Wet bescherming klokkenluiders: nu al aan de slag

Op 24 januari 2023 is het wetsvoorstel Wet bescherming klokkenluiders door de Eerste Kamer aangenomen

en op 18 februari 2023 (gedeeltelijk) in werking getreden. Dat brengt nu al verplichtingen voor grote werkgevers met zich mee.

Doel van de wet is bescherming van mensen die in de context van hun werkgerelateerde activiteiten een misstand of een vermoeden van een misstand willen melden. Hoewel in de wet sprake is van werknemers, wordt dit begrip ruim omschreven. Het betreft niet alleen iedereen die een arbeidsovereenkomst heeft, maar iedereen die in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht. Hiertoe behoren ook bijvoorbeeld uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs die een vergoeding ontvangen.

Werkgevers met 50 of meer werknemers zijn verplicht voor 17 december 2023 hun interne procedure voor meldingen van misstanden aan te passen aan de nieuwe wet. Werkgevers met minstens 250 werknemers moeten zelfs nu al, bij de inwerkingtreding van de wet, hieraan voldoen. Uitgezonderd van de inwerkingtreding per 18 februari 2023 is de sanctiemogelijkheid van het Huis voor klokkenluiders en de wijze van vastlegging van het doen van een anonieme melding. En niet te vergeten: de ondernemingsraad moet met de regeling instemmen.

Gedragscode: verklaring en modelregeling 

De Stichting van de Arbeid heeft de ′Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen′ gepubliceerd. Daarmee wilde StvdA een bijdrage leveren aan de totstandkoming van een open bedrijfscultuur waarin misstanden veilig kunnen worden gemeld en de ontwikkeling van regelingen op ondernemings- en/of bedrijfstakniveau die het melden van vermoedens van misstanden in goede banen kunnen leiden. In de Verklaring is ook een modelregeling omgaan met melden vermoeden misstand opgenomen.
De Verklaring en de modelregeling zijn aangepast naar aanleiding van de Wet bescherming klokkenluiders die op 18 februari 2023 in werking is getreden en de Wet Huis voor klokkenluiders vervangt. Werkgevers zijn verplicht hun interne procedures voor meldingen van misstanden aan te passen aan de nieuwe wet.

• Download de verklaring

Wat is een misstand?
Een misstand is volgens deze wet een (gevaar van) schending van het Unierecht of een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Nieuw is dus dat nu expliciet schending van het Unierecht als mogelijke misstand genoemd wordt.
Er is van een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is sprake wanneer er een (gevaar voor) schending is van een wettelijk voorschrift, of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door de werkgever zijn vastgesteld. Ook is sprake van een dergelijke handeling of nalatigheid als er een gevaar is voor de volksgezondheid, veiligheid van personen, aantasting van het milieu, of voor het goed functioneren van een openbare dienst, of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet alleen persoonlijke belangen raakt en er sprake is van een patroon of structureel karakter (niet bij elke handeling of nalatigheid die ernstig of omvangrijk is, is sprake van een patroon of structureel karakter). Als de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is, hoeft geen sprake te zijn een patroon of structureel karakter, het maatschappelijk belang is ook zonder deze vereisten in het geding.
Schending van het Unierecht is het handelen of nalaten binnen een aantal beleidsterreinen dat onrechtmatig is of het doel en de toepassing van de regels ondermijnt. Voorbeelden zijn mogelijke fraude bij publieke aanbestedingen of het verzwijgen van een vermoeden van witwassen.

Schending van het Unierecht heeft betrekking op overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, witwassen van geld en terrorismefinanciering, productveiligheid en productconformiteit, veiligheid van het vervoer, bescherming van het milieu, stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn, volksgezondheid, consumentenbescherming, bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen, inbreuken die de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie schaden, inbreuken in verband met de interne markt (als bedoeld in artikel 26, tweede lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie).
Zie verder de site van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Verplichte meldprocedure, registratie van meldingen en vertrouwelijkheid
Op grond van de huidige Wet Huis voor klokkenluiders was een interne procedure voor het melden van misstanden al verplicht. Dat betekent dus dat de meeste werkgevers hun regeling alleen moeten aanpassen aan de nieuwe vereisten.
Voor werkgevers met in de regel meer dan 50 werknemers geldt dat zij hun interne meldprocedure voor het melden van vermoedelijke misstanden moeten aanpassen aan de strengere eisen op uiterlijk 17 december 2023.
Werkgevers met minimaal 250 werknemers moeten dit hebben gedaan wanneer de wet in werking is getreden. Als dit bekend is, zullen wij hierover berichten.
Let op: zoals gezegd tellen onder de nieuwe wet ook uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs die een vergoeding ontvangen, mee voor het vaststellen van de grens. De procedure moet daarom ook openstaan voor genoemde groepen. Niet verplicht, maar wel mogelijk is dat de werkgever de procedure ook openzet voor anderen, zoals zzp’ers, aandeelhouders, degenen die de melder bijstaan of familieleden van de melder.

Vereisten aan de procedure
Omdat schending van het Europees recht nu als een misstand wordt aangemerkt, moet de interne procedure voortaan ook openstaan voor het melden hiervan. De mogelijkheid om anoniem te melden moet bovendien in de regeling worden toegevoegd en daarin dient eveneens te staan dat de melder de misstand direct extern kan melden. De verplichting om eerst de misstand intern te melden bij bijvoorbeeld een bevoegde instantie, mag niet langer in de regeling staan.
De werkgever moet de melder binnen zeven dagen bevestigen dat de melding is ontvangen, en vervolgens binnen drie maanden de melder laten weten welke vervolgstappen de werkgever neemt of zal nemen.
Ook de eisen met betrekking tot de geheimhoudingsplicht van de identiteit van de melder zijn aangescherpt – zonder diens instemming mag deze niet worden prijsgegeven (tenzij het om een wettelijke plicht gaat).
Meldingen moeten op een juiste manier geregistreerd worden. Alle vereisten staan op een rijtje op de site van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Elke belanghebbende kan de kantonrechter vragen te bepalen dat de werkgever binnen een bepaalde termijn een procedure vaststelt. Daarbij zal het Huis van de klokkenluiders de bevoegdheid krijgen om een sanctie in te stellen in de vorm van een bestuurlijke boete tegen werkgevers die zich niet aan de wet houden.

Huis van de klokkenluiders
Het Huis van de klokkenluiders krijgt met deze wet wat meer bevoegdheden dan voorheen, met een afdeling advies en een afdeling onderzoek.
De afdeling advies doet aan algemene voorlichting en kan een (mogelijke) melder of een betrokken derde informeren en adviseren. Zij kunnen verwijzen naar een mogelijk bevoegde instantie of naar een organisatie die juridische of psychosociale ondersteuning kan verlenen.
De afdeling onderzoek beoordeelt of een verzoek in behandeling kan worden genomen en doet op grond daarvan onderzoek naar het vermoeden van een misstand of de wijze waarop een werkgever zich heeft gedragen jegens de melder. In dat geval moet er wel sprake zijn van een maatschappelijk belang bij het onderzoek of ernst van de misstand. Ook kan het Huis sancties opleggen aan werkgevers die geen intern meldkanaal hebben ingericht of zich hebben misdragen ten opzichte van een melder (deze mogelijkheid zal later in werking treden). Als het vermoeden op basis van de interne procedure naar behoren is behandeld door de werkgever, zal een onderzoek achterwege blijven. Op basis van het onderzoek kan het Huis aanbevelingen doen aan de werkgever.

Benadelingsverbod
Tijdens en na de behandeling van een melding van een misstand op redelijke gronden, mag de werkgever een melder niet benadelen. In de wet is een niet-limitatieve lijst opgenomen wat daaronder kan vallen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een negatieve beoordeling, demotie of overplaatsing. Het dreigen met deze maatregelen wordt tevens beschouwd als benadeling.
Ook tijdens of na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand, mag een werknemer niet benadeeld worden. Voorwaarde hiervoor is dat de melder redelijke gronden moet hebben om aan te nemen dat de gedeelde informatie juist is, hij voorafgaand een melding heeft gedaan bij zijn werkgever of een andere bevoegde autoriteit, en redelijkerwijze mag aannemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft. De bescherming tegen benadeling dekt ook het risico voor benadeling bij een melding bij een bevoegde autoriteit, of als het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen. Hierbij geldt namelijk omkering van de bewijslast. De benadeling wordt vermoed het gevolg te zijn van de melding of van de openbaarmaking daarvan. Elk beding dat het maken van een melding beperkt, is nietig.

Voor meer informatie of hulp bij het aanpassen van uw regeling, kunt u contact opnemen met Erica Wits (AWVN-advocaten) of Monica Wirtz (juridische zaken).