Het wordt ook wel de grootste IT-transitie in de pensioensector genoemd: de integratie van MN Pensioenbeheer in PGGM Pensioenbeheer. Bij het traject zijn 260 medewerkers van MN succesvol ondergebracht bij PGGM. Dat leverde nieuwe vraagstukken op: want hoe zorg je dat medewerkers goed landen en hoe harmoniseer je twee verschillende arbeidsvoorwaardenpakketten naar eenduidige arbeidsvoorwaarden voor iedereen?
Het HR-team dat betrokken was bij de overgang kreeg vanuit het management van PGGM de opdracht om iedereen zo goed mogelijk mee te nemen naar de nieuwe situatie. Een van de belangrijkste opgaven daarbij was om alle medewerkers op de best passende plek binnen PGGM te laten landen.
Binnen een overkoepelend project is hier zowel bij MN als PGGM goed naar gekeken. Daarbij is ook intensief samengewerkt. “Naast het zakelijke deel hebben we ook veel aandacht gehad voor de zachte kant. Denk bijvoorbeeld aan het kennismaken met elkaar en goede communicatie”, vertelt HR-professional Marieke Bouwman, verantwoordelijk voor het project aan de MN-kant.
“We zijn vanaf stap één duidelijk, transparant en eerlijk geweest richting alle medewerkers en naar elkaar”, vertelt Francisca Donkersloot, HR-professional en projectleider aan de PGGM-zijde. “Bij het maken van de plannen is vrij snel de vertaalslag naar de medewerker gemaakt. Daarbij hebben we medewerkers al vroeg in het traject geïnformeerd over hun toekomstige plaats in de organisatie van PGGM.”
Een zaak die extra aandacht vroeg was de standplaats. “MN zit in Den Haag en PGGM in Zeist. Om van de ene op de andere dag te verhuizen naar een andere stad vraagt best wat van medewerkers”, legt Bouwman uit. “Er is daarom gekozen voor een stapsgewijze overgang. De locatie van MN in Den Haag blijft in ieder geval tot 1 april 2026 beschikbaar als werkplek. Daardoor kunnen medewerkers de werkweek nu nog verdelen tussen thuis, Den Haag en Zeist.”
Download Veelgestelde vragen over harmoniseren en u hebt de eerste stap op weg naar een succesvolle harmonisatie gezet.
Een andere belangrijke hobbel die bij de overgang genomen moest worden was het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden. Een harmonisatietraject kan best een strijd zijn. Er zijn veel verschillende belangen die ook nog eens uit elkaar kunnen lopen. Bij MN en PGGM verliep het project vrijwel vlekkeloos. Hoe komt dat?
Volgens HR-professional Astrid Romijn, projectleider van het deelproject harmonisatie arbeidsvoorwaarden, is er een goed resultaat geboekt dankzij het leveren van maatwerk. “We hebben de cao’s en arbeidsvoorwaarden naast elkaar gelegd en punt voor punt doorgelopen”, legt ze uit. “Daarbij zagen we vooral veel overeenkomsten, maar ook verschillen. Bijvoorbeeld binnen de reiskostenregeling, de opbouw van het salaris met diverse toeslagen en het opleidingsbudget.”
Het harmonisatieteam is met deze verschillen aan de slag gegaan. “We hebben goed in kaart gebracht wat onze medewerkers belangrijk vinden. Onder andere door gesprekken te voeren met de vakbonden FNV en de Unie die betrokken zijn bij de cao van MN”, vervolgt Romijn. “Door vooral de plusjes uit beide cao’s met elkaar uit te ruilen zijn we tot een mooi en reëel voorstel gekomen. Dat hebben we voorgelegd aan de MN-medewerkers die per 1 juli onder de Wet Overgang van onderneming kwamen te vallen.”
Bij het harmonisatieproces heeft PGGM hulp gehad van AWVN. “We zijn heel positief over de samenwerking”, vertelt Romijn. “Met Valentijn Verpaalen van AWVN hebben we heel goed kunnen sparren over de verschillen in arbeidsvoorwaarden en hoe daarmee om te gaan. Daarnaast hebben we goed nagedacht over de communicatie en hoe we medewerkers in het hele proces konden meenemen. Ook heeft hij ons goed geholpen met het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden en met de gesprekken daarover met de vakbonden. En verder hebben we de kennis van AWVN over juridische en arbeidsvoorwaardelijke zaken (via Jop Ringeling van AWVN Advocaten) heel goed kunnen toepassen binnen het traject.”
Medewerkers zijn over alle veranderingen bijgepraat in verschillende bijeenkomsten, waar ze ook vragen konden stellen. PGGM heeft ook een flyer laten maken waarop de belangrijkste arbeidsvoorwaarden bij PGGM duidelijk inzichtelijk zijn gemaakt. “Verder konden alle medewerkers in een persoonlijke berekening zien hoe de nieuwe arbeidsvoorwaarden zich verhouden tot de oude”, weet Donkersloot. “Dat heeft bij veel medewerkers zorgen weggenomen. Daardoor stonden zij positief tegenover het aangeboden pakket.”
Bouwman is het met haar eens. “Door het als HR-afdelingen van MN en PGGM echt samen te doen hebben we vertrouwen uitgestraald naar de rest van de organisatie. En dankzij een gelijke vertegenwoordiging in het hele proces is er geen sprake geweest van partijvorming.” Donkersloot vult aan: “Door ook moeilijkere onderwerpen direct bespreekbaar te maken én werknemers vroeg duidelijkheid te geven over de toekomst, hebben we de angel direct uit het traject kunnen halen. Het resultaat is dat alle nieuwe PGGM-medewerkers de arbeidsvoorwaarden van PGGM met een paar overgangsmaatregelen hebben geaccepteerd en dat we met dit proces het vertrouwen als nieuwe werkgever vanaf het begin waar hebben kunnen maken.”
