‘Blijf weg van dwingende voorschriften over maximale thuiswerktijd’
Hybride werken neemt een vlucht. Steeds meer bedrijven maken hierover afspraken (in hun cao), constateert AWVN. Zo ook Wageningen University & Research. Projectmanager Vivianne Cleiren vertelt.
Was thuiswerken vreemd voor jullie medewerkers?
‘Helemaal niet. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken was al ruim voor corona mogelijk. Wij zoeken onze mensen uit op autonomie, flexibiliteit en ondernemerschap, want wetenschappelijk onderzoek en onderwijs zijn niet beperkt tot het keurslijf van negen tot vijf op kantoor.
Tijdens de eerste lockdown, in maart 2020, kwam het thuiswerken in een stroomversnelling. Bijna alle medewerkers waren al bekend met de digitale middelen, maar de omgang met MS Teams was nog vrij nieuw. Daarover hebben we toen dus workshops georganiseerd. Inmiddels is iedereen gewend aan volledig thuiswerken. Nu staan we voor de omslag naar het hybride model. Het wordt anders dan het was, maar ik merk dat de hele covidsituatie lastig uit de hoofden en harten te krijgen is.’
Daarom helpen jullie bij het ‘starten van de dialoog’. Leg uit.
‘Hybride werken is niet een kwestie van allemaal even een lijstje invullen over wanneer je thuis en op kantoor werkt, en klaar. Nee, alle teams moeten beginnen met een gesprek over wanneer welke teamleden waar werken, wanneer ze samenkomen en wat ze dan gaan doen.
Dat kan vreemd voelen, zeker als mensen al jaren samenwerken. Het is als een gezin dat twintig jaar bij elkaar in één huis woont en ineens weer afspraken moet gaan maken over het dopje van de tandpastatube. En dat dan ook nog eens allemaal moet vastleggen. Maar het belang hiervan moeten leidinggevenden en medewerkers onderling niet onderschatten. Deze transitiefase kost tijd en als werkgever werken wij aan bewustwording.’
Iets anders is dat niet alle mensen even graag thuiswerken.
‘De fanatiekste thuiswerkers zijn mensen van boven de veertig, met een ruim huis en wat oudere kinderen. Dat zijn over het algemeen de meer ervaren medewerkers. Maar wat betekent dit voor alle nieuwe medewerkers, van wie wij er honderden hebben aangenomen tijdens corona? Die hebben de fysieke nabijheid van hun geroutineerde collega’s nodig voor begeleiding en ondersteuning. Als die de hele week thuiszitten, hebben de beginners te maken met verarmde groeigrond.
De oplossing is om duidelijke afspraken te maken over ieders aanwezigheid op kantoor. En dan ook niet alleen aanwezig zijn met je ogen op het computerscherm gericht en je headset op, maar je daadwerkelijk openstellen voor andere mensen. Dat zijn we misschien wel een beetje verleerd door de afgelopen twee jaar.’
Welke materiële faciliteiten bieden jullie de medewerkers?
‘In beide cao’s – een voor de universiteit en een voor Wageningen Research – sluiten wij aan bij de maximale thuiswerkvergoeding van 2 euro netto per dag. Verder hebben we de uitgifte geprofessionaliseerd van de kantoorartikelen die nodig zijn om de thuiswerkplek goed in te richten. Daarvoor is er nu een digitale bestelknop. Daarnaast kunnen de medewerkers gebruikmaken van een checklist en een handige video-instructie om te controleren of hun bureau, stoel en scherm goed zijn ingesteld. Ook kan een KAM-adviseur op afstand meekijken met een medewerker of de werkplek ergonomisch verantwoord is ingericht.’
Heeft u tips voor andere werkgevers?
‘Eén: blijf weg van dwingende voorschriften over het aantal dagen dat mensen maximaal mogen thuiswerken. Wees je er als werkgever van bewust dat dit voor medewerkers het sein kan zijn om serieus om zich heen te gaan kijken naar een andere baan. Veel mensen zijn immers nu gewend hun eigen tijd in te delen en te werken op de momenten of de plaatsen waar het schikt of waar ze het meest productief zijn. Dat cadeau, die autonomie kun je hun niet meer afnemen. Zeker niet in de gespannen arbeidsmarkt van vandaag.
Twee: laat medewerkers niet eenzijdig bepalen wanneer, waar en met wie ze samenwerken. Anders heb je straks geen medewerkers, maar zzp’ers in dienst. Werken is teamsport. De juiste volgorde is: eerst als team afspreken welke werkzaamheden moeten worden gedaan en wie waarvoor wanneer nodig is, en dan pas de thuiswerkdagen invullen. Niet andersom. En leidinggevenden moeten dit gesprek voeren met álle medewerkers. Niet alleen met de senioren die graag thuiswerken, maar ook met de junioren die andere behoeften hebben.’
Wat hebben jullie zelf geleerd?
‘Afgelopen zomer, toen de regels iets verruimd waren, hadden we half digitale, half fysieke vergaderingen. Onze vergaderzalen zijn daartoe ingericht met camera’s en audio. De techniek is dus piekfijn in orde, maar over de sociale hygiëne tijdens zo’n blended vergadering bestaan nog veel onduidelijkheden.
De deelnemers die thuiszitten, hebben nog weleens het gevoel dat de grapjes en praatjes van de aanwezigen in de zaal hen ontgaan. Dat gebeurt onbedoeld en onbewust, maar beïnvloedt wel de sfeer. Daarom bieden we nu ook hierover workshops aan. Een advies is bijvoorbeeld om te zorgen dat de voorzitter vanuit huis werkt, zodat die aan den lijve ondervindt wat hij of zij mist en kan opletten of iedereen bij het gesprek betrokken blijft.’
Tekst Dorine van Kesteren, 3/3/2022
