Een belangrijke taak van de ondernemingsraad is het bevragen en informeren van zijn achterban. Die zou dit in beginsel vrij – zonder belemmering – moeten kunnen doen. Voor leden van de ondernemingsraad geldt echter ook een geheimhoudingslicht.
Allereerst vallen zaken- en bedrijfsgeheimen die een lid van de ondernemingsraad in die hoedanigheid verneemt vanzelf onder de geheimhoudingsplicht. Daarbij kan gedacht worden aan investeringsplannen, productiemethodes et cetera. Daarnaast kan geheimhouding zien op informatie waarvan geheimhouding expliciet, bijvoorbeeld door de ondernemer, is opgelegd, of zien op informatie waarvan de ondernemingsraad in verband met eerder opgelegde geheimhouding van had moeten begrijpen dat de informatie een vertrouwelijk karakter heeft.
In het algemeen valt op te merken dat van het opleggen van geheimhouding terughoudend gebruik moet worden gemaakt. Het belemmert immers het contact van de ondernemingsraad met de achterban. Wanneer is het opleggen van geheimhouding verstandig? Waar liggen de grenzen?
De relatie tussen ondernemingsraad en achterban is ingewikkeld. De OR informeert en bevraagt zijn achterban, maar heeft ook nogal eens te kampen met weinig input. Daardoor kan er een kloof tussen hem en de achterban ontstaan. In het algemeen neemt de achterban een welwillende houding aan ten opzichte van de ondernemingsraad, maar voelt zich op individueel niveau niet betrokken bij de oordeel- en besluitvorming. De ondernemingsraad heeft de opdracht om deze kloof te overbruggen. De legitimiteit van wat de ondernemingsraad vindt, doet en zegt, ligt immers in zijn rol als vertegenwoordiger van de medewerkers.
De bestuurder heeft ook belang bij een goed contact tussen de ondernemingsraad en de achterban. Het verandervermogen van organisaties wordt immers bepaald door mensen die actief zijn voor en in de onderneming. Het stimuleren van achterbancontact en integrale werknemersbetrokkenheid vergroot het draagvlak. Dit draagt bij aan kwalitatief betere besluitvorming, waardenvorming en innovatievermogen van een onderneming. De dynamiek in de organisatie kan er echter voor zorgen dat de bestuurder ver(der) vooruit is in zijn denken. Wanneer hij de ondernemingsraad onvoldoende betrekt bij zijn plannen, zal de raad overzicht missen en niet in staat zijn om te komen tot goede inschattingen of afwegingen. De bestuurder heeft er dus groot belang bij om via onder andere de ondernemingsraad medewerkers te betrekken bij ontwikkelingen.
Rol bestuurder
Er zijn situaties denkbaar waarbij het noodzakelijk is dat informatie nog niet wordt verspreid. De bestuurder kan goede redenen hebben om informatie geheim te houden. Wanneer geheimhouding wordt opgelegd, kan de informatie gedurende een bepaalde tijd niet met de achterban worden gedeeld. Denk bijvoorbeeld aan bestuurs- en concurrentiegevoelige informatie, zoals fusie en beursgang. Hierbij kunnen schadelijke effecten optreden voor de onderneming wanneer informatie (vroegtijdig) met de medewerkers wordt gedeeld.
Het is de bestuurder, en hij alleen, die kan afwegen of de informatie waarover hij beschikt schadelijk is voor de onderneming, de ondernemer of voor personen in de organisatie, wanneer deze informatie breed wordt verspreid. Bij deze afweging dient de bestuurder in ogenschouw te nemen dat geheimhoudingsplicht de ondernemingsraad beperkt in zijn contact met de achterban.
Een verstandige bestuurder zoekt dus de grenzen op van wat er kan worden gedeeld. Tijdig delen van informatie voorkomt gewoonlijk onrust. De bestuurder moet altijd een afweging maken wat wel en wat niet gedeeld kan worden met de ondernemingsraad. Wanneer de reden voor het opleggen van geheimhouding niet zonneklaar is, moet met geheimhouding terughoudend worden omgegaan. Het is in het belang van de bestuurder om bij die afweging open te staan voor argumenten van de ondernemingsraad om geheimhouding – bijvoorbeeld in omvang en tijdsduur – in redelijkheid te beperken.
Rol ondernemingsraad
Wanneer de bestuurder informatie met de ondernemingsraad deelt onder geheimhouding en deze geheimhoudingsplicht wordt geschonden, dan kan de impact en schade voor de organisatie groot zijn.
Bovendien kan schending van de geheimhouding leiden tot uitsluiting van werkzaamheden voor de ondernemingsraad, is opzettelijke schending strafrechtelijk strafbaar gesteld en kan het leiden tot ontslag op staande voet. De ondernemingsraad moet dan ook zeer zorgvuldig met geheimhoudingsplicht omgaan. Ook wanneer het vertrouwelijke karakter niet expliciet door de bestuurder is aangegeven, zijn er zaken waarvan de ondernemingsraad zich moet realiseren dat deze (nog) geheim zijn. De ondernemingsraad dient zich daarnaast te realiseren dat hij een rol en positie in de organisatie heeft, waarbij hij altijd veel en meer informatie verkrijgt dan de rest van de organisatie. Met deze informatie moet de ondernemingsraad zorgvuldig omgaan, ongeacht of er al dan niet geheimhouding geldt. Deze zorgvuldigheid houdt in dat de ondernemingsraad zich – bij contact met de achterban – steeds moet afvragen of informatie (of delen ervan) met de achterban kan worden besproken.
In vroeg stadium betrekken
In sommige gevallen komt het de medezeggenschap ten goede wanneer de ondernemingsraad in een vroeg stadium wordt betrokken.
Bij vroegtijdig betrekken van de ondernemingsraad zit de besluitvorming nogal eens in de oriënterende of conceptfase. In een veranderproces is de ondernemingsraad degene die de voortgang kan vertragen of versnellen. Eerdere betrokkenheid leidt dan tot een versnelling van het proces, omdat partijen op hetzelfde moment dezelfde boodschap uitdragen.
Het actief betrekken en bevragen van de ondernemingsraad in deze fase kan leiden tot een kwalitatief en beter gedragen besluit. De bestuurder die de ondernemingsraad in een vroeg stadium wil betrekken bij de besluitvorming, heeft er alle belang bij om de ondernemingsraad in deze fase geheimhouding op te leggen. Vaak is het besluit nog niet concreet en zijn allerlei opties in bespreking. Dan helpt het partijen als ze in alle openheid kunnen spreken, zonder zich zorgen te maken over de vertrouwelijkheid van de informatie.
De combinatie tussen een open en eerlijk overleg met respect voor elkaars verantwoordelijkheden en rollen is van groot belang voor een volwassen samenwerking. Niets is funester voor het proces dan een onjuist of onvolledig geïnformeerde ondernemingsraad. Naarmate de (voorgenomen) besluitvorming concreter wordt en het proces richting het einde loopt, zal steeds weer de afweging gemaakt moeten worden of de geheimhouding nog gerechtvaardigd is.
Afweging bestuurder
Het is sterk afhankelijk van de omstandigheden en situatie of het opleggen van geheimhouding door de bestuurder gerechtvaardigd is. De bestuurder is degene die bepaalt of de informatie zodanig van aard is, dat het breed verspreiden van deze informatie schadelijk is voor de onderneming, de omgeving van de onderneming of de in de onderneming werkzame personen.
Een verstandige bestuurder realiseert zich dat een goed contact van de ondernemingsraad met de achterban hem veel oplevert. Er dient altijd een afweging plaats te vinden tussen het belang van geheimhouding en het belang van medewerkersbetrokkenheid. Zicht op en respect voor elkaars wederzijdse belangen en rollen is van groot belang voor het goed functioneren van de medezeggenschap in de organisatie.
Bron Dit artikel, eerder verschenen in OR-informatie (december 2014), is geschreven door Kim van der Hoeven. Zij was tot 1 oktober 2017 werkzaam voor AWVN als arbeidsjurist. Inhoudelijk herzien, februari 2023 (MH).
