Hoe krijgt hybride werken vorm in de cao? Een update

In september 2021 maakte AWVN voor de eerste keer de balans op over afspraken in de cao over hybride werken. Sinds die tijd is er sprake van een sterke toename van het aantal afspraken op dat vlak. Bovendien is sinds 1 januari 2022 een fiscale vrijstelling van €2 per thuiswerkdag mogelijk. Hoog tijd dus voor een update.

Er zijn inmiddels 155 cao-akkoorden (1,8 miljoen werknemers) waarin sinds 2020 een of meerdere afspraken zijn gemaakt over hybride werken. In deze update: hoe geven organisaties vorm aan hybride werken in hun arbeidsvoorwaarden – wat spreken zij af over de thuiswerkvergoeding, de thuiswerkplek en welke kwalitatieve werkafspraken maken zij?

Sinds 2020 in totaal 155 cao-akkoorden met afspraken over hybride werken

• Thuiswerkvergoeding 90x
Waaronder 61x €2 per dag, en 19x gemiddeld €35 per maand
• Thuiswerkplek: 52x
Gemiddeld €500 per vijf jaar
• Werkafspraken: 26x
Over frequentie thuiswerken en bereikbaarheid

Thuiswerkvergoeding

Een vergoeding voor thuiswerken blijkt het belangrijkste onderdeel te zijn in de afspraken over hybride werken. In 90 cao-akkoorden (voor 1,1 miljoen werknemers) is een concrete afspraak gemaakt over de hoogte van die vergoeding.

In een meerderheid van die cao-akkoorden (61 van die 90; voor 900.000 werknemers) is een onbelaste vergoeding van €2 netto per dag afgesproken – in lijn met de NIBUD-richtlijn.
Verder treffen we 19 keer een vergoeding aan van gemiddeld €35 euro per maand. Deze maandelijkse vergoeding is vaak ook een tegemoetkoming in de internetkosten, of heeft als uitgangspunt dat een werknemer bijvoorbeeld twee dagen per week vanuit huis werkt.
Acht keer is er een afspraak gemaakt over een vergoeding op jaarbasis. Het gaat hier vooral om ‘afrekeningen’ met de periode waarin er nog geen afspraken bestonden over een (structurele) thuiswerkvergoeding.

De belangrijkste voorwaarde is dat een medewerker per dag slechts een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer kan krijgen. Dit is in lijn met de nieuwe fiscale vrijstelling die geldt sinds 1 januari. Al met al ziet AWVN dat werkgevers bereid zijn om werknemers te compenseren in de kosten voor het thuiswerken – zoals stroom, gas, internet en koffie.

Thuiswerkplek

Werkgevers hebben oog voor de arbotechnische aspecten van het thuiswerken. In 52 cao-akkoorden (voor in totaal 400.000 werknemers) zien we afspraken over de thuiswerkplek van medewerkers. De cao kan de plek zijn om hierover afspraken te maken, maar veel werkgevers werken die liever uit in hun HR-reglement.

Cao-afspraak
KNFG geleidehonden – Thuiswerken

• Voorlichting over gezond thuiswerken, mogelijkheid tot advies van werkplekdeskundige
• Werknemer kan bureaustoel, laptop, beeldscherm, toetsenbord, muis in bruikleen krijgen.
• Vergoeding voor werkplek (bureau, laptopstandaard, verlichting)

In 20 cao-akkoorden is er een thuiswerkplekbudget afgesproken. Gemiddeld verstrekt een werkgever een (declarabel) budget van €500 per vijf jaar aan de medewerker waarmee die thuiswerkbenodigdheden zoals een bureau, stoel of monitor kan aanschaffen die voldoen aan de arbo-richtlijnen.

Daarnaast zijn er negen cao-akkoorden bekend waarin afgesproken is dat de werkgever volgens een bruikleenmodel thuiswerkfaciliteiten ter beschikking stelt. Een mooie, duurzame manier om de thuiswerkplek in te richten.

AWVN benadrukt dat een werkgever verantwoordelijk is voor een gezonde en veilige werkplek, ook als die thuis is. Het is voorts belangrijk dat de werkgever werknemers adviseert, bijvoorbeeld over hoe zij hun bureau(stoel) het beste kunnen afstellen. Een werkplekcheck kan een goede manier zijn voor een medewerker om te controleren of alles arbotechnisch in orde is.

Kwalitatieve invulling hybride werken

Niet alleen het financiële aspect is in de afspraken over hybride werken belangrijk, ook de kwalitatieve invulling ervan. In 26 cao-akkoorden (300.000 werknemers) hebben cao-partijen afspraken gemaakt over hoe het hybride werken in de praktijk vorm krijgt. Onderwerpen die daarbij centraal staan zijn de frequentie van het thuiswerken en de bereikbaarheid van medewerkers. Zo is er recent bij Achmea een recht op onbereikbaarheid afgesproken, wat betekent dat medewerkers niet beschikbaar hoeven te zijn buiten hun afgesproken werktijden. Dit zorgt voor een betere scheiding tussen werk en privé.

Cao-afspraak
UWV – Het Nieuwe Normaal

Gedurende het proefjaar met de OR worden geen algemene afspraken over hybride werken gemaakt. Wel wordt onderzocht hoe het met medewerkers gaat en waar zij behoefte aan hebben. UWV en vakorganisaties onderzoeken dit gezamenlijk. Op basis van de bevindingen in het proefjaar wordt gekeken wat de algemene afspraak in de cao zal worden. Wel is nu in de cao opgenomen, dat er geen verplichting bestaat tot thuiswerken.

Ruimte voor maatwerk is cruciaal. In een meerderheid van de afspraken is die ruimte er in het decentrale overleg tussen leidinggevende en werknemer(s). Zo kunnen afspraken tot stand komen op individueel niveau en/of teamniveau. AWVN moedigt werkgevers aan om werk te maken van het maken van kwalitatieve afspraken over hybride werken.

AWVN: hybride werken neemt een vlucht

AWVN concludeert uit deze analyse van recente cao-akkoorden dat afspraken over hybride werken een grote vlucht hebben genomen. Cao-partijen zien steeds meer in dat hybride werken een blijvertje is, zelfs als t.z.t. het thuiswerkadvies als onderdeel van de coronamaatregelen vervalt. Werkgevers en hun medewerkers raken steeds meer gewend aan thuiswerken en ontdekken de voordelen, zoals de verbeterde werk-privébalans. Wel is het belangrijk om beducht te blijven voor de valkuilen van hybride werken, zoals te weinig binding met organisatie en collega’s. Vooral bij nieuwe medewerkers is dit een aspect dat om veel aandacht vraagt.

Opvallend is dat het aantal afspraken over de kwalitatieve invulling van hybride werken, relatief laag is. AWVN merkt in dit verband op dat de kwalitatieve invulling inderdaad minder geschikt is om op centraal niveau vorm te geven, omdat de individuele behoeften van werknemers en/of teams erg kunnen verschillen. Er komen dan ook veel afspraken tot stand waarin de nadere vormgeving wordt overgelaten aan teams, OR of de HR-afdeling. Hoewel maatwerk cruciaal is om vorm te kunnen geven aan hybride werken, moedigt AWVN cao-partijen aan om kaders te stellen die tegelijkertijd voldoende ruimte blijven bieden voor maatwerk. Dat schept duidelijkheid, en zorgt er ook voor dat de flexibiliteit die in dit soort afspraken juist zo belangrijk is, niet verloren gaat.