Vraag en antwoord over privacy in de arbeidsrelatie. Onderstaande vragen hebben betrekking op het gebruik van sociale media, e-mail en internet.
Mijn medewerker twittert dat hij geen bonus krijgt, omdat ons bedrijf te weinig winst heeft gemaakt. Mag dat?
In verband met de privacy van uw organisatie (bedrijfsgevoelige informatie) handelt uw medewerker onrechtmatig en kunt u hem hierop aanspreken. Voor het gebruik van sociale media in relatie tot de bescherming van de belangen van uw organisatie kunt u gedragsregels opstellen.
Sociale media zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Net zo min als internet en e-mail. Digitale ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Bedrijven kunnen er niet meer om heen, maar moeten er wel verstandig mee omgaan. AWVN adviseert werkgevers daarom transparant beleid te voeren ten aanzien van het gebruik van sociale media en internet – om zo de positieve effecten van het gebruik te benutten en de mogelijk negatieve effecten tot een minimum te beperken.
Hoe stuur ik het gebruik van sociale media vanaf de werkplek?
U kunt het beste hierover een gedragscode opstellen. Neem daarin ook een paragraaf over tijdsbesteding op.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij invoering voor een gedragscode met betrekking tot het gebruik van sociale media?
Ja, de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op grond van artikel 27 lid 1 sub k en l van de Wet op de ondernemingsraden. De instemming van de ondernemingsraad is in het bijzonder vereist, indien in het social-media-protocol een regeling is opgenomen voor het monitoren door de werkgever van het gebruik van social media door werknemers. Ook moet u al het personeel informeren bij invoering.
Mag ik op geregelde basis het e-mail en internetgebruik van medewerkers controleren?
U mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag u controles uitvoeren. U moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Het controleren van het e-mail- en internetgebruik van medewerkers is aan te merken als een personeelsvolgsysteem.
Mag ik alle e-mails van mijn medewerkers uitgebreid controleren?
Nee, er mag slechts beperkt worden gecontroleerd. Bij controle van e-mailberichten dient de inhoud van privé e-mailberichten ontzien te worden. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail. Het is nog beter om maatwerk uit te voeren door controles te beperken tot louter verdachte medewerkers. Informatie in e-mailverkeer van medewerkers met een beroepsgeheim, zoals leden van de ondernemingsraad en bedrijfsartsen, moet volledig worden ontzien.
Wat hanteer ik als doel van een e-mailcontrole?
Het doel van de controle op e-mail en internetgebruik is doorgaans de controle op naleving van de hierover in de organisatie opgestelde richtlijn. Een doel kan bijvoorbeeld ook zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies. Denk ook aan een verbod op bezoek van bepaalde websites die de goede naam van uw organisatie zouden kunnen aantasten (porno/kansspelen). U kunt bezoek aan deze verboden websites blokkeren, zodat bezoek door medewerkers niet mogelijk is.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij invoering van een controlesysteem?
Ja, bij invoering, wijziging of intrekking van een controlesysteem/richtlijn heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.
Hoe informeer ik mijn medewerkers over een richtlijn over gebruik e-mail en internet en de controle daarvan?
Voor de gebondenheid door de medewerkers aan de richtlijn kunt u het beste bij indiensttreding de medewerker de richtlijn laten ondertekenen. En in de arbeidsovereenkomst kunt u vermelden dat de richtlijn een integraal onderdeel is van de arbeidsverhouding. Voor de gebondenheid is niet voldoende dat de ondernemingsraad heeft ingestemd met de richtlijn.
