De 1,5-metereconomie dwingt werkgevers om coronaprotocollen op te stellen, maatregelen te nemen om de 1,5 meter afstand op de werkplek te waarborgen en na te denken over een nieuwe balans tussen thuiswerken en naar het werk komen. Hoe doet Bilthoven Biologicals dat? Vijf vragen aan HR-directeur Joost Beucken.
Wat houdt de 1,5-metereconomie in voor Bilthoven Biologicals?
Bilthoven Biologicals is een vitaal bedrijf: de helft van onze medewerkers bleef tijdens de coronamaanden op locatie werken. Wij produceren vaccins, daarom gelden voor ons al de hoogste veiligheidsnormen. Op onze productielocatie werken we onder steriele omstandigheden, in clean rooms bijvoorbeeld. Het is niet altijd mogelijk om daar voldoende afstand te houden. Dan ben je beschermd door speciale kleding, mondkapjes en handschoenen. We hebben veel aandacht besteed aan gedrag: elkaar aanspreken als er iets mis dreigt te gaan op trappen of looppaden is nu van groot belang. Als producent van vaccins hebben we een voorbeeldfunctie. Niet alleen omdat wij op hetzelfde terrein zitten als het RIVM, maar vooral omdat wij ons door ons werk bewust zijn van de gezondheidsrisico’s.
De ondersteunende afdelingen zijn zoveel mogelijk thuis aan de slag gegaan. Thuiswerken waren we hier totaal niet gewend; dat hebben we in no time moeten uitvinden. Dat geldt ook voor de trainingen: onze medewerkers moeten continu worden getraind om hun werk te mogen doen. Daar hebben we verschillende e-learningmodules voor ontwikkeld.
Bilthoven Biologicals is voortgekomen uit het RIVM en houdt zich bezig met de productie van vaccins. Het farmaceutische bedrijf zet zich in om kinderen wereldwijd tegen infectieziekten te beschermen. In Bilthoven worden vaccins tegen polio geproduceerd, tetanusvaccins en een medicijn dat wordt ingezet bij de nabehandeling van blaaskanker. Het moederbedrijf is sinds 2012 het Serum Institute of India, ’s werelds grootste vaccinproducent in volume. In Bilthoven werken ongeveer 500 mensen.
Hoe heeft Bilthoven Biologicals de medewerkers bij de veranderingen betrokken die het werken op 1,5 meter afstand met zich meebrengt?
We hebben veel aandacht besteed aan de mens achter de medewerker. De eerste weken maakten we een dagelijkse corona-update met een combinatie van feitelijk nieuws en ‘zachtere’ berichten, zoals blogs en interviews met collega’s van verschillende afdelingen thuis en op het terrein. Dat deden we om de verbinding tussen en met medewerkers op afstand te behouden.
We hebben ook al vrij vroeg een enquête uitgezet. We wilden weten hoe medewerkers zich voelden bij de nieuwe situatie, wat ze nodig hadden om hun werk goed te kunnen doen en waar knelpunten zaten. Daaruit bleek dat de meesten goed contact hielden met hun leidinggevende en wisten wat er van hen gevraagd werd. Later merkte je dat medewerkers vooral het contact met collega’s gingen missen.
Een aantal afdelingen organiseerde een online werkborrel en daar zijn weer pubquizen uit ontstaan. Door dat te delen op ons intranet worden veel mensen enthousiast. Zo is het idee ontstaan om snel een grote BBio Pubquiz te organiseren.
Hoe ervaren de medewerkers het werken in dit ‘nieuwe normaal’?
Het blijft vreemd dat je met een collega met wie je ’s ochtends vroeg in je productiekleding samen apparatuur bedient, in je koffiepauze niet gezellig meer samen op het bankje mag zitten. Waar de pauzes bij ons juist een moment zijn om contact met collega’s te hebben, moeten medewerkers nu afstand houden.
Doordat een deel van het team thuis werkt en een deel op locatie, zijn we heel alert op het voorkomen van een tweedeling. De betrokkenheid bij het product is bij ons bedrijf enorm. Als er problemen zijn met een productiebatch, heeft dat invloed op een kinderleven. Dat raakt medewerkers. De thuiswerkers willen dan ook graag bijdragen aan het productieproces, maar dat kan door de coronamaatregelen niet. Daar hebben sommigen moeite mee. Ik ben al blij dat ze dit hardop uitspreken en soms hun teleurstelling uiten, ook al kun je er niet direct iets aan veranderen. We hebben nu de interne maatregelen iets versoepeld, zodat mensen weer wat vaker naar Bilthoven kunnen komen. Zo hopen we negatieve gevolgen van het verplicht thuiswerken te voorkomen. En bij de ingang van het terrein hangt een poster waarop staat dat we heel trots zijn op de collega’s die op locatie productie zijn blijven draaien.
Wat is het belangrijkste effect van de coronacrisis op uw bedrijf?
Vooral in het begin hadden we problemen met leveringen. Dan stuurden we onder strikte condities vaccins naar Schiphol. Kwamen ze weer terug, omdat de luchtvracht niet ging. Dat is heel vervelend. Daardoor hebben we meer product in opslag. We verwachten ook dat de kans op een polio-uitbraak is toegenomen, omdat we een tijdje geen vaccins hebben kunnen leveren. Gelukkig is de productie steeds doorgegaan, want uiteindelijk zullen we meer vaccins moeten leveren, terwijl de vraag al heel hoog was.
Er zijn ook veel mooie dingen uit deze periode voortgekomen. Zo ligt de focus nu meer op sturen op output. En in korte tijd hebben we een mega systeemupgrade gehad en werken we nu met Microsoft Teams.
Wat is voor u als HR-directeur de grootste uitdaging tijdens deze coronapandemie?
Afstanden overbruggen, letterlijk en figuurlijk. Videobellen voelde voorheen bijvoorbeeld onpersoonlijk, het bleef vaak oppervlakkig. Ik heb nu gemerkt dat je echt goede gesprekken via beeld kunt voeren. Videobellen heeft zich van zijn empathische kant laten zien. Ik hoop dat we dit houden.
Belangrijk blijft om leidinggevenden en medewerkers te ondersteunen in hun rol, duidelijk te zijn in wat van hen wordt verwacht. Terwijl ik ook aandacht moet houden voor activiteiten die moeten doorgaan, zoals de voorbereiding van een nieuwe cao, modernisering van ons beloningsbeleid, duurzame inzetbaarheid, talentmanagement. Daarbij zelf zichtbaar blijven en anderen coachen om ook zichtbaar te zijn, vind ik een uitdaging.
