Achtergrondartikel
Royal FloraHolland, een coöperatie van kwekers die al meer dan honderd jaar bestaat, is de grootste marktplaats ter wereld binnen de sierteelt. Met ruim 2.600 medewerkers verhandelt zij jaarlijks 12,1 miljard bloemen en planten. Corona veroorzaakte een nieuwe kijk op reiskostenvergoedingen én op meer. Resultaat: een nieuwe WERK-regeling. Annemarie Verkerk, HR Compensation & benefits: ‘Ik mag het natuurlijk niet zeggen, want corona moet zo snel mogelijk de wereld uit, maar het heeft ook goede dingen gebracht.’
Waarom heet de nieuwe regeling eigenlijk WERK-regeling?
‘Het is geen thuiswerkregeling, het is ook geen reiskostenvergoeding, het is een Werkplek- En ReisKosten-regeling, een WERK-regeling dus, een combinatie van een aantal zaken, die los van de cao zijn bedacht.′
Wat was de aanleiding?
‘In de eerste helft van vorig jaar, toen corona er eenmaal was, dachten we na over hoe we met de reiskostenvergoeding om moesten gaan. We kozen voor een doorbetaling van de reiskostenvergoeding, netjes volgens de cao. Er zijn heel veel medewerkers die in logistieke processen werken op locatie. Zij hadden nog steeds te maken met woon-werkverkeer. Maar er waren toch ook enkele honderden collega’s die thuiswerkten en geen reiskosten meer maakten. Toen corona langer zou gaan duren, zijn we gaan nadenken hoe we met deze nieuwe situatie in relatie tot de arbeidsvoorwaarden zouden moeten omgaan. In overleg met de OR en de vakbonden kwamen we op co-creatie uit. Zo’n thuiswerkregeling, dat kunnen we met de OR afspreken; maar voor een aanpassing van de reiskostenvergoeding zijn afspraken met vakbonden nodig, want die vergoeding valt onder de cao. We hadden in de zomer van 2020 nog even de hoopvolle gedachte dat corona dat najaar zou verdwijnen, maar al snel bleek dat daar helemaal geen sprake van was.′
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
‘We gingen via Teams aan tafel. Gelukkig was iedereen er al aan gewend om via Teams te overleggen, ook met deze groep mensen, want we hadden al een cao-overleg gehad op die manier. Eerst hebben we afgesproken wat nu eigenlijk het doel van de cocreatie was en de aanleiding ervan. We werden het eens over wat we wilden bereiken. We hebben daarbij verder gekeken dan de coronatijd, omdat we denken dat mensen in de toekomst meer thuis zullen gaan werken dan in het verleden. Het moest dus echt een regeling voor de toekomst worden. En toen hebben we goed afgesproken wat onze uitgangspunten waren.
In de eerste plaats: voor wie zou het moeten gelden? Want we zagen grofweg twee groepen mensen in dienst: zij die altijd op locatie moeten werken en zij die niet op locatie hoeven werken. En de mensen met plaatsgebonden werk waren ook vaak tijdgebonden. Wat we van te voren niet hadden gedacht, is dat we die afbakening steeds moesten bijstellen. We hadden nooit kunnen bedenken dat een veilingmeester ooit thuis zou kunnen werken, maar dat bleek een deel van de dag toch echt heel goed te kunnen. En er waren meer functies en groepen mensen voor wie dit bleek te gelden. We begonnen dus grof en hoog over, maar het werd steeds meer verfijnd. De WERK-regeling geldt nu voor zo’n 750 medewerkers.
Een ander belangrijk uitgangspunt was dat we moesten voldoen aan alle fiscale en juridische kaders. Fiscaal was het interessant. De basisvergoeding komt in de werkkostenregeling terecht. De spullen om je werk te kunnen doen, die moeten we gewoon verstrekken, bijvoorbeeld een laptop en muis, die zitten in het noodzakelijkheidscriterium. Daarmee zijn we om de WKR heen gelopen. We hebben scherp in de gaten gehouden in welke component van de WKR iets hoort. Armand Lahaije van AWVN heeft daarbij geholpen.
Nog een belangrijk uitgangspunt: we wilden een eerlijke regeling, voor alle medewerkers. We wisten vorig jaar nog niet dat een deel van de reiskostenvergoeding ook in 2021 fiscaal vrij zou zijn. Dat konden we gewoon nog niet weten. En hoe doe je dat dan met mensen die dicht bij de locatie wonen? Kortom: we wilden dat iedereen recht zou hebben op dezelfde soort vergoeding. Maak je kosten omdat je thuiswerkt, dan moet dat kunnen worden vergoed. Maak je reiskosten, dan moet dan ook kunnen worden vergoed.
Ook hebben we afgesproken dat we de regeling evalueren in mei. Bij gezamenlijke tevredenheid wordt de regeling onderdeel van de cao. Dat gaat in juni spelen. De directie had trouwens ook een duidelijk uitgangspunt: de regeling moest kostenneutraal ingericht worden.’
Wat heb je concreet bereikt?
‘Het concrete resultaat is nu een addendum, als aanhangsel bij de cao. De cao loopt op 30 juni af en in mei gaan we de regeling evalueren: zijn er verbeterpunten, is het goed uitvoerbaar, kan alles nog wel kostenneutraal? Mijn inzet en die van OR en bonden is opname in de nieuwe cao dit jaar.’
Was iedereen tevreden met de nieuwe WERK-regeling?
‘Een deel van de achterban was aanvankelijk minder blij. En dat kon ik best begrijpen, want persoonlijk zat ik in hetzelfde schuitje. Als je gewend bent aan een mooie reiskostenvergoeding en plots alsmaar thuiswerkt, dan ga je er in deze regeling ogenschijnlijk op achteruit. Maar dat is natuurlijk niet waar, want je maakt ook geen reiskosten. Een vergoeding is een vergoeding en geen inkomen. Het was soms lastig om dat goed uit te leggen, maar dat is uiteindelijk gelukt.’
Waar ben je trots op?
‘Eigenlijk op de WERK-regeling als geheel. Het is zo’n sterke combinatie. We hadden nog geen vergoeding voor de werkplek thuis. Als jij in aanmerking komt voor de WERK-regeling, omdat je thuiswerkt , dan kun je ARBO-verantwoorde spullen bestellen uit een catalogus . Het wordt jouw eigendom, als medewerker, maar vanuit Royal FloraHolland is alles geregeld. En ik ben toch ook trots op dat alle cocreatie-partijen het met elkaar eens werden. We hebben best gediscussieerd, maar we werden het ook goed eens. In relatief korte tijd, 2 maanden, stond de regeling er. Het was misschien ook wel een voordeel dat de regeling los stond van de cao, zodat we geen dingen tegen elkaar weg konden strepen. We hadden het niet over de plus- en minurensystematiek of een loonsverhoging maar alleen over de componenten van de WERK-regeling.’
Verbinding
‘En er is nog een belangrijk aspect, los van de technische kant. We hebben ook gesproken over de andere manier van werken in deze coronatijd en de aandacht voor elkaar. Wij volgen als Royal FloraHolland de RIVM-richtlijnen, maar dat betekent ook een andere manier van leidinggeven. We hebben daarom een Plan van Aandacht gemaakt. Maar ook tips gedeeld: ga eens online wandelen met een collega. Of tips over hoe je anders contact kunt maken en aandacht kunt geven aan elkaar. Als HR doen we best wel veel: een koffiemoment met elkaar, een wandelafspraak met een leidinggevende om echt met elkaar te spreken. Je kunt echt wel wandelen zonder formulier om met elkaar de dialoog aan te gaan over de functie en de waardering daarvoor.’
Welke lessen wil je delen met collega-werkgevers?
‘Co-creatie levert over het algemeen grotere tevredenheid op, maar het kost wel meer tijd. We hebben best een aantal sessies van een uur of twee gehad om zover te komen, maar het resultaat is positiever, je wordt het samen eens. Bij een cao heb je te maken met voorstellenbrieven en je creëert het niet samen. Mijn tip is daarom: als je iets nieuws wilt doen, probeer het dan in co-creatie te doen. Dan wordt het een regeling die je samen hebt gemaakt en dan wordt het ook een regeling van iedereen. We moeten echt van corona af, maar het heeft toch gebracht dat we op een andere manier met elkaar zijn gaan nadenken over werk en dat niet alles zo vanzelfsprekend is als we altijd dachten.’
