Toevalstreffer
Bij het secretariaat Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Utrecht werkt sinds vier jaar een assistent-secretaresse gedetacheerd vanuit SW-bedrijf UW. Linda Kanaar is teamleider van de secretariaten Maatschappelijke Ontwikkeling, Culturele Zaken en Veiligheid en de direct leidinggevende. Assistent-secretaresse Betty werkt voor alle drie de secretariaten in een team van 14 secretaresses. Ook het subsidiebureau behoort tot de afdeling.
De gemeente Utrecht is al lange tijd een van de afnemers van diensten van UW. “Tijdens een ‘toevallige’ ontmoeting tussen directeuren van de afdeling en UW kwam de vraag of onze directeur mogelijkheden zag om iemand van UW te plaatsen op ons secretariaat. Wij hadden er eerder niet over nagedacht om iemand in te schakelen met een beperking. We werkten veel met stagiairs. Ik vond het een goed idee om zo iemand een kans te geven”, vertelt Kanaar.
De functie van assistent-secretaresse ontstond door taaksplitsing. Daardoor kunnen de reguliere secretaresses zich concentreren op hun belangrijkste kerntaken. Binnen het team was er dan ook draagvlak voor de keuze van Kanaar. “Betty is goed opgenomen in de groep en wordt overal bij betrokken. Haar collega’s hebben er alleen maar profijt van. Het levert tijdwinst op en dat is voor ons de grootste motivator.”
De begeleiding doet Kanaar zelf. “Ik vind dat een uitdaging en heel leuk om te doen.” Deze functie was een toevalstreffer die heel goed uitpakte. Op huishoudelijk gebied werken de gemeente Utrecht en UW al intensief samen. UW-medewerkers doen de schoonmaak, verzorgen koffie en thee, onderhoud van planten en dergelijke. “Maar verder niet secretarieel. Op dit moment is hierin geen ruimte voor uitbreiding”, legt Kanaar uit.
Een eigen takenpakket
De gemeente Utrecht heeft door middel van jobcarving een functie gecreëerd voor een medewerker met een arbeidsbeperking. Eerder was van die mogelijkheid nog geen gebruikgemaakt. Voor Betty, de assistent-secretaresse , werd een eigen takenpakket samengesteld, dat in de loop der jaren door ontwikkelingen binnen het secretariaat inhoudelijk is aangepast.
Linda Kanaar: “Betty krijgt steeds meer nieuwe werkzaamheden, omdat er steeds meer gedigitaliseerd wordt. In de beginfase heeft ze veel kopieerwerk gedaan, maar nu hebben wij gedigitaliseerde vergaderstukken. Zij doet nu de verzending van subsidiebrieven aan mensen die subsidies aanvragen, vooral voor sloopauto’s. Dat is haar grootste taak. Ze haalt de post en verdeelt die. Verder assisteert zij onze secretaresses bij allerlei werkzaamheden, zoals lijsten maken, helpen bij bijeenkomsten, koffie en thee verzorgen.”
Betty is slechthorend, daardoor is het lastig dat zij geen telefoon kan opnemen. Kanaar: “Dat hebben we ondervangen doordat ze alles per mail kan doen. Ze is moeilijk verstaanbaar soms, je moet goed luisteren. Maar computertechnisch is zij heel goed.”
Een vaste werkplek is eigenlijk de voornaamste aanpassing op kantoor. In het nieuwe stadskantoor flexen de andere werknemers. Betty heeft met een vaste plek een rustiger omgeving.
Kanaar begeleidt de assistent-secretaresse op de werkvloer. De inhoud en begeleidingstijd verschillen met die van de reguliere secretaresses. “Ik moet duidelijker zijn, mijn medewerkers hebben aan een half woord genoeg. Je moet wat meer geduld hebben. Maar binnen acceptabele grenzen, want anders was zij hier niet zo lang werkzaam gebleven. Haar hoofdtaken kan zij prima zelfstandig afhandelen.”
Een goede match
Als gevolg van goede matching vanuit SW-bedrijf UW van een assistent-secretaresse met het secretariaat Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Utrecht hebben reguliere secretaresses meer tijd voor hun kerntaken. UW voert in opdracht van de gemeenten Utrecht en Houten de Wet sociale werkvoorziening uit met rond de 1.200 medewerkers met een WSW-indicatie in dienst.
Voor elke medewerker stelt UW een begeleidingspaspoort op om het matchingsproces te vergemakkelijken. Dit geeft de detacheringsconsultants een beeld van iemands mogelijkheden, zodat zij naar aanleiding van een personeelsvraag van een werkgever snel een match kunnen vinden met het gevraagde profiel. Het begeleidingspaspoort gaat in op competenties en belangrijke aandachtspunten voor begeleiding.
Op verzoek van de directeur van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling nam Linda Kanaar contact op met een werkbegeleider van UW. Bij het gevraagde profiel gaf Kanaar nadrukkelijk aan dat het iemand moest zijn die zelfstandig kan werken. “Niet iemand die elk uur bij mij aan het bureau staat.”
UW maakte de match. Eén kandidaat beantwoordde vrijwel geheel aan het gevraagde profiel. Er volgde een kennismakingsgesprek met Betty en daarna een proefplaatsing van een halfjaar. Vanuit UW bleef er begeleiding door een detacheringsconsulent.
Betty werkt 0,8 fte. Dat levert het secretariaat meer werkkracht, omdat een aantal tijdrovende activiteiten uit het takenpakket van de andere secretariaatsmedewerkers is verdwenen. “Op dit moment met de subsidiebrieven kun je wel zeggen dat daarmee 0,8 fte meer capaciteit is gekomen op de afdeling”, zegt Kanaar.
Inmiddels duurt de detacheringsovereenkomst tussen het secretariaat Maatschappelijke Ontwikkeling en UW al vier jaar. De UW-kandidaat bleek een goede match, ook toen veranderingen in bedrijfsprocessen aanpassingen in haar werkpakket teweegbrachten. Kanaar: “Zij is erg alert en secuur. We zijn heel blij met Betty.”
Gepubliceerd 2015/2016
