Zo ervaart een sollicitant een objectief selectieproces

Zorgverzekeraar CZ heeft duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en leren en ontwikkelen hoog in het vaandel staan. Ook het belang van kansengelijkheid en diverse teams wordt omarmd en in dat kader doet CZ mee aan AWVN’s Community of Practice inclusief werven en objectief selecteren.

De drie beproefde wetenschappelijke instrumenten om kansengelijkheid te bevorderen, die CZ allemaal toepast, zijn:

• Inclusieve vacatureteksten
• Objectieve eerste screening
• Gestructureerd interviewen

Van werkgevers weten we al best goed wat de ervaringen zijn met inclusieve werving en selectie. Maar hoe is zo’n proces voor de sollicitant? We vroegen het aan Giselinde Oomen, zij is de eerste persoon die bij CZ volgens de inclusieve werving- en selectiemethode is aangenomen.

Na twintig jaar gewerkt te hebben als organisatiepsycholoog bij verschillende commerciële adviesbureaus, was Giselinde Oomen toe aan een andere werkomgeving. Niet meer als extern adviseur voor verschillende opdrachtgevers, maar aan de andere kant van de tafel, intern aan de slag voor een groot bedrijf met veel collega’s. Per 1 maart is Giselinde werkzaam als adviseur loopbaan en ontwikkeling en is haar missie alle CZ-medewerkers optimaal en duurzaam inzetbaar te houden.

Giselinde over de inclusieve vacaturetekst

Vacaturetekst CZ
Om te zorgen dat we alle kandidaten op dezelfde manier beoordelen op geschiktheid voor deze functie, vragen we je niet om een sollicitatiebrief. In plaats daarvan stellen we alle kandidaten dezelfde 3 vragen, om te zien hoe jouw profiel aansluit bij de functie. Besteed voldoende aandacht aan het beantwoorden; dit is samen met je CV de enige informatie waar we je in deze ronde op beoordelen. Je mag putten uit je werk, vrijwilligerswerk, opleiding, privésfeer enzovoorts. Gebruik per vraag niet meer dan 200 woorden en geef niet meer dan 2 voorbeelden.
1. Welke visie heb jij op de (toekomstige) rol van Banenmatch in de organisatie?
2. Welke rol neem jij aan in de samenwerking met leidinggevenden en wat vind jij daarin belangrijk?
3. Schrijf een leuk intranetartikel om collega’s te stimuleren om eigen regie te nemen op hun loopbaan

Wat viel Giselinde op in de vacaturetekst? ‘Ik zag de vacature op LinkedIn en de vormgeving van de sollicitatieprocedure viel me op. Er werd geen traditionele motivatiebrief gevraagd, in plaats daarvan moest ik drie vragen beantwoorden, in een beperkt aantal woorden. Dat sprak me aan en prikkelde me. Ik vond het leuk om mijn visie te delen. Als mijn visie niet overeen zou komen met die van CZ, dan zouden we geen match zijn. Maar ook de andere vragen waren wat mij betreft heel relevant voor hoe ik de functie zag.’

Daarop volgde een objectieve eerste screening

Bij het opstellen van de vacature waar Giselinde op solliciteerde, is op voorhand een aantal criteria opgesteld met een bijbehorende wegingsfactor. Alle binnengekomen sollicitaties zijn aan de hand van deze criteria door meerdere mensen, onafhankelijk van elkaar bekeken en gescoord. Op grond van deze score werd bepaald wie uitgenodigd werd voor de eerste ronde. Tijdens de gesprekken van de eerste ronde is wederom gebruikt gemaakt van een scoringsformulier en aan de hand daarvan een keuze gemaakt voor de mensen die door mochten naar de tweede ronde.

Profieleisen vacature CZ
– Je hebt HBO of WO werk- en denkniveau, wat bijvoorbeeld blijkt uit een afgerondeHBO of WO opleiding. Je achtergrond en opleidingsrichting maakt minder uit, maar je hebt duidelijk affiniteit met HRM
– Je hebt een visie op hoe medewerkers eigen regie nemen m.b.t. duurzame  inzetbaarheid
– Je weet collega’s te stimuleren om zich te ontwikkelen binnen een huidige functie of richting toekomstige functies d.m.v. coachingsgesprekken
– Je kunt stevig en helder het gesprek voeren met leidinggevenden in verschillende functie(niveaus) en divisies waarbij je de situatie van de ander niet uit het oog verliest
– Je kan een realistische planning maken en bent scherp in het matchen van mensen en middelen voor diverse projecten en plekken
– Je weet in teksten, voor bijvoorbeeld intranet of mailingen, het taalgebruik, de vormgeving en de functie af te stemmen op de doelgroep waardoor je collega’s weet te enthousiasmeren

Giselinde over het gestructureerde interview

Gestructureerd interviewen betekent dat iedere kandidaat dezelfde vragen krijgt in dezelfde tijdspanne. Er wordt een score toegekend aan de antwoorden en wie de hoogste score heeft gaat door naar de volgende ronde. Pas tijdens het eerste gesprek hoorde Giselinde dat het interview volgens deze methode gehouden zou worden. Hoe was dat?

‘Ik nam het voor kennisgeving aan en vond het prima. Ik werd sowieso getriggerd door de niet traditionele vorm van dit proces, dat sprak me erg aan. Dat zegt mij namelijk ook wel iets over de organisatie en wat voor collega’s er vanuit HR achter zitten, het wijst wat mij betreft op creatieve, impactvolle collega’s en dat smaakte naar meer. De vragen waren relevant en noodzakelijk om te bepalen of we een match waren. Ik merkte wel in het eerste gesprek dat deze gestructureerde aanpak voor hen onwennig was, maar dat deed geen afbreuk aan de kwaliteit van het gesprek. Het was gewoon een fijn gelijkwaardig gesprek, waarbij ik niet het idee had dat een lijstje afgevinkt moest worden. Ik heb geen moment tijdens de gesprekken gedacht: ‘waar gaat dit naar toe of dit is ongemakkelijk.’ Als organisatiepsycholoog is het natuurlijk ook mijn vakgebied en ik weet uit ervaring dat een gestandaardiseerde aanpak zich goed leent om objectief te selecteren.’

Giselinde’s conclusie

De kracht van deze sollicitatieprocedure is dat aan de voorkant nagedacht moet worden over wat belangrijk is voor de functie. Met name de relevantie van de vragen, gericht om helder te krijgen of zij past bij de functie, maar ook of CZ bij haar past, heeft Giselinde als positief ervaren. Inmiddels is de pilot uitgerold en wordt breder gewerkt met de drie nudges. Wat vindt Giselinde van deze manier van werven en selecteren?

‘Objectivering betekent het verminderen van subjectieve invloeden aan de kant van de beoordelaars. Vanuit het perspectief van de kandidaat betekent het transparanter en eerlijker beoordeeld worden, omdat je mensen op dezelfde, voor de functie relevante, criteria weegt en beoordeelt. De kwaliteit van de procedure en daarmee de match neemt toe. Er valt winst te behalen met goede, transparante en eerlijke procedures en dat is in de huidige arbeidsmarkt ook een belangrijk stukje PR.