Heeft u behoefte aan advies of begeleiding bij de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel? Bekijk wat AWVN voor u kan betekenen en zorg ook voor een succesvolle transitie!
Gaan we een nieuwe pensioenregeling ontwikkelen volgens de huidige regels, of zorgen we er meteen voor dat onze nieuwe regeling vrijwel geruisloos mee kan naar het nieuwe pensioenstelsel?
Die vraag lag voor bij opslagbedrijf EVOS, dat in het najaar van 2019 werd overgenomen door een investeerder en zich daarmee afsplitste van moederbedrijf Vopak. ‘We waren voorheen ondergebracht bij het pensioenfonds van Vopak’, vertelt HR-manager Maartje van Staden. ‘Bij de afsplitsing is afgesproken dat we daar tot en met 2022 aan mochten deelnemen. Op dat moment was nog niet precies bekend hoe het nieuwe pensioenstelsel eruit zou komen te zien. Gaandeweg ons traject naar een nieuwe pensioenregeling werd dat duidelijk en besloten we onze regeling zo goed als mogelijk aan te passen op het nieuwe pensioenstelsel.’
Uitgangspunt voor EVOS was dat de kwaliteit van de nieuwe pensioenregeling minstens gelijk moest zijn aan de bestaande regeling en dat de kosten niet hoger mochten uitpakken. Voor de overgang naar een nieuwe pensioenregeling werd een pensioencommissie opgericht, met daarin vertegenwoordigers van werkgever en werknemers en pensioenadviseurs voor beide partijen. EVOS schakelde AWVN in voor advies en begeleiding.
Het traject begon met een inventarisatie van basale onderwerpen, variërend van ‘hoe verhoudt pensioen zich tot AOW’ tot ‘wat zijn de kenmerken van de Vopak-regeling’. Van Staden: ‘Stapsgewijs hebben we allerlei punten verder uitgewerkt en keuzes gemaakt.’
Een ingrijpende keuze was om over te gaan van een uitkeringsregeling (‘defined benefit’, DB) naar een premieregeling (‘defined contribution’, DC). Met de komst van het nieuwe pensioenstelsel is een DC-regeling namelijk de norm. ‘Die overgang is complex, maar die moesten we door de komst van het nieuwe pensioenstelsel sowieso maken. We besloten dat in één keer te doen, met het oog op het proces en de kosten.’
EVOS besloot nóg een ingrijpende verandering aan te gaan. De gestaffelde pensioenpremie, waarbij werknemers gedurende hun loopbaan steeds meer pensioenpremie gaan betalen, maakte plaats voor een zogeheten flat rate – een premie die gedurende de hele loopbaan gelijk blijft. ‘Ook daarmee sorteerden we voor op de komst van het nieuwe pensioenstelsel’, verklaart Van Staden. ‘In onze oude regeling hadden we twee verschillende staffels. Binnen een DC-regeling kun je niet met een staffel werken.’
Die twee grote veranderingen maakten de vergelijking van de oude en de nieuwe pensioensituatie best ingewikkeld. ‘Het is heel specialistische materie. Verspreid over twee jaar hebben we in negen sessies van een dagdeel allerlei onderwerpen doorgesproken. De werknemers- en werkgeversdelegatie hadden daarnaast regelmatig overleg met hun eigen adviseur. Bij alles was de basisvraag: hoe zorgen we ervoor dat de kwaliteit van onze nieuwe regeling net zo goed is als van de oude regeling? De overgang van een gestaffelde premie naar een flat rate heeft bijvoorbeeld grote gevolgen van de zittende werknemers. Dat vraagt om individuele compensatie.’
Binnen de pensioencommissie werden werkgever en werknemers het met elkaar eens. Vervolgens gingen de bestuurder van EVOS en de vakorganisaties akkoord met het advies voor de nieuwe regeling. Daarna moest er een uitvoerder voor de nieuwe regeling worden gezocht. ‘Daarbij kwam het grote netwerk van AWVN en van de werknemersadviseur van pas’, vertelt Van Staden. ‘De commissie stelde criteria op voor de selectie van uitvoerders, met bijbehorende weging. Met onder meer de hulp van AWVN hebben we vervolgens een longlist van mogelijke uitvoerders opgesteld, die we vervolgens terugbrachten tot een shortlist van drie uitvoerders.’
Die drie presenteerden zich in de zomer van 2022 tijdens een zogeheten beauty parade. ‘We hebben uiteraard gekeken naar het rendement van deze drie uitvoerders: hoe beleggen ze? Voor toekomstige gepensioneerden is dat uiteindelijk de meest belangrijke vraag. Daarnaast zijn voor ons als werkgever de kosten belangrijk, maar we keken ook naar factoren als service en gebruiksvriendelijkheid van het portaal, zowel voor werkgevers als werknemers. En hoe we het contact ervoeren, woog ook mee: in welke uitvoerder heb je het meeste vertrouwen? De onderlinge verschillen waren niet heel groot, maar omdat we duidelijke criteria hadden met elk een eigen weging, kwam wel een van de drie als beste uit de bus.’
In de afsluitende fase werd de nieuwe premieregeling geïmplementeerd bij de nieuwe uitvoerder. Van Staden: ‘Juist omdat het zo’n ingewikkelde en in feite dubbele overgang was, hebben we in die fase nog wel wat verbeteringen moeten aanbrengen. We hadden een mooie royale planning, maar eind 2022 was het toch nog een race tegen de klok om alles op tijd af te hebben. We hadden onze planning gemaakt door terug te rekenen van de datum van invoering naar het begin van het proces. In de eindfase merkten we hoe belangrijk het was dat we tijd hadden ingeruimd voor onvoorziene zaken. Er bleken toch nog wat dingen te zijn die om afstemming en uitwerking vroegen.’
Dat het traject naar een nieuwe pensioenregeling bij EVOS succesvol is verlopen, komt mede door de goede samenstelling van onze pensioencommissie, zegt Van Staden. ‘Ook de behapbare manier waarop AWVN-adviseur Leon Mooijman steeds informatie over de bühne wist te brengen, hielp zeker mee. Op de achtergrond was ook zijn collega, pensioenjurist Eva Bakker, betrokken. Dat is het voordeel van AWVN: dat je een breed arsenaal aan deskundigheid op één plek vindt.’
De nieuwe regeling van EVOS is op 1 januari 2023 ingegaan. Dat is een halfjaar eerder dan de beoogde invoering van de nieuwe pensioenwet. Medio 2023 moeten daarom nog een paar kleine aanpassingen plaatsvinden. ‘Maar de grote exercitie die veel bedrijven de komende jaren moeten doen om zich aan het nieuwe stelsel aan te passen, hebben wij nu gelukkig al achter de rug’, zegt Van Staden. ‘Ik kan iedereen aanraden: begin op tijd en gun jezelf in de planning ruimte voor onvoorziene zaken.’
De pensioenadviseurs van AWVN staan ook voor u klaar. In de brochure leest u uitgebreid terug hoe AWVN u kan helpen bij de voorbereiding.
