We leven nu ruim een half jaar onder invloed van corona. Patronen in het dagelijks leven zijn veranderd, afstand houden van elkaar is niet alleen heel gewoon maar zelfs noodzakelijk in de strijd tegen het virus. Ook ons werkleven is veranderd. Na een periode van lockdown, gesloten kantoren en het leren omgaan met de online middelen die ons ter beschikking staan, zijn we beland in de fase waarin bij werknemers en werkgevers de vraag ontstaat welke maatregelen nodig zijn voor een goede (thuis)werkomgeving.
Hoe gaan we deze meer structurele maatregelen verankeren in de huidige arbeidsvoorwaarden? Ligt het maken van een thuiswerkregeling voor de hand? Als het aan de FNV ligt wel. Maar hoe moet zo’n regeling er dan uitzien? Kan deze zo flexibel worden ingericht dat hij ‘lockdownproof’ is? En hoe zit het met kantoor, wat gaan we daar nog doen?
Lockdown, bezinnen, structureren
Bovenstaande vragen kwamen aan bod tijdens een drietal netwerkbijeenkomsten die AWVN in de zomer organiseerde rond het thema back to work. In deze online bijeenkomsten spraken ruim 60 bedrijven en organisaties met elkaar over het werken thuis en op kantoor in coronatijd.
De fases die organisaties hebben doorlopen vertonen grote gelijkenissen. In de beginfase lag de nadruk op ‘de lockdown’. Naar kantoor gaan was geen optie, dus leerden we in rap tempo om te gaan met het fenomeen online vergaderen. Dat dit soms gedaan werd met de laptop op het aanrecht of op de vensterbank namen we voor lief, net zoals de extra belasting die ontstond door het feit dat het hele gezin ineens thuis moest blijven. Immers, nood breekt wet.
Na versoepeling van de lockdown-maatregelen begon een bezinningsperiode. Zeker, thuiswerken kent veel voordelen (niet meer in de file, boodschappen doen tussen de bedrijven door), maar we merkten ook dat werk en privé soms oncontroleerbaar in elkaar overliepen en dat het continu online zijn misschien wel vermoeiender was dan een dag op kantoor. In deze periode gaven veel bedrijven hun werknemers de mogelijkheid om middelen (bureaustoel, monitor) van kantoor naar huis te verplaatsen. Vaker gold dat werknemers zelf de vrijheid kregen om invulling te geven aan het thuiswerken. Ook keerden werknemers voor wie het werken vanuit huis té lastig bleek (deels) terug naar kantoor.
De fase van bezinning hebben we langzaam maar zeker verlaten. Op dit moment zitten we in de fase van structureren. Want: corona is nog niet weg, thuiswerken wordt steeds meer gewaardeerd, maar ook de sociale interactie wordt gemist. Werkgevers moeten zaken gaan organiseren!
Thuiswerken blijft
Het werken vanuit huis is een blijvertje. Dat is de conclusie van vrijwel alle werkgevers die deelnamen aan de netwerkbijeenkomsten, en dat wordt bevestigd door verschillende onderzoeken van bedrijven en vakorganisaties. Hoeveel dagen per week we dat gaan doen, verschilt per branche en binnen branches zelfs per bedrijf. Bedrijfscultuur en de aard van de organisatie spelen hierbij een belangrijke rol.
Bij het structuren van het werken thuis en op kantoor spelen een aantal thema’s:
Hoe regelen we het werken op kantoor?
Welke stijl van leidinggeven hoort daarbij?
Hoe zorgen we voor de nodige sociale verbinding tussen collega’s?
Welke faciliteiten en middelen worden ingezet?
Smeden van betrokkenheid
Het smeden van betrokkenheid is nodig. Niet alleen wordt het gebrek aan persoonlijke ontmoetingen en sociale interactie als een gemis ervaren, het gebrek hieraan levert op termijn ook risico’s op. Het aansturen van medewerkers kent uitdagingen. Er worden nieuwe eisen aan leiderschap gesteld. Onderlinge begeleiding en mentorschap is lastig. Welk effect heeft dit op de bedrijfscultuur?
Het is dan ook zaak om betrokkenheid te gaan organiseren. Werknemers werken graag thuis, maar komen zeker ook graag terug naar kantoor. In dat kantoor zijn alle waarborgen genomen rondom veiligheid en afstand houden. Werkgevers hebben echter een grotere verantwoordelijkheid dan ‘slechts’ het voldoen aan de protocollen.
Het nemen van deze verantwoordelijkheid begint met het in gesprek gaan met medewerkers. Wat willen zij? Wat missen ze specifiek en hoe zouden ze in contact willen zijn met de organisatie en met collega’s? Vanuit deze inventarisatie is het zaak om de interactie te gaan organiseren. Zowel de interactie tussen medewerkers die (deels) thuiswerken als met medewerkers die (omdat ze niet thuis kunnen werken) fulltime op kantoor aanwezig zijn. Het is belangrijk om medewerkers zélf te betrekken, juist in de afgelopen maanden hebben die immers ook zelf de verantwoordelijkheid genomen om thuis te werken en daarbij ontdekt wat ze nodig hebben.
Het organiseren van interactie en betrokkenheid klinkt natuurlijk paradoxaal. Is spontaniteit nog wel spontaan als je dit organiseert? Dat antwoord is niet zonder meer te geven. De ene organisatie heeft baat bij een grote mate van ‘gestructureerde spontaniteit’, bij andere organisaties gaat dit meer organisch. Wél is het de verantwoordelijkheid van iedere werkgever om na te denken over dit thema. Ga het gesprek aan met medewerkers en ondernemingsraad, neem actie en communiceer continu over visie, proces en maatregelen.
Om dit gesprek goed aan te gaan moet de werkgever ook hebben nagedacht over het HR-beleid. En over de verbinding van HR-beleid met het Arbo-beleid. Wat voor bedrijf willen we zijn na corona, wat betekent dat voor de verantwoordelijkheden van werkgever én medewerkers?
Faciliteiten en middelen
Bij het inzetten van faciliteiten en middelen voor thuiswerken wordt grofweg onderscheid gemaakt tussen financiële faciliteiten en fysieke middelen.
Een thuiswerkvergoeding kan worden overwogen om medewerkers te compenseren voor de extra kosten die zij maken omdat zij meer vanuit huis werken. Er lijkt zich een standaard te ontwikkelen van bedragen tussen de €25,00 en €50,00 per maand, maar ook de NIBUD-berekening van € 2,00 netto per thuiswerkdag werkt normerend. Een en ander is afhankelijk van het aantal uren dat wordt gewerkt vanuit huis. Het verstrekken van een thuiswerkvergoeding is geen verplichting. Hoewel het moeilijk kwantificeerbaar is, levert thuiswerken ook voordelen op voor werknemers. Denk bijvoorbeeld aan het vermijden van soms lange reistijden van huis naar kantoor. Te overwegen valt verder om het verstrekken van een thuiswerkvergoeding te koppelen aan het versoberen van de (vaste) reiskostenvergoeding.
Het verstrekken van middelen heeft te maken met de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een gezonde en veilige werkplek. Ook thuis. Soms is in de RI&E al vastgelegd welke voorzieningen en maatregelen noodzakelijk zijn. Vaak is hier een periodieke eenmalige vergoeding nodig om werknemers die structureel thuiswerken de juiste middelen te verschaffen. Denk hierbij aan middelen als computer en monitor, bureaustoel en verlichting. Ook kan gedacht worden aan het in bruikleen geven van middelen die nu op veel kantoren overbodig zijn.
Het verstrekken van vergoedingen en middelen is, los van de soms fiscale complexiteit, een onderwerp dat relatief overzichtelijk is. We zien ook in dat de huidige omstandigheden uitdagingen met zich meebrengen op het gebied van onderlinge verbinding en sociale interactie. Hoe gaan we de leemte op dit vlak opvullen?
Wat kan AWVN voor u doen?
AWVN helpt werkgevers met de verschillende aspecten van het werken thuis en op kantoor in de huidige omstandigheden. Bij het smeden van betrokkenheid kunnen wij een rol spelen. We kijken integraal naar het vraagstuk, niet alleen naar de regelingen, maar ook naar de mogelijkheden om verbinding te houden en naar de benodigde HR-instrumenten. Vanuit die benadering helpen onze adviseurs u bij het inventariseren van de wensen en gedachten van uw medewerkers, het aangaan van de dialoog en het komen tot gedragen oplossingen voor de hele organisatie.
Ook hebben wij werkgevers geholpen met het opstellen of aanpassen van het thuiswerkbeleid. Al dan niet vergezeld van een thuiswerkovereenkomst. In dit thuiswerkbeleid adresseren wij de faciliteiten en middelen die nodig zijn, ook wat betreft de fiscale afhandeling. Uiteraard nemen we ook de verplichtingen rond gezond en veilig werken vanuit de Arbo-wetgeving mee.
Graag gaan wij met u in gesprek over oplossingen voor uw organisatie. Neem hiervoor contact op met de AWVN-werkgeverslijn, tel. 070 850 86 05, of uw eigen AWVN-adviseur.
Meer weten? Neem contact met mij op!
