Zelfroosteren (ook wel: individueel roosteren) is het door de werknemer zelf plannen van werktijden (zonder dat daarbij wordt uitgegaan van vooraf gedefinieerde diensten), op basis van door de werkgever per uur aangegeven bezettingseisen. Het is een fenomeen dat veel aandacht trekt. Zelfroosteren zou zowel de werkgever als de werknemer voordelen bieden. Maar kan dat wel, dienstroosters zonder nadelen? De werkelijkheid is ingewikkelder dan een simpele win-winsituatie.
Er zijn verschillende vormen van individueel roosteren: van relatief simpele tot tamelijk complexe vormen – afhankelijk van de mate van diversiteit in werktijden (zie bovenstaand schema op de Y-as) en de mate van zeggenschap over de werktijden (X-as).
Vier soorten zelfroosteren
Welke vormen en varianten van individueel roosteren zijn er zoal? Enkele varianten een korte beschrijving ervan. Daarbij is het overigens goed om onderscheid te maken tussen twee fasen van het roosteren: het maken van het rooster, en het beheer ervan nadat het gepubliceerd is. In beide fasen is het mogelijk om werknemers invloed te geven.
❶ Voorkeurrooster
Hierbij houdt de roostermaker zoveel mogelijk rekening met de wensen van werknemers. Dat kan door werknemers in een groep te plaatsen die alleen vroege diensten of juist voornamelijk late diensten draait. Er wordt ingespeeld op individuele wensen zolang dat een rooster oplevert dat aan de bezettingseisen voldoet. In de zorg gebeurt dit vaak door harde en zachte wensen van werknemers te onderscheiden, waar de roostermaker zoveel mogelijk rekening mee houdt.
❷ Shiftpicking
Ook bekend als intekenroosters. Dit is de eerste variant waarbij niet de werkgever het rooster maakt, maar de werknemer. Hierbij levert de werkgever een leeg rooster op met daarin aangegeven aantal en soort van de benodigde diensten. Werknemers die aan de eisen voldoen, kunnen inschrijven op bepaalde diensten of uit die diensten hun persoonlijk rooster samenstellen. Vaak gaat dit in rondes, bijvoorbeeld in ronde 1 intekenen door werknemers, in ronde 2 herschikken door werknemers en in ronde 3 goedkeuring van het rooster door de leidinggevende, eventueel na een laatste herschikking door de roostermaker.
❸ Matching
Deze variant van individueel roosteren lijkt op shiftpicking. Het verschil is dat de werkgever hierbij niet vooraf de diensten benoemt. Wel zijn voor de verschillende tijdstippen de bezettingseisen bekend. De werknemers voeren hun wensen in met betrekking tot de tijdstippen waarop zij wel of niet willen werken (dus geen diensten) en het systeem of de roostermaker gaat deze wensen proberen te ‘matchen’ met de bezettingseisen.
❹ Zelfroosteren
Hierbij bepaalt het team of de afdeling alles zelf, zowel wat de inhoud betreft (wat doen we) als de tijd (wanneer doen we het), zolang dat binnen de doelstellingen van de organisatie gebeurt. Daarbij kan men het werk blijven vertalen in diensten, maar ook de roosters organiseren vanuit de activiteiten die verricht moeten worden of de output die men wil realiseren.
Deze vier varianten geven werknemers invloed op het ontwerp van het rooster. Voor alle vier geldt dat elke werknemer evenveel kans heeft om bepaalde werktijden te kiezen. Wie het eerst komt wie het eerst maalt, is daarbij dus niet aan de orde. Wel moeten ergens tijdens het roosterontwerpproces knopen worden doorgehakt, waarbij de ene werknemer iets wel krijgt en de ander niet – vraag en aanbod van arbeidscapaciteit moeten immers in balans zijn. Om dat zo eerlijk mogelijk te doen, zijn bepaalde spelregels nodig. Individueel roosteren is daarmee een systeem waarin werknemers niet altijd krijgen wat ze wensen, maar waarbij wel op een eerlijke en evenwichtige manier een rooster ontstaat dat zo dicht mogelijk bij hun eigen wensen in de buurt komt.
Na publicatie van het rooster gaat de tweede fase in, die van het beheer van het rooster. Ook dan hebben werknemers nog invloed op het bijstellen van het rooster door middel van ruilen. Ook is het mogelijk om in deze fase eventuele extra diensten of overwerk, of juist extra vrij, aan te bieden.
Het kernpunt van individueel roosteren is daarmee de invloed van de individuele werknemer op de eigen werktijden. De werktijden plant de werknemer zelf in, en dus niet de planner of roostermaker. Het gebeurt wel allemaal binnen kaders die de werkgever vaststelt. Het gesprek over werktijden wint daarmee aan belang. Je moet er met elkaar zien uit te komen: met collega’s en met de leidinggevende.
Bron: Peter Vos, ′Individueel roosteren in ploegendiensten′
Individueel roosteren: zeven overwegingen voor werkgevers
Individueel roosteren heeft vooral voordelen voor werknemers, wordt vaak gedacht. Maar juist ook voor werkgevers kan het interessant zijn om meer maatwerk en flexibiliteit in te voeren in de werktijden. Zeven redenen om over te gaan op individueel roosteren.
Hogere productiviteit
Mensen zijn biologisch verschillend. Dat is een van de belangrijkste redenen om überhaupt na te denken over individueel roosteren. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat er uitgesproken ochtend- en avondtypes zijn. Kenmerk van deze chronotypes is dat zij productiever zijn op verschillende tijdstippen van de dag.
De wat ouderen onder ons hebben in hun eigen leven zelf stapje voor stapje de ontwikkeling ervaren van avondtype (puber/twintiger) naar ochtendtype (volwassene). De meeste organisaties houden echter bij het vormgeven van de roosters nauwelijks rekening met biologische verschillen. Solidariteit – de lusten en lasten onderling gelijk verdelen – blijkt in de praktijk vaak belangrijker dan de vraag hoe werknemers zo productief mogelijk kunnen zijn.
Ouderen duurzaam inzetbaar
Veroudering gaat gepaard met veranderingen in het menselijk lichaam. Mensen die op onregelmatige tijden of in ploegen werken, ervaren daarom bepaalde (reeksen van) diensten als (steeds) zwaarder naarmate zij ouder worden. Door op basis van maatwerk in andere reeksen te gaan werken, blijven werknemers langer inzetbaar. Zij hoeven dan niet per se minder te gaan werken.
Deeltijdwerk is overigens wel beter op te vangen in een omgeving die uitgaat van individueel maatwerk dan in een omgeving die uitgaat van een vaste, collectieve basis. Dit biedt meer perspectief voor werknemers die actief bij het arbeidsproces betrokken willen blijven, maar daarvoor niet voltijd ter beschikking staan.
Iedereen breder inzetbaar
In hoeverre zijn mensen inzetbaar in verschillende functies? Zijn zij in staat om uiteenlopende taken uit te voeren? Het antwoord op deze vragen bepaalt voor een belangrijk deel de prestaties van alle werknemers, nu en in de toekomst. Dit staat echter haaks op hoe het werk in de praktijk nog vaak is georganiseerd – namelijk: werknemers die veelal dagelijks dezelfde taken uitoefenen en hieraan ook nog eens de nodige zekerheid verbinden.
De vraag wat een werknemer te bieden heeft, is sterk aan verandering onderhevig. Organisaties die stimuleren dat
mensen nieuwe competenties verwerven, waarborgen en verbeteren de productiviteit van hun werknemers. Een omgeving waarin op individuele basis wordt geroosterd, helpt hierbij.
Omdat de bezetting dan per dienst van samenstelling wisselt, ontstaat er veel meer dynamiek. Dat geeft werknemers een stimulans om de juiste (of nieuwe) competenties te ontwikkelen. En vergroot hun werkzekerheid: een breder inzetbare werknemer heeft meer mogelijkheden.
Ruimer blikveld
Individueel roosteren geeft leidinggevenden een andere rol. Bij zelfroosteren maken werknemers keuzes en beslissingen die in het verleden tot het domein van de leidinggevende behoorden – bijvoorbeeld met betrekking tot het opvangen van verlof of pieken in het werk. Tegelijkertijd wordt het blikveld van de leidinggevende verbreed. Tijdens zijn aanwezigheid is hij namelijk niet meer omringd door steeds dezelfde werknemers.
De wisselende bezetting per dienst vergroot de mogelijkheden van de leidinggevende om bij meerdere medewerkers te stimuleren dat ze bredere of nieuwe competenties verwerven. Leidinggevenden kunnen dus meer bezig zijn met de ontwikkeling van werknemers. Daar is ook ruimte voor, aangezien een aantal beheersmatige activiteiten niet meer in hun portefeuille zitten. Bovendien intensiveren de onderlinge relaties op het werk, omdat werknemers op een andere manier worden betrokken bij het werkproces.
Meer flexibiliteit
Veel organisaties hebben behoefte aan flexibiliteit om concurrerend te blijven en beter te kunnen inspelen op de veranderende vraag van klanten. Bij zelfroosteren worden de werktijden per definitie op korte termijn vastgesteld. Dit biedt organisaties veel meer mogelijkheden om korte-termijnontwikkelingen adequaat op te kunnen vangen.
Nu worden pieken en dalen veelal opgevangen door overwerk, de externe schil – of door het bekende hollen of stilstaan. Door de eigen formatie efficiënter in te zetten op de vraag, is het mogelijk veel kosten te besparen en neemt de wendbaarheid van de organisatie aanzienlijk toe.
Meer betrokkenheid
Voor afdelingen en organisaties van enige omvang is het ondoenlijk om de werktijden op de achterkant van een sigarendoos vorm te geven. Gespecialiseerde roostersoftware biedt soelaas. Dit biedt bovendien nieuwe kansen: zo kan software voor de nodige eenduidigheid in de toepassing van spelregels zorgen.
En door communicatie via smartphones en tablets kan veel intensiever – zelfs dagelijks – contact tussen het bedrijf ende werknemer ontstaan. Zo groeien de mogelijkheden om de wensen over en weer op een bevredigende manier in te vullen. Dat vergroot de tevredenheid en het engagement van alle bij het individueel roosteren betrokken partijen.
Passende beloning
In een omgeving van ploegendiensten en onregelmatige diensten, zijn toeslagen belangrijk voor de motivatie voor
werknemers. Bij individualisering van werktijden valt echter aan onderlinge verschillen niet te ontkomen, net zo min als aan de vervolgvraag wat een rechtvaardige beloning is. De praktijk leert dat het antwoord per organisatie anders is.
Sommige werknemers hechten meer aan solidariteit en zekerheid, andere meer aan individualiteit en variabiliteit. Deze verschillende belangen bieden de kans om het bestaande systeem rond toeslagen te herijken. Zo kan het in plaats van een commodity (weer) een instrument worden dat de vraag naar arbeid faciliteert.
Tekst Peter Hagesteijn, artikel ook verschenen in Werkgeven; illustraties Studio Vonq
Meer lezen over zelfroosteren (individueel roosteren)
Overweegt u zelfroosteren? Meer weten? Neem contact met onze specialisten op het gebied van roosters en werktijden.
AWVN-experts zelfroosteren
