De organisatieomgeving verandert snel en voortdurend. HR krijgt steeds vaker de vraag om de organisatie te helpen inspelen op de veranderende situatie. De inzet van uw medewerkers flexibel kunnen organiseren, wordt steeds belangrijker. Wees eerlijk: bent u al gestopt met het aanpassen van uw organogram? En uw managers, stellen zij steeds vaker de vraag hoe u medewerkers flexibel en breed inzetbaar kunt krijgen én houden? Ondertussen zit u als HR-professional met een functiebestand waarin allerlei – en steeds meer – functies zijn beschreven die u haast niet op orde krijgt, laat staan actueel. Herkenbaar?
Doorgaans zijn er twee hoofdmotieven, beheersmatig en bedrijfsmatig, die de achtergrond vormen voor de vraag: is een generiek functiehuis iets voor ons? Grote kans dat dat inderdaad zo is.
Wat is een generiek functiehuis?
Een aantal generieke profielen samen vormen een generiek functiehuis. Een groep profielen heet ook wel ‘functiefamilie’. Een generiek profiel omvat een set aan activiteiten en resultaatgebieden die het werk binnen het gekozen domein afdekt. Een generiek profiel wint in kracht als dit samen met de business is opgesteld en in de taal van de business is geschreven. Denk daarbij aan het benoemen van de concrete activiteiten, het benodigde werk- en denkniveau en de verwachte resultaten. Hieronder vindt u een voorbeeld.
Typeer ook het werk met een algemene term als vakman, specialist of manager. Dat is weer handige informatie die als input kan dienen voor bijvoorbeeld uw strategische personeelsplanning.
Een generiek profiel heeft daarnaast altijd een aantal onderscheidende criteria. Dit onderscheid kan naar niveau zijn, maar ook naar bijvoorbeeld locatie of specialisme.
Wat zijn de voordelen van een generiek functiehuis?
Een generiek functiehuis levert twee voordelen op:
• vermindering van de beheersmatige lasten voor HR, gegeven de snelle veranderingen
• ruimte aan managers om hun medewerkers flexibeler en breder in te zetten.
U kunt met een generiek profiel het lijnmanagement heel concreet de mogelijkheid bieden medewerkers flexibel in te zetten. Welk werk zich daar goed voor leent, weet de manager zelf. Het is aan u om hem daarbij te prikkelen. Wil de manager wellicht alle productiemedewerkers flexibel in kunnen zetten op alle lijnen of ziet hij voor zich dat medewerkers ook de logistieke taken en eerstelijns technische werkzaamheden op zich nemen? Het eerste generieke profiel kent de naam ‘operator’ en is toepasbaar op het werk dat door circa 30 mensen wordt uitgevoerd. Het tweede generieke profiel is wellicht genoemd ‘operations medewerker’ en is toepasbaar op het werk van circa 50 mensen.
De manager kan dankzij het generieke profiel de medewerker flexibeler het werk toebedelen dat onder dat profiel valt. Hij hoeft dus niet (meer) met elke verandering van taak een andere functieomschrijving te maken.
Wat zijn de nadelen van een generiek functiehuis?
Een generiek functiehuis kan ook tegenvragen of klachten en behoeften oproepen. Hieronder een paar voorbeelden.
• Medewerker: ‘Ik herken me niet in het generieke profiel.’
• Manager: ‘Ik mis informatie die ik gebruik voor het beoordelen.’
• Directie: ‘We voorzien een opwaarts effect van de personele kosten, omdat iedereen nu verder kan doorgroeien.’
• HR: ‘Hoe borg ik de (collectieve) afspraken en hoe legitimeer ik de salarisniveaus?’
En dikke kans dat met het overgaan op (deels) generieke profielen u uw huidig HR-instrumentarium op aanpalende delen gaat aanpassen of aanvullen.
Een mooi praktijkvoorbeeld is een logistieke dienstverlener die van 65 functieomschrijvingen naar 6 generieke profielen gaat. De voornaamste reden voor deze aanpassing is het flexibeler kunnen inzetten van medewerkers in het totale proces. HR onderneemt twee acties.
1. HR herijkt haar functionerings- en beoordelingssystematiek. Er komt, in lijn met de flexibelere inzet van medewerkers, meer nadruk op de ontwikkeling en competenties. Daarnaast wordt ruimte gemaakt voor minder taakbeoordeling en meer individuele focuspunten.
2. HR gooit de 65 functieomschrijvingen niet weg. Deze specifieke omschrijvingen hebben een belangrijke functie bij de borging van de salarisniveaus en de contractuele afspraken daarover. Wel zorgt HR ervoor dat deze meer als ijksysteem op de achtergrond fungeren waardoor het generieke profiel ook wordt verankerd met de huidige beloningsafspraken.
Bewust generiek – route naar succes
Kortom, een generiek functiehuis levert u iets op en kost u wat. Stelt u zich de volgende keuze voor van generieke profielen: de ondersteuner – de vakman – de specialist – de coördinator – de manager – de bestuurder
Met deze zes profielen dekt u (bijna) uw gehele organisatie af. Zou u nu uw huidige functieomschrijvingen weg doen? En heeft de manager of teamleider nu een set bruikbare profielen waarmee hij het werk kan verdelen over zijn mensen? Waarschijnlijk niet.
HR moet zichzelf en betrokkenen in staat stellen tot het bewust kunnen kiezen voor generiek en het passende generieke profiel. Eerst moet u weten wat u wilt bereiken. Wat is uw hoofdmotief (beheersmatig of bedrijfsmatig) en wat zijn u en uw belangrijkste stakeholders bereid daarvoor te accepteren?
Het maken van een overzicht van de functionaliteiten van de functieomschrijving voor uw organisatie helpt dan. Waar levert generiek een positieve inzet op, waar negatief en waar blijft het neutraal?
Tot slot is het goed om te weten dat u met generiek sommigen blij maakt en anderen meer gaan mopperen of zelfs met de hakken in het zand gaan. Voor alles is een oplossing uiteraard en in ieder geval de keuze tot een onsje meer generiek of een onsje minder. Er zijn wat dat aangaat twee hoofdregels die u moet kennen:
• gaat u te sterk generiek, dan zal uw voordeel op beide motieven niet worden behaald
• gaat u in z’n algemeenheid generieker, dan zal de herkenbaarheid voor de medewerker per definitie afnemen.
Vijf tips om aan de slag te gaan met een generiek functiehuis
Om u op weg te helpen, geeft AWVN u vijf tips.
