• De veranderingen in de organisatie gaan sneller dan u vast kunt leggen in het functiehuis.
• U werkt met (agile) rollen, maar binnen uw functiehuis werkt u nog met formele functies.
• Uw organisatie wordt platter, er is sprake van meer zelfsturing – maar er verandert weinig in het functiehuis.
• U wilt medewerkers op verschillende werkplekken inzetten, maar door (gebrek aan) verandering in functiewaardering krijgt u het niet van de grond.
Is een van deze situaties herkenbaar? Dan knelt uw functiehuis!
Een functiehuis heeft grote voordelen. Het zorgt voor helderheid over rechtvaardige salarisverhoudingen binnen uw onderneming. Het zorgt ervoor dat er vertrouwen is omdat er objectief is vastgesteld welk salaris de medewerker iedere maand ontvangt. En met een inzichtelijk functiehuis kan de medewerker ook nog zien welke functies hij/zij kan ambiëren om een hoger salaris te krijgen. Voor de manager is het prettig om de discussie over de zwaarte van de functie te kunnen onderbouwen vanuit een extern vastgesteld systeem. Functieomschrijvingen vormen de basis voor de functionerings- en beoordelingscyclus. En dankzij het functiehuis is benchmarken op beloningsbeleid mogelijk.
Maar er zijn ook nadelen. Het actueel houden van een functiehuis kost tijd, geld en wekt wellicht onterechte – verwachtingen en zorgt daarmee soms voor teleurstellingen. En als u uw medewerkers wilt motiveren, dan wilt u hun erkenning geven – wat soms met functiewaardering niet kan. Zo zijn er meer redenen waarom het functiehuis kan gaan knellen.
Drie tips uit mijn dagelijkse praktijk als organisatieadviseur: wat kunt u aan een knellend functiehuis doen?
1. Bepaal welke doelen u heeft met het functiehuis en gebruik het alleen maar daarvoor
Besef dat soms een (tijds)investering nodig is en neem dat op in plannen en begroting, dan komt u niet voor onaangename verassingen te staan. En ook niet voor ingewikkelde procedures om deze investering te mogen doen.
Wilt u het functiehuis gebruiken voor helderheid over de salarisverhoudingen? Gebruik het dan niet voor de eisen die ISO en wetgeving aan u stellen. De procedures worden dan ongemerkt langer en ingewikkelder, omdat u met meerdere factoren en partijen rekening gaat houden.
Wilt u het functiehuis gebruiken om ontwikkeling te stimuleren? Zorg dat er meer generieke werkdomeinen en/of functiereeksen zijn waarmee zowel medewerkers als management daar handvatten voor krijgen. Als u deze verankert met het onderliggend fundament, dan blijft de rechtvaardiging van het salaris op een andere plek geborgd.
Twee voorbeelden uit mijn eigen praktijk:
• een grote, industriële organisatie werkt met functiereeksen en onderliggende opleidingspaden
• bij een kennisinstituut hebben ze hun traditionele carrièrepad nu gericht op de ontwikkeling van talenten bij medewerkers die van waarde zijn voor de ontwikkeling van hun business.
De ontwikkelpaden/generieke werkdomeinen/functiereeksen zijn vaak abstracter en daardoor is het soms lastiger om te bepalen wat de waarde is van het werk (lees: functiewaardering te kunnen doen). Het maken van een koppeling tussen een generieke beschrijving en een specifieke functieomschrijving, helpen de organisatie bij de rechtvaardiging van salaris.
Een functiehuis is al lang niet meer de modelwoning die het in de jaren 70 was – er zijn tal van voorbeelden waar de doelstelling van HR en bedrijfsvoering leidend is gemaakt in het ontwikkelen van een passend functiehuis. Als er voorschriften zijn vanuit de cao of arbeidsvoorwaardenregeling, dan kunnen de kaders, waarbinnen u vrijelijk kunt bewegen, klein zijn.
Een procedure en de daarbij passende discipline om de actualiteit van uw functiehuis regulier te controleren, kan ook helpen om de tijdsinvestering overzichtelijk te houden. Stel vast of de legitimering van salarissen met een functiewaarderingssysteem (nog) bij uw organisatie past. In veel cao’s en arbeidsvoorwaarden is de grondslag voor salaris nog de zwaarte van het werk. Ik verwacht dat dit nog wel even zo blijft. Maar er zijn organisaties waarin medewerkers in onderling overleg de hoogte van hun salaris bepalen.
2. Ga met stakeholders in gesprek over de knelpunten die u ervaart en die zij wellicht (ook) ervaren
Een organisatie in de schoonmaakbranche is in gesprek gegaan met medewerkers, millennials, lijnmanagers, OR en HR over de knelpunten en de behoefte. Al co-creërend hebben zij een ontwerp gemaakt voor een gewenste oplossing. Soms is het knelpunt terug te brengen tot een andere oplossing dan herziening van het functiehuis. Denk aan een sollicitant die een hogere salariseis heeft dan in uw functiehuis past. De analyse van de oorzaak helpt om het knelpunt te leggen daar waar hij hoort; wellicht bij focus leggen op de fijne werkomgeving die u biedt, een arbeidsmarkttoeslag of de constatering dat de sollicitant overgekwalificeerd is.
Als u weet waar het bij u knelt, kunt u ook gerichter naar oplossingen zoeken. Soms blijkt een innovatief functiehuis nodig om los te komen van oude beelden over werk. Ik denk aan organisaties waar een taakgerichte functieomschrijving nog als noodzakelijk wordt gezien, terwijl medewerkers al veel meer op eigen verantwoordelijkheid worden aangestuurd. Soms past het taakgerichte nog wel, maar wil de organisatie laten zien dat het serieus werk wil maken van een omslag naar meer resultaatgericht werken.
3. Ontwikkel/behoud een instrument dat past bij uw organisatie in deze tijd
Vaak gaan organisaties verder op de huidige weg en wordt er een modernisering gedaan van het functiehuis. Met de steeds snellere verandering van werk, het belang van innovatie en de daarbij behorende businessmodellen én de veranderende arbeidsmarkt, helpt het misschien om fris te kijken naar de behoefte en daarover in gesprek te gaan met stakeholders. En het is niet altijd zo dat per se iets nieuws nodig is. Het kan verfrissend zijn om het functiehuis puur en alleen te gebruiken voor het onderbouwen van salarisverschillen. Als u in staat bent te beoordelen of het werk voldoende is veranderd, als mensen aangeven dat ze zelf vinden dat ze meer salaris voor het werk willen ontvangen, dan kunt u ook vaststellen wanneer u onderhoud aan uw functiehuis pleegt. Want het is een utopie om te denken dat het functiehuis in beton gegoten is.
Blog Tineke Hamstra, 29 oktober 2020
