Harmoniseren of integreren, valkuilen en tips

Harmoniseren is het aanpassen en ombouwen van twee (of meer) arbeidsvoorwaardenpakketten tot één geheel nieuw pakket. Integreren is het opnemen – al dan niet met overgangsmaatregelen – van het ene bestaande arbeidsvoorwaardenpakket in het andere bestaande arbeidsvoorwaardenpakket.

Harmoniseren gaat veelal gepaard met het vernieuwen en modernisering van de arbeidsvoorwaarden. Het is dan ook een uitgelezen moment om de arbeidsvoorwaarden tegen het licht van de doelstellingen van de onderneming te houden.

De feitelijke keuze voor harmoniseren of integreren van arbeidsvoorwaarden kan pas in het fusie‐ en/of overnameproces gemaakt worden.

Juridisch gezien is een kanttekening op zijn plaats: als er sprake is van overgang van onderneming gaat de werknemer over naar de verkrijger met behoud van alle rechten en plichten. Harmoniseren van arbeidsvoorwaarden vanwege de overgang is dus eigenlijk niet toegestaan. In de praktijk gebeurt het echter veelvuldig.

Integreren of harmoniseren?

Het antwoord op de vraag of wat wenselijk en mogelijk is, harmoniseren of integreren, hangt af van de situatie.

Als organisaties of organisatieonderdelen feitelijk in elkaar worden geschoven dan is harmoniseren meestal noodzakelijk en is het verstandig dit zo snel mogelijk te doen. Volgens een van de belangrijkste en breed geaccepteerde motivatietheorieën, de equitytheorie, bepalen sociale vergelijkingsprocessen de motivatie van een individu.
Op zeker moment is niet meer goed uit te leggen waarom medewerkers die hetzelfde werk op dezelfde afdeling doen verschillende arbeidsvoorwaarden hebben waardoor er onrust kan ontstaan binnen de organisatie. Daarnaast kan het met het oog op – administratieve en organisatorische ‐ beheersing en efficiency verstandig zijn om te harmoniseren.

Integratie van arbeidsvoorwaarden krijgt meestal de voorkeur boven harmonisatie als de overgenomen organisatie een aanzienlijk kleiner onderdeel vormt dan de overnemende organisatie.

Integreren noch harmoniseren
Als een overgenomen organisatie na overname min of meer zelfstandig blijft functioneren ‐ ook qua huisvesting ‐ en werknemers niet ‘gemengd’ worden, dan is het vaak niet noodzakelijk om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren of integreren. Beleids‐ en beheersmatig kan het overigens wel wenselijk zijn om over te gaan tot hetzelfde arbeidsvoorwaardenpakket.
In het algemeen houden met name in holdingconstructies de bedrijven na de overname allemaal hun eigen arbeidsvoorwaardenpakket. Dit kan zelfs noodzakelijk zijn als bedrijven in verschillende sectoren opereren.

Valkuilen

Bijna altijd wordt er bij een fusie of overname afgesproken dat de arbeidsvoorwaardelijke integratie zal geschieden op basis van gelijkwaardigheid van het oude en het nieuwe pakket. De praktijk is echter weerbarstig.

Download Veelgestelde vragen over harmoniseren en u hebt de eerste stap op weg naar een succesvolle harmonisatie gezet.

Met gelijkwaardigheid wordt in de praktijk bedoeld materiële gelijkwaardigheid. Het is echter erg ingewikkeld om de verschillende arbeidsvoorwaarden – zoals salaris, pensioen, verzekeringen, voorzieningen ‐ onder één materiële noemer (geld) te brengen.

Naast de materiele gelijkwaardigheid moet er ook rekening gehouden worden met het feit dat medewerkers bepaalde arbeidsvoorwaarden verschillende immaterieel waarderen. Voorbeelden:
• een werknemer kan veel waarde hechten aan een WAO‐excedentverzekering, terwijl deze arbeidsvoorwaarde materieel gezien maar een heel klein beslag op de loonsom legt
• vaak blijken zelfs kleine wijzigingen in de autoregeling disproportioneel worden opgeblazen.

Een andere valkuil is dat werknemers arbeidsvoorwaarden in het algemeen los van elkaar beschouwen, terwijl werkgevers veelal redeneren vanuit de som van de pakketten. Werknemers verwachten vaak dat nadelen op individuele arbeidsvoorwaarden gecompenseerd worden.

Enkele belangrijke tips

1. Maak arbeidsvoorwaarden onderdeel van de fusie- en/of overnamebesprekingen
Bijna altijd wordt er bij een fusie of overname afgesproken dat de arbeidsvoorwaardelijke harmonisatie zal geschieden op basis van gelijkwaardigheid van het oude en het nieuwe pakket. In veel gevallen is er echter geen onderzoek verricht naar de effecten van deze afspraak; de strategische, financiële en immateriële consequenties van deze afspraak worden pas later onderzocht.
AWVN adviseert om de arbeidsvoorwaarden deel van de besprekingen uit te laten maken. Dit kan bijvoorbeeld door een due‐dilligence onderzoek naar de arbeidsvoorwaardelijke en juridische aspecten.

2. Besteed veel aandacht aan de eerste stappen in het traject
De eerste stappen in het harmonisatietraject zijn fundamenteel en vaak bepalend voor het resultaat van de harmonisatie. Maak een goede analyse van de pijnpunten, ontwikkel scenario’s en stel een transitieplan op. In het verloop van het traject helpt dit.

3. Breng de overeenkomsten én verschillen in arbeidsvoorwaarden in kaart
Het is wenselijk om de arbeidsvoorwaardenpakketten naast elkaar te leggen. Wat komt overeen? Waar zitten de verschillen? Wat is de totale waarde van beide pakketten? Wat zijn voor medewerkers de belangrijkste arbeidsvoorwaarden? Waar zijn gevoeligheden? Het is op zich niet ingewikkeld om alle arbeidsvoorwaarden kwalitatief te beschrijven en op een handige manier te presenteren (clusteren van onderwerpen, scheiden van inhoud/waarde en procedurele zaken).

4. Redeneer altijd vanuit de som van de pakketten
Voorkom dat u in de valkuil stapt om iedere arbeidsvoorwaarde individueel te benaderen. Kwantificeer alle arbeidsvoorwaarden en bekijk het arbeidsvoorwaardenpakket als een totaalpakket. Blijf redeneren vanuit de som van de pakketten en bied een totaalpakket aan voor alle medewerkers.

5. Betrek medewerkers bij het proces
Omdat de arbeidsvoorwaarden voor alle medewerkers belangrijk zijn is goede communicatie cruciaal voor een succesvolle harmonisatie. Zorg dat medewerkers betrokken zijn bij het proces. Dat kan op verschillende manieren: van regelmatig communiceren tot actief participeren in het proces. Hoe dan ook: maak een communicatieplan met als doel om medewerkers te betrekken bij de harmonisatie.