Achtergrondartikel
Is het beleid om ongewenste omgangsvormen op de werkvloer aan te pakken in uw organisatie op orde? Één van de maatregelen die werkgevers kunnen nemen is het opstellen van een gedragscode. In dit artikel vindt u onze tips voor het opstellen van een gedragscode (on)gewenste omgangsvormen en leest u hoe u zo’n gedragscode in de praktijk gebruikt.
Waarom een gedragscode opstellen?
Ongewenste omgangsvormen komen in elke werkomgeving voor. Het kan gaan om pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en geweld. Het komt voor tussen collega’s en leidinggevenden, maar ook in relatie tot derden, zoals klanten of patiënten. Het opstellen van een gedragscode kan helpen om een veilige werkomgeving te creëren. In een veilige werkomgeving is er meer werkplezier, minder verzuim, is de kwaliteit van het werk beter en zijn medewerkers productiever. Door een gedragscode op te stellen en te gebruiken, draagt u uit dat u ongewenst gedrag op de werkvloer serieus neemt en niet tolereert. Ook zorgt het voor duidelijke communicatie over wat u verstaat onder (on)gewenst gedrag. Medewerkers weten daardoor beter wat er van hen wordt verwacht en het geeft houvast om collega’s aan te spreken.
Tips voor het opstellen van een gedragscode
Het opstellen van een gedragscode voor uw organisatie is natuurlijk maatwerk. Ga er vooral zelf mee aan de slag.
Een aantal tips om u op weg te helpen
• Spreek af wie de gedragscode gaat opstellen. U kunt hier een werkgroep voor vormen. Betrek naast HR ook anderen, zoals de bedrijfsarts, vertrouwenspersoon én uw medewerkers. De OR heeft instemmingsrecht over de gedragscode.
• In de gedragscode vertelt u hoe u wilt dat medewerkers in uw organisatie met elkaar omgaan en wat u verstaat onder gewenst of ongewenst gedrag.
• Er kunnen culturele verschillen zijn op het gebied van omgangsvormen. Zorg daarom dat de gedragscode aansluit bij de diversiteit aan culturen en achtergronden in uw organisatie. In de samenstelling van de werkgroep kunt u hier al rekening mee houden.
• Denk na over de vorm van de gedragscode en hoe u hierover gaat communiceren. Wat werkt in uw organisatie beter: tekstueel in de vorm van een document, of visueel met plaatjes of video’s?
• Neem in de gedragscode op waar medewerkers terecht kunnen als zij toch te maken hebben met ongewenst gedrag. Zoals bij een vertrouwenspersoon of klachtencommissie.
• Vermeld ook welke maatregelen en sancties ingezet kunnen worden bij overtreding van de gedragscode.
Om verder rekening mee te houden
• De tips gaan vooral over ongewenste omgangsvormen tussen collega’s en leidinggevenden. U zou in de gedragscode ook nog de omgang met derden (klanten of patiënten) kunnen opnemen.
• Sommige werkomstandigheden brengen extra risico’s op ongewenst gedrag met zich mee. Bijvoorbeeld omdat medewerkers vaak ’s avonds of ’s nachts werken. Omdat zij niet bij de werkgever zelf, maar bij een opdrachtgever werken (zoals in de catering, beveiliging, schoonmaak). Of omdat medewerkers een zwakkere arbeidsmarktpositie hebben. Bijvoorbeeld als er veel concurrentie is en medewerkers tijdelijke contracten hebben. Dit kan ervoor zorgen dat er meer angst is om ongewenst gedrag te benoemen. Voordat u de gedragscode gaat opstellen, is het daarom goed om eerst de specifieke risico’s voor de medewerkers in uw organisatie in kaart te brengen.
Van beleid naar praktijk
Als u een gedragscode hebt opgesteld (en de OR hiermee heeft ingestemd), is het tijd om deze te delen met iedereen in de organisatie. Zorg dat medewerkers bekend zijn met de gedragscode door deze te bespreken in een werkoverleg en medewerkers te vragen hierop te reageren. Als u dit alleen op papier of via intranet communiceert, zal het effect op het beïnvloeden van gedrag zeer beperkt zijn. Zorg dat medewerkers weten waar zij terecht kunnen als zij ongewenst gedrag ervaren. Doe dit standaard bij nieuwe medewerkers. Bespreek het onderwerp regelmatig bij een werkoverleg en maak het onderdeel van voortgangsgesprekken. Zorg dat de gedragscode een levend document is en pas het aan als dat nodig is.
Cruciaal is dat het beleid wordt uitgedragen. Management en leidinggevenden hebben hier een rol in. Toon voorbeeldgedrag en spreek elkaar en medewerkers aan als er ongepaste grappen worden gemaakt. Voor leidinggevenden ligt er een belangrijke taak om ongewenst gedrag te herkennen. Hiervoor moet de leidinggevende weten wat er speelt op de werkvloer. Ga het gesprek aan als u merkt dat er iets aan de hand is. Bied een luisterend oor. Zorg dat medewerkers in het bedrijf bekend zijn met de vertrouwenspersoon. Dit maakt de drempel om een melding te doen lager. Als er een melding is gedaan van ongewenst gedrag, is het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan. Leidinggevenden kunnen trainingen of cursussen volgen om ongewenste omgangsvormen te herkennen of om gesprekstechnieken te leren.
Voorbeelden en meer informatie
Bekijk voor een uitgebreid stappenplan om een gedragscode op te stellen de Handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen op de werkvloer en de Werkwijzer seksuele intimidatie van TNO die op deze site staan.
De podiumkunstensector heeft een beleidskader gemaakt voor werkgevers om ongewenste omgangsvormen aan te pakken.
De vereniging voor werkgevers in de zwembaden en zwemscholen heeft een eigen gedragscode opgesteld.
De schoonmaakbranche heeft praktische tools voor medewerkers en leidinggevenden om ongewenst gedag en discriminatie onder de aandacht te brengen en bespreekbaar te maken.
Het College voor de Rechten van de Mens legt in een animatie uit wat seksuele intimidatie is en waar je terecht kunt als je hiermee te maken hebt gehad.
