Gelijke kansen binnen organisaties zijn essentieel voor een inclusieve en diverse werkomgeving. Een omgeving waarin iedereen, ongeacht achtergrond, geslacht, leeftijd of beperking, de mogelijkheid heeft om deel te nemen en zich te ontwikkelen. NS neemt deel aan de pilot Objectieve Doorstroom van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, KIS en AWVN. Deze pilot heeft als doel om organisaties te begeleiden bij het implementeren van interventies die gelijke kansen bij de ontwikkeling en doorstroom van hun medewerkers bevorderen.
Leonard de Roos, Senior Project Manager Finance vertelt in dit interview over de aanpak, geleerde lessen en toekomstige interventies om gelijke kansen bij doorstroom te verbeteren.
NS heeft al diverse initiatieven genomen om objectiviteit in werving en selectie (W&S) te waarborgen. Ze passen de stappen van objectieve werving en selectie toe, hebben hun Applicant Tracking Systems (ATS) hierop aangepast, experimenteren op sommige afdelingen met anoniem solliciteren en houden scores t.a.v. de gevraagde competenties bij. Door deze methoden toe te passen, verminder je de invloed van onbewuste vooroordelen en vergroot je de kans dat de beste persoon voor de functie wordt aangenomen. Daarnaast heeft NS diverse talentprogramma’s ontwikkeld. Voor sleutelposities wordt bijvoorbeeld specifiek gekeken naar de instroom van vrouwen en personen met een niet-westerse achtergrond (NWA).
Pilot ‘Objectieve Doorstroom’
En sinds september 2024 doet NS een jaar lang mee aan de pilot Objectieve Doorstroom, samen met Alliander en Achmea. Landelijke studies tonen aan dat niet iedereen gelijke kansen heeft als het gaat om ontwikkeling en doorstroom binnen organisaties. Deze pilot richt zich op het objectiveren van interne doorstroomprocessen om dit te verbeteren. Leonard de Roos, Senior Project Manager Finance en procesexpert reizigersopbrengsten, doet mee aan de pilot namens NS. Intern heeft hij een divers samengestelde werkgroep gevormd met recruiters, HR-medewerkers, collegae en management.
“Ik ben al heel lang bezig met de harde finance-processen en vind het leuk om mijn horizon te verbreden, dus toen ik gevraagd werd om me te verdiepen in het creëren van gelijke kansen zei ik geen nee. Mijn eigen ervaring speelt hier ook een rol in. Ik heb een tijd in Kenia gewoond en als ik daar in een drukke straat liep realiseerde me dat ik de enige witte persoon was. Ik voelde me geen moment onveilig, maar ik besefte dat het waarschijnlijk vergelijkbaar is met hoe het voelt voor iemand met een andere achtergrond in Nederland. Dat gevoel van buitengesloten zijn is niet prettig. Als gemeenschap en bedrijf moeten we dat proberen te voorkomen.”
Daarnaast gelooft De Roos sterk in het benutten van talent, ongeacht achtergrond. Niet alleen voor de samenleving, maar ook voor een diverser NS.
Waar staat NS met het bieden van gelijke kansen?
Nu hij dichter op het onderwerp zit ziet De Roos al veel goede dingen binnen NS. “Maar er zijn ook zeker verbeterpunten. Bijvoorbeeld, we hebben medewerkers met een niet-westerse achtergrond die goed doorstromen, maar naarmate je hoger in de organisatie komt, zie je dat toch minder. Dat is een inzicht dat steeds meer naar voren komt. Ik denk dat we qua doorstroming en het objectiveren daarvan nog goede stappen kunnen zetten. Een ander algemener voorbeeld is het transparanter maken van benoemingen van reeds beoogde kandidaten.”
De pilot ‘Objectieve Doorstroom’ richt zich op het objectiveren van processen en het uitwerken van verschillende interventies. De Roos heeft het onderzoeksrapport hierover van KIS onder de loep genomen. Daaruit maakte hij een Excel-overzicht met interventies, geclusterd per stap, om inzichtelijk te maken hoe ver NS is en waar de prioriteiten zouden kunnen liggen.
De eerste concrete stap was het in kaart brengen van de doorstroom journey: welke stappen doorlopen medewerkers binnen de organisatie en welke interventies kunnen er genomen worden? Dat heeft geholpen om te prioriteren waar winst te behalen valt.
Een concreet voorbeeld: Wat te doen met reeds beoogde kandidaten
Net als bij ieder bedrijf heb je soms bij interne vacatures te maken met een kandidaat die al beoogd is voor de functie. Dat proces zou opener en transparanter kunnen. Bij NS is het principe dat de kandidaat met de hoogste score op basis van de gevraagde competenties kan doorstromen. Wordt de beoogde kandidaat met een lagere score toch voorgedragen, en dus afgeweken van deze regel, dan is het voorstel dat dit wordt toegelicht aan de eerstvolgende hogere manager. Zijn er geen steekhoudende argumenten naar oordeel van de hogere manager, dan gaat de voordracht in principe niet door.
De Roos: “Je kunt onze pilot vergelijken met een aanbestedingsproces, waarop je op een aantal elementen moet scoren en zo wel of niet een aanbesteding wint. Hier draait het dan om objectieve en meetbare competenties, waar de vacaturehouder met HR van tevoren goed over heeft nagedacht.”
Interventies in ontwikkeling
NS werkt momenteel aan verschillende interventies om de doorstroom verder te objectiveren en transparanter te maken. Een pilot binnen de afdeling Finance richt zich op het objectiveren van interne vacatures en het versterken van het in kaart brengen van de competenties van medewerkers. Belangrijke actiepunten hierbij zijn:
- Objectieve criteria vaststellen: Op basis van job-analyses worden meetbare en relevante criteria vastgesteld.
- Transparante communicatie: Kandidaten krijgen vooraf inzicht in beoordelingscriteria en interne procedures.
- Gestandaardiseerde beoordelingsmethoden: Er wordt gewerkt aan eerlijke evaluaties.
- Individuele ontwikkelplannen: Medewerkers krijgen ondersteuning bij hun persoonlijke groei.
- Inclusief leiderschap stimuleren: Leidinggevenden worden betrokken om mee te denken hoe het doorstroom proces verbeterd kan worden.
De kracht van draagvlak
Het creëren van draagvlak bij leidinggevenden is essentieel voor succes. NS organiseert daarom regelmatig informatiesessies en publiceert artikelen om bewustwording te vergroten. Toch blijft het soms lastig om weerstand tegen verandering te overwinnen. “We doen het toch goed? Het is moeilijk om te zien dat er een probleem is als je het zelf niet ervaart,” aldus De Roos.
Een belangrijk inzicht dat NS heeft opgedaan, is dat het betrekken van managers, medewerkers en andere stakeholders bij het proces cruciaal is. Door hen actief mee te nemen en duidelijk te communiceren over de stappen die worden gezet, ontstaat er meer acceptatie en betrokkenheid.
Volgende stappen
De volgende stappen voor NS zijn gericht op het verder uitrollen van de pilot in Finance en het meten van de impact. De resultaten zullen worden gebruikt om objectieve doorstroom, na akkoord van alle stakeholders, verder te integreren in bredere HR-processen. “Ons uiteindelijke doel is een inclusieve organisatie waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen, ongeacht hun achtergrond,” concludeert De Roos. “Als er een manager naar mij toekomt en zegt dat hij blij is met de nieuwe aanpak omdat het hem geholpen heeft aan een hele goede interne kandidaat, dan ben ik een tevreden man.
NS blijft werken aan continue verbetering door inzichten uit data te combineren met ervaringen uit de praktijk. Hierdoor ontstaat een structurele aanpak die niet alleen werkt binnen Finance, maar ook breder uitgerold kan worden binnen de organisatie.
Conclusie
De inzet van NS om gelijke kansen bij doorstroom te verbeteren, laat zien hoe een gestructureerde en objectieve aanpak leidt tot meer transparantie en inclusie. Door duidelijke criteria, gestandaardiseerde processen en aandacht voor draagvlak te combineren, zet NS belangrijke stappen richting een eerlijker, inclusiever werkklimaat. Werkgevers en HR-professionals kunnen hier waardevolle lessen uit trekken om binnen hun eigen organisaties objectieve doorstroom te bevorderen.
