Waaruit bestaat de verificatie- en identificatieplicht voor de werkgever en de werknemer?
Verificatieplicht
Als werkgever bent u verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer het identiteitsbewijs te controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. Het identiteitsbewijs moet een origineel document zijn, zoals een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument. Op een rijbewijs en een verklaring van de Belastingdienst met BSN staat geen nationaliteit vermeld; hierdoor gelden deze documenten niet als identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Bij de controle dient u te letten op de volgende punten:
· pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
· kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
· handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
· vermelding nationaliteit: de identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
· geldigheid document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Bewaarplicht
Vervolgens moet u een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Het is niet de bedoeling dat de werknemer zelf een kopie maakt en aan u overhandigt. U hoeft dit alleen maar te doen bij aanvang van de arbeidsovereenkomst. Als het identiteitsbewijs op enig moment verloopt, hoeft u geen nieuwe kopie te maken. Bij de kopie moeten het documentnummer en de foto goed zichtbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie, zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW, de gevraagde inlichtingen kunt geven. U mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt genomen nodig is. Daar staat tegenover dat u verplicht bent de kopie te bewaren tot minstens vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de betreffende werknemer zijn werkzaamheden heeft beëindigd. Voorbeeld: als de arbeidsovereenkomst op 1 juli 2018 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2023. Het is belangrijk dat u deze stukken zorgvuldig bewaart. Denk hierbij aan het regelen wie wel of geen toegang heeft tot deze documenten/administratie en de technische beveiliging. Deze documenten bevatten immers bijzondere persoonsgegevens, zoals een foto en het BSN. Zorg dus ook voor een veilige vernietiging van de kopie.
Zorgplicht
De zorgplicht houdt in dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen en zij dus tijdig voor een nieuw document moeten zorgen als het identiteitsbewijs verloopt. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u meer informatie.
