut een strategisch HR-onderwerp. Rollen invoeren kán een oplossing zijn om de wendbaarheid van een organisatie te vergroten, maar zoals duidelijk mag zijn: er zijn tal van, andere mogelijkheden denkbaar. ’