Als een werknemer z’n privérekeningen niet tijdig betaalt, kan dit leiden tot een loonbeslag door een schuldeiser. Dat kan bijvoorbeeld een verhuurder, de telefoonprovider of de Belastingdienst zijn. Veel werkgevers hebben er een hekel aan als ze daarmee geconfronteerd worden. Loonbeslag levert immers administratieve lasten op. Veel werkgevers vinden dat zij niets te maken hebben met de financiële problemen van hun werknemers. Maar als u niet adequaat reageert, kan dat grotere gevolgen hebben dan u wellicht denkt.
Een loonbeslag is een zogeheten derdenbeslag: het beslag wordt onder een derde gelegd. Partijen zijn de werknemer en een schuldeiser. De derde, in feite een buitenstaander, is in dit geval de werkgever.
Een aankondiging of oplegging van een loonbeslag valt onder de geheimhoudingsplicht van de werkgever. Het loonbeslag wordt opgeheven als de schuld waarop het beslag betrekking heeft, volledig is afgelost (inclusief de eventuele incassokosten), of als een regeling is getroffen.
Iedere ondernemer dient de administratie, waaronder de loonadministratie, zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Dit brengt met zich dat afdrachten en loonspecificaties met betrekking tot het loonbeslag onder de fiscale bewaarplicht vallen. Het is verstandig om ook daarmee samenhangende documenten zoals het beslagexploot, te bewaren. Daarmee kan de handelswijze met betrekking tot het loonbeslag worden gelegitimeerd. Voor laatstgenoemd document is echter niet het voldoen aan een wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) de AVG-grondslag, maar het voldoen aan een contractuele verplichting of gerechtvaardigd organisatiebelang. Ook na afloop van een beslag en inhoudingen en afbetalingen kan er immers nog discussie ontstaan over de juiste afhandeling. En ook kan bij een eventuele herhaling het vanuit een zorgplicht van belang zijn dat de werkgever weet heeft van een eerdere situatie. De bewaartermijn zou dan op hooguit vijf jaar gesteld kunnen worden (de verjaringstermijn voor loonvorderingen bedraagt vijf jaar), maar twee jaar zou moeten volstaan in praktisch opzicht.
Als het beslag is opgeheven, is het bewaren van alle overige aan het loonbeslag gerelateerde stukken (zoals e-mails, gespreksverslagen) wellicht niet meer noodzakelijk, maar zoals gezegd zijn er zeker redenen e.e.a. nog twee jaar te bewaren. Deze stukken moeten daarna worden vernietigd.
Meer informatie op deze site: Loonbeslag en verwerking persoonsgegevens
Er kan sprake zijn van beslag op grond van een rechterlijk vonnis. Dit heet executoriaal beslag. Uitvoering van het vonnis door beslaglegging is dan direct mogelijk. Er kan echter ook sprake zijn van conservatoir beslag. In dat geval wil de beslaglegger bepaalde gelden veiligstellen voor het geval de werknemer later (nadat die ook na een reeks aanmaningen niet heeft betaald) door de rechter tot betaling wordt veroordeeld. Dit beslag vergroot de kans dat de vordering alsnog wordt voldaan en de inkomsten niet volledig opgaan – althans zolang de werknemer in dienst blijft en loon ontvangt.
Verklaring derdebeslag
Als een deurwaarder loonbeslag wil opleggen, ontvangt de werkgever een formulier ‘Verklaring derdenbeslag’. Deze verklaring heeft tot doel de deurwaarder inzicht te geven in het loon van de werknemer en eventuele andere bedragen die de werknemer ontvangt. Op die manier kan de deurwaarder bepalen op welke bestanddelen en tot welke hoogte hij beslag kan leggen. Het invullen en inzenden van de verklaring is niet vrijwillig. Doet de werkgever dat niet of niet tijdig (binnen vier weken), dan loopt hij het risico dat hij zélf wordt gedagvaard en wellicht zelfs wordt veroordeeld tot betaling van het gehele bedrag waarvoor het beslag is gelegd.
Wanneer de werkgever zijn verplichtingen aangaande het loonbeslag niet nakomt en het loon toch maandelijks aan de werknemer (schuldenaar) uitkeert, dan pleegt de werkgever een onrechtmatige daad. In dat geval kan de schuldeiser de werkgever aansprakelijk stellen voor het bedrag van de gehele vordering die de schuldeiser op de werknemer heeft én voor de wettelijke rente en de proces- en verhaalkosten.
Een schuldeiser kan beslag laten leggen op het basissalaris van de werknemer en daarnaast op vakantiegeld, bonussen, een dertiende maand en de eindejaarsuitkering. Niet voor niets gaan veel deurwaarders eind mei op pad. In die periode betalen veel bedrijven de vakantietoeslag uit en zijn de verhaalmogelijkheden groter.
De schuldeiser kan geen beslag leggen op onkostenvergoedingen. Hij moet ook rekening houden met de zogeheten beslagvrije voet. Dit is het vastgestelde bedrag dat de werknemer minimaal moet overhouden om in zijn primaire levensbehoeftes, zoals voeding, woonlasten en de betaling van de premie voor de ziektekostenverzekering, te kunnen voorzien. De hoogte van de beslagvrije voet is onder meer afhankelijk van de burgerlijke staat van de werknemer, de omvang van het gezin en het eventuele inkomen van de partner.
Als er loonbeslag is gelegd, moet de werkgever maandelijks een deel van het loon aan de deurwaarder overmaken. Dit kan tot gevolg hebben dat de werknemer het nog moeilijker krijgt; hij krijgt dan immers minder inkomsten. De kans bestaat dat er meerdere rekeningen niet (op tijd) kunnen worden betaald, waardoor er meer schuldeisers komen die ook weer beslag leggen op het loon. Dit mag echter niet tot gevolg hebben dat de werknemer niets meer van zijn salaris overhoudt. De werknemer heeft immers recht op de beslagvrije voet.
Als er meerdere schuldeisers zijn, dan is de schuldeiser die het eerst beslag heeft gelegd op het loon verantwoordelijk voor een eerlijke verdeling van het totale in beslag genomen loon. De eerste schuldeiser moet ook onderzoeken of er schuldeisers zijn die voorrang hebben, zoals het UWV of de Belastingdienst. In de praktijk regelt de deurwaarder van de eerste schuldeiser dit.
Als u weet of vermoedt dat een werknemer met financiële problemen kampt, is het belangrijk dat u dit met de werknemer bespreekt. Wellicht is loonbeslag te voorkomen door met schuldeisers een betalingsregeling af te spreken. Het kan een schuldeiser vertrouwen geven als u de werknemer ondersteunt in de gesprekken en onderhandelingen hierover. Ook kunt u de werknemer wijzen op instanties zoals het Nibud, of een budgetcoach inschakelen die de werknemer kan helpen om zijn financiële situatie in kaart te brengen en orde op zaken te stellen.
Financiële problemen veroorzaken vaak schaamtegevoel en stress, maar kunnen ook leiden tot afwijkend gedrag op de werkvloer, slapeloosheid, verminderde concentratie, ziekteverzuim of zelfs tot vormen van fraude of verduistering. Hoe eerder een probleem wordt onderkend en opgelost, des te kleiner de schade voor de werknemer en de werkgever.
Het is niet verstandig om voorschotten of leningen te verstrekken aan de werknemer. Nog afgezien van de wettelijke en fiscale aspecten hiervan, brengt dit een verstoring aan in de normale arbeidsverhouding. De werkgever is immers geen bank en er staat ook (niet direct) een arbeidsprestatie tegenover. Dergelijke financiële constructies leiden vooral tot een verschuiving van het probleem. Het ene financiële gat wordt opgevuld met het andere, waardoor het probleem niet verdwijnt of mogelijk zelfs verergert.
In sommige gevallen, bij voorbeeld als de werknemer (heel) fraudegevoelig werk verricht, valt te overwegen de werknemer tijdelijk ander werk te laten verrichten. Dit is een vergaande maatregel die u vooraf het best kunt bespreken met AWVN-advocaten.
Ontslag wegens financiële problemen van de werknemer gaat als sanctie doorgaans te ver. Dit kan anders zijn als de problemen nadelig effect hebben op het werk en als de werknemer weigert iets aan zijn situatie te doen. Raadpleeg ook in dit geval vooraf AWVN-advocaten.
Bron Astrid Zuidinga, Loonbeslag: uw probleem? Verschenen in Werkgeven (2014); tekst geactualiseerd oktober 2022.
