U wilt met uw organisatie op tijd kunnen inspelen op nieuwe omstandigheden. Een flexibele inzet van uw werknemers speelt hierbij een steeds grotere rol. Ondertussen heeft u behoorlijk wat functieomschrijvingen die u naarstig probeert actueel te houden. Het zijn deze twee motieven – de bedrijfsmatige en de beheersmatige – die ervoor kunnen zorgen dat u een generiek functiehuis overweegt.
Een generiek functiehuis bestaat uit een aantal generieke functieprofielen. Deze profielen worden ook wel functiefamilies genoemd. Een generiek profiel omvat een verzameling van activiteiten en resultaatgebieden die het werk binnen het gekozen werkgebied in uw organisatie afdekt.
= tekst loopt onder voorbeeld door =
Een generiek functiehuis heeft twee voordelen voor uw organisatie:
▪ minder beheersmatige lasten voor HR
Zeker in een organisatie waarin er regelmatig veel veranderingen zijn, is dit een voordeel.
▪ meer ruimte voor managers om werknemers flexibeler en breder in te zetten
Met een generiek profiel geeft u managers heel concreet de mogelijkheid om werknemers flexibel in te zetten. Welk werk zich daar goed voor leent, weet de manager zelf het beste. Het is aan u om hem daarbij te prikkelen. Wil de manager de productiemedewerkers alleen flexibel kunnen inzetten binnen de productie of ziet hij het voor zich dat werknemers ook de logistieke taken en eerstelijns technische werkzaamheden op zich nemen?
In het eerste geval kunt u het generieke profiel de naam ‘operator’ geven en is het toepasbaar op het werk dat door circa dertig werknemers wordt uitgevoerd. In het tweede geval geeft u het generieke profiel de naam ‘operation medewerker’ en is het toepasbaar op het werk van circa vijftig werknemers. De manager kan dankzij het generieke profiel de werknemer flexibeler het werk toebedelen dat onder dat profiel valt. Hierdoor hoeft u dus niet (meer) bij elke taakverandering een andere functieomschrijving te maken.
Klachten
Een generiek functiehuis roept uiteraard ook andere vragen en behoeften op. Een paar voorbeelden van de meestvoorkomende klachten.
▪ Werknemer ‘Ik herken me niet in het generieke profiel.’
▪ Manager ‘Ik mis informatie die ik gebruik voor het beoordelen.’
▪ Directie ‘We voorzien een stijging van de personeelskosten omdat iedereen nu verder kan doorgroeien.’
▪ HR ‘Hoe borg ik de (collectieve) afspraken en hoe legitimeer ik de salarisniveaus?’
Er bestaat dan ook een grote kans dat u met het overgaan op (deels) generieke profielen ook andere HR-instrumenten moet aanpassen of aanvullen.
Keuze
Een generiek functiehuis levert u iets op en kost u wat. Stelt u zich eens de volgende keuze voor in generieke profielen: ondersteuner, vakman, specialist, coördinator, manager, bestuurder.
Met deze zes profielen dekt u (bijna) de hele organisatie af. Maar zou u nu uw huidige functieomschrijvingen weg kunnen doen? En heeft de manager of teamleider nu bruikbare profielen waarbij hij het werk kan verdelen over de werknemers?
Grote kans van niet.
Het is belangrijk een bewuste keuze te maken voor een generiek functiehuis en de passende generieke profielen. Dat begint met scherp voor ogen hebben wat u wilt bereiken: wat is uw motief en wat bent u (en wat zijn de belangrijkste stakeholders) bereid daarvoor te accepteren? Het helpt hierbij om een overzicht te maken van de functionaliteiten van de functieomschrijvingen voor uw organisatie.
= tekst loopt onder schema door =
Generiek functiehuis invoeren: enkele tips
Gaat u over op een generiek functiehuis, dan zijn er een aantal tips om bij het invoeren in gedachten te houden.
De handigste plek om te beginnen
Maak niet meteen uw hele organisatie generiek. Start bewust bij een proces of afdeling waar er behoefte aan is en waar een manager is die de toegevoegde waarde van een generiek functiehuis ziet.
Leef u in, niet uit
Niet al het werk heeft een generiek functieprofiel nodig. Het is helemaal niet moeilijk om een generiek functieprofiel van een stafmedewerker te creëren. U moet zich echter wel afvragen welke toegevoegde waarde het heeft om het werk van HR, juristen, IT en governance in één functieprofiel op te nemen.
Stem het af op uw organisatie
Ga voor generiek omdat de bedrijfsvoering daar om vraagt. Het is de manager die het nut hiervan moet inzien. Het is ook de manager die kan aangeven welk werk een bredere inzet en flexibelere aansturing vraagt. Als de manager dit niet wil of kan, begin er dan ook niet aan.
Maak het concreet
Een duidelijk voorbeeld of format helpt om het management en uw eigen HR-afdeling te laten zien wat het voordeel van generieke functieomschrijvingen zal zijn. Zorg er dan wel voor dat dit een goed voorbeeld is waarin direct duidelijk is dat het werk wordt omschreven, niet dat er een functieomschrijving ligt die abstracter is geworden.
Zoek een praktische oplossing
Weet u wat de generieke profielen opleveren en wat de lasten zijn en voor wie? En biedt u praktische oplossingen voor deze lasten? Dan is de kans groot dat een generiek functiehuis meerwaarde oplevert.
