Arbovoorziening werkplek thuis: gerichte vrijstelling bij eigen bijdrage?

De Belastingdienst heeft op 12 augustus 2021 de handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis’ (Forum Salaris, fsa/pleio) uitgebreid met informatie over een eigen bijdrage die een werknemer betaalt voor een duurdere uitvoering van een arbovoorziening ten behoeve van de werkplek thuis. Ook is een voorbeeld opgenomen van een eigen bijdrage binnen een budget voor de aanschaf van arbovoorzieningen en wordt ingegaan op een arbovoorziening die onder een cafetariaregeling valt.

Gerichte vrijstellingen

Voor de werkplek thuis gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling, de volgende gerichte vrijstellingen:
• arbovoorzieningen
• gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en vergelijkbare apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
De recente aanpassing in onderdeel 2 (gereedschappen, computers, e.d.) is inmiddels opgenomen in Handboek loonheffingen van 1 juli 2021. Daarover berichtte AWVN u eerder (Eigen bijdrage bij noodzakelijke voorziening mag).

Hieronder vindt u de nieuwe informatie die de redactie aan de handreiking van Forum Salaris heeft toegevoegd over de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen.

Eigen bijdrage

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon? Dan blijft voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage gaat van het nettoloon af.

Voorbeeld eigen bijdrage

Een werkgever stelt een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor thuis. Een werknemer schaft onderstaande zaken aan en declareert deze bij zijn werkgever:

De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. De vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de koptelefoon is gericht vrijgesteld als de werknemer voor € 75 een koptelefoon kan kopen die voldoet aan de arbo-eisen.

Cafetariaregeling

De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. De kosten komen dan ten laste van de werknemer. Er wordt dan niet voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de voorziening.

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. Omdat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen hierop niet van toepassing is, blijft de vergoeding voor de meerprijs van de luxere versie alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft.

AWVN vindt

Met de laatste update van de handreiking is meer duidelijkheid over de voorwaarden die gelden voor de gerichte vrijstellingen voor de werkplek thuis. Belangrijk in het voorbeeld van het budget voor de arbovoorziening is dat de vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm voldoende is om daaruit een aanschaf te doen die voldoet aan de arbo-eisen. Als het budget onvoldoende is om een voorziening aan te schaffen die voldoet aan de arbo-eisen, is feitelijk sprake van een eigen bijdrage en is de voorziening niet gericht vrijgesteld. Het voorbeeld laat ook zien dat het mogelijk is om een arbovoorzieningen toe te kennen middels een (voorwaardelijk) budget, waarbij een deel van de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de thuiswerkplek bij de werknemer ligt.

Als de eigen bijdrage voor de meerprijs wordt uitgeruild met bruto loon (cafetariaregeling), is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Mits niet ongebruikelijk is een uitruil van bruto loon voor een netto vergoeding die ten laste komt van de vrije ruimte toegestaan. Dat is niet nieuw. Of de eigen bijdrage vervolgens uit het netto loon of deze netto vergoeding wordt betaald, is dan eigenlijk ook niet relevant. In de situatie dat de werkgever de headset van € 100 vergoedt, zonder een eigen bijdrage van de werknemer te vragen, gaan wij er van uit dat de volledige vergoeding gericht is vrijgesteld.