Langdurig thuiswerken en op afstand samenwerken: praktische tips voor leidinggevenden en werknemers om de ongemakken en belasting van langdurig thuiswerken te verlichten.
Van af en toe eens een dagje thuiswerken – of structureel elke week een dag thuiswerken – naar, zoals in de coronacrisis het geval was voor veel mensen, élke dag thuiswerken. Elke dag… Dat is nogal wat anders en het doet wat met je. Of beter: met ons allemaal. Of je nu medewerker bent of leidinggevende, of je er nog een ‘baan’ naast hebt als ouder of mantelzorger of niet. Langdurig thuiswerken, zeker als het verplicht is, heeft invloed op leidinggevenden en werknemers.
De coronacrisis heeft bijvoorbeeld de tijd die we spendeerden aan woon-werkverkeer teruggebracht tot een trap aflopen of een paar stappen zetten van aanrechtblad naar studiehok. Ideaal? Of was dat halfuurtje in de file, in de trein of op de fiets misschien juist een prettig soort tijd voor jezelf? Het beantwoorden van die vraag zal volledig afhangen van je persoonlijke situatie, thuis en op het werk.
Toch kan langdurig thuiswerken mentaal belastend zijn en ongemakken met zich meebrengen. Informele gesprekjes met collega’s tussendoor vallen weg en het veelvuldig gebruik van digitale voorzieningen als videoconferencing is soms best lastig. In het begin waren de inkijkjes die je via de online vergadering in het huis van je collega’s kreeg, misschien nog grappig, maar nu is dat ook gewoon geworden en ontdekken de vergadertijgers dat online vergaderen nog veel vermoeiender is dan vergaderen in een zaaltje. En het ís ook echt anders; het vergt een andere manier van luisteren. Leidinggevenden merken dat ook.
De algemene tips die voor iedereen gelden, liggen erg voor de hand. Desondanks even gedeeld: plan je werkdag, neem vaak een korte pauze, beweeg voldoende en doe tussendoor iets om te ontspannen. Heb je een aantal online vergaderingen achter elkaar? Verontschuldig jezelf vijf minuten en doe even een oefening of maak een kop thee voor je verder gaat.
Veroorzaakt het langdurig thuiswerken spanning of zorgt het ervoor dat je niet lekker in je vel zit? Bespreek dit dan met anderen, bijvoorbeeld met collega’s en met je leidinggevende. Geef aan waar je mee zit en bekijk samen wat je kunt doen om de situatie te verbeteren. Maar misschien helpen onderstaande lijstjes je ook al een eindje op weg.
Langdurig thuiswerken en op afstand samenwerken: tips voor leidinggevenden en werknemers
Voor medewerkers
1. Creëer regelmaat en structuur. Zorg voor het behoud van je dagelijkse structuur door op een normale tijd op te staan en te gaan slapen, te douchen en je aan te kleden. Eet en drink op de gebruikelijke momenten. Het kan heel veilig voelen om je pyjama aan te houden en de camera tijdens die vroege vergadering uit te laten, maar het valt je collega’s heus wel op.
2. Houd zo goed mogelijk vaste werktijden aan. Werk zoveel mogelijk volgens je eigen kantoortijden en stop op tijd zodat je niet het gevoel hebt dat het werk nooit ophoudt. Juist nu is een goede balans tussen werk en privé nodig. Maak een goede werkplanning, stel doelen voor de dag en probeer je er zoveel mogelijk aan te houden.
3. Neem regelmatig pauze en wissel activiteiten af. Het afwisselen van concentratietaken en andere activiteiten helpt om een goede balans te houden. Ook regelmatig pauzes nemen is belangrijk om het werk goed vol te kunnen houden. Het kan helpen om je pauzes te plannen.
4. Werk in een aparte ruimte, waar je alleen kunt zijn. Daar is rust waardoor je effectiever en geconcentreerd kunt werken.
5. Zorg voor voldoende ontspanning. Doe om te ontspannen iets dat je leuk vindt, bijvoorbeeld lezen, koken of je verdiepen in een onderwerp dat je interessant vindt.
6. Blijf in contact met dierbaren. Hou (digitaal) contact met je dierbaren en omgeving. Praat met anderen over wat je bezighoudt en vraag tijdig hulp. Spreek regelmatig online af met collega’s om een goede band te houden.
7. Maak afspraken met huisgenoten. Wanneer je samenleeft met anderen, maak dan goede afspraken met je huisgenoten en zorg ook dat je aan je eigen ontspanning toekomt.
8. Mentale gezondheid. In roerige tijden kun je bij jezelf zorgen, angst of piekeren opmerken. Dat is een normale reactie op een abnormale situatie. Hou je mentale gezondheid in de gaten. Probeer positief te denken (bedenk bijvoorbeeld iedere dag waar je dankbaar voor bent). Laat dingen waar je geen invloed op hebt los. En erken je gevoelens. Bespreek die met de mensen om je heen. Vraag om professionele hulp als je merkt dat dat nodig is.
Zorgen voor je mentale gezondheid is net zo belangrijk als zorgen voor je fysieke gezondheid. Als je je goed voelt, helpt dat je om beter om te gaan met de uitdagingen en onzekerheid van deze tijd. Zie ook op deze site: Twaalf elementen die de psychische gezondheid van medewerkers beïnvloeden tijdens een crisis.
Leidinggeven aan thuiswerkers
Als veel werknemers vanuit huis werken, vraagt dat van werkgevers en managers een andere stijl van leidinggeven. Arboportaal heeft de belangrijkste adviezen die TNO hierover geeft, kort op een rijtje gezet.
Voor leidinggevenden
1. Dikke kans dat je leiding geeft aan een divers gezelschap. Verzeker jezelf ervan dat iedereen in je team mee kan met de techniek van deze tijd en biedt waar nodig hulp of oplossingen aan.
2. Heb begrip dat tijdens een vergadering, net als jij je een belangrijk punt wilt maken, er bij je medewerkers opeens een huisgenoot binnen komt lopen, een deurbel gaat en er een pakje moet worden aangenomen of er plots een kat door het beeldscherm loopt. We doen allemaal ons best, je medewerkers ook.
3. Als het goed is, deed je dit ook al tijdens vergaderingen in het pre-coronatijdperk, maar nu is het essentieel: check of je boodschap is aangekomen. Stel bijvoorbeeld zelf een vraag als het stil blijft.
4. Het kan als teamleider spannend zijn om leiding te geven terwijl werknemers langdurig thuiswerken – omdat je voor je gevoel veel minder controle hebt: je ziet veel minder van je medewerkers. Word niet wantrouwig: op kantoor wist je ook niet altijd of mensen zich goed inzetten of niet. Nu ook niet. Heb vertrouwen.
5. Zorg ervoor dat je ook op afstand kunt blijven ondersteunen. Dat kun je doen door bij elke medewerker helder te hebben wat de prioriteiten en belangrijkste doelen zijn.
6. De spreekwoordelijke deur die op kantoor altijd open staat, is er in er in tijden van langdurig thuiswerken niet. Zorg ervoor dat mensen je makkelijk kunnen benaderen voor vragen of het bespreken van een probleem. Je mag daar zelf best je eigen voorkeuren voor hebben; communiceer die dan ook open en duidelijk naar je team.
7. Vergeet niet dat jouw teamleden in de eerste plaats mens zijn: informeer hoe het met hen gaat voordat je een overleg begint.
8. Bijna alle leidinggevenden zijn ook medewerker. En hebben ook dus zelf ook weer een baas. Dus dacht je dat de tips voor medewerkers niet voor jou als leidinggevende gelden? Dan heb je het erg mis! Doe er je voordeel mee.
Bron Erik Heidemann, AWVN, Thuiswerken, het doet wat met je, 26 mei 2020
