Op afstand samenwerken. Thuiswerken in relatie tot samenwerken en leiderschap op afstand: virtuele teams in een virtuele organisatie. Principes en praktische tips.
Vanaf het moment dat het coronavirus de maatschappij, organisaties en ons (werkende) leven op zijn kop heeft gezet, zijn we massaal, digitaal, gaan thuiswerken. Inmiddels beginnen we wel gewend te raken aan online werken en onderzoeken wat we, op basis van deze ervaringen, willen behouden en uitbouwen in onze werkwijze. Dit brengt onherroepelijk vragen met zich mee voor organisaties, directieteams, managers, teamleiders over leiderschap en samenwerking op afstand, zoals:
• hoe houden we verbinding met onze mensen als thuiswerken de nieuwe norm wordt?
• hoe geven we dan sturing en samenwerking vorm?
• hoe sluiten we in deze virtuele wereld aan op de individuele behoefte van onze mensen.
Werken in virtuele teams is niet nieuw. De basisprincipes van vertrouwen, communicatie, besluitvorming en aansturing gelden hier ook. “Op afstand samenwerken” heeft echter wel impact op de groepsdynamiek en de organisatiecultuur. Daar moet je de manier van werken op aanpassen. Persoonlijke waarden en voorkeuren in gedrag zijn hierbij een belangrijke factor.
Leiderschap en samenwerken op afstand, virtuele teams in een virtuele organisatie. Principes.
Principe 1 Helderheid helpt
Iedereen zoekt op zijn eigen manier naar helderheid en houvast. Dat geeft een gevoel van rust. In organisaties kijken we naar de directeur en naar HR voor de randvoorwaarden. En voor het eigen werk kijken de meesten naar hun direct leidinggevende en hun directe collega’s: wat wordt er van mij verwacht? Uitgesproken verwachtingen en heldere afspraken helpen om de goede dingen te doen. Dat begint bij helderheid van leidinggevenden, maar daar stopt het niet.
Principe 2 Samen zoeken geeft meer rust
Als team samen zoeken naar de beste vorm van samenwerken op afstand, zorgt voor effectiviteit. In gesprek gaan over wat er moet, hoe je dat het beste kunt doen en wie je daarvoor nodig hebt. Zo krijg je gedeelde richting en het gevoel van samenhang.
Principe 3 Extra aandacht op de ‘zachte kant’, juist nu!
Een situatie als de coronacrisis geeft onzekerheid. Persoonlijk en op het werk. Dat maakt je onrustig en doet het vertrouwen geen goed. Daarbij is door de afstandsmaatregelen online communicatie nu het tijdelijke normaal. Dat heeft consequenties voor (het bouwen aan) het vertrouwen. Virtueel overleg roept allerlei nieuwe spanningen op:
• technische problemen waardoor je letterlijk ‘uit verbinding’ valt
• werken vanaf de thuiswerkplek kan voor onrust in de thuissituatie zorgen
• online vergt in cognitief opzicht meer van ons dan gewoon overleg – daarom word je er ook veel eerder moe van
• er is geen gelegenheid even contact te maken met anderen buiten de overlegsetting. Even koffie halen en dan afstemmen, is er niet meer bij.
Dit alles is belangrijk om je te realiseren, want de kwaliteit van het contact (en dus vertrouwen) wordt voor meer dan de helft door/op gevoel bepaald.
Leidinggeven aan thuiswerkers
Als veel werknemers vanuit huis werken, vraagt dat van werkgevers en managers een andere stijl van leidinggeven. Arboportaal heeft de belangrijkste adviezen die TNO hierover geeft, kort op een rijtje gezet.
Praktische tips voor samenwerken op afstand: wat helpt (in crisistijd nog meer dan anders)?
• Speel open kaart Online samenwerken is voor vrijwel iedereen nieuw, durf (ook als leidinggevende!) te benoemen dat je experimenteert en wat dit met jou doet. Wat weet je wel én vooral: wat weet je allemaal niet?
• Wees uitnodigend en geef anderen het voordeel van de twijfel Door zelf helder te zijn over je persoonlijke situatie en onzekerheden, nodig je anderen uit ook mededeelzamer te zijn. Onderzoek nog actiever wat er aan de hand is als een ander in jouw ogen vreemd gedrag vertoont.
• Samen werken is samen leren Het gedeelde ongemak van online overleg zorgt ook voor een vorm van gemeenschappelijkheid. Leer samen hoe dit overleg werkt, hoe je zo toch kunt samenwerken en geef dit gezamenlijk vorm. Humor kan hierbij een mooie sleutel zijn, neem jezelf niet te serieus.
• Benut participatie en creativiteit In tijden van crisis komt veel creativiteit vrij. We vinden andere en nieuwe manieren om problemen op te lossen, soms dwars door bestaande structuren heen. Maak gebruik van de betrokkenheid en talenten die zich aandienen.
• Organiseer het overleg op afstand Een goede gespreksleider is essentieel. Deze zet heldere spelregels (spreektijd/hoe vragen stellen et cetera) uiteen bij de start van de meeting en leidt het gesprek op basis daarvan. Zorg voor een check in. Hoe is het met je? En wat is voor jou in dit gesprek belangrijk, het doel? Zorg voor een check out. Hoe was het overleg voor jou? Wat neem je mee?
• Stimuleer de dialoog Zorg voor een organisatiebrede dialoog met behulp van online instrumenten, en ondersteun leidinggevenden met tips/externe facilitering van teambijeenkomsten, stimuleer het onderhouden van individueel contact met medewerkers.
• Zorg voor een heldere structuur en ritme Stel samen met communicatie-experts een helder draaiboek op waarin je vastlegt waarom (met welk doel) je wat richting wie (onderscheid doelgroepen) wat communiceert en hoe je dit doet (manier, frequentie). Meet wat effectief is, en zorg voor interactie – door informatie niet alleen te brengen maar ook te halen.
Bron Reinout Scholte, AWVN, Samenwerking en leiderschap op afstand, 14 mei 2020
