Vraag en antwoord over privacy in de arbeidsrelatie. Onderstaande vragen hebben betrekking op (het opnemen van) telefoongesprekken, camera’s en personeelsvolgsystemen.
Is het heimelijk opnemen van telefoongesprekken van medewerkers toegestaan?
In het geheim opnemen van een telefoongesprek is alleen toelaatbaar bij bedreigingen, bommeldingen en bij verdenking van strafbaar gedrag, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen. U mag dit alleen doen als een andere, minder ingrijpende wijze niet meer mogelijk is.
Bij geheime opnames moet u voldoende waarborgen treffen, zoals de verhindering van onrechtmatige toegang tot de opnames, en zo spoedig mogelijk vernietiging van de opnames bij afwezigheid van strafbaar gedrag.
Telefoongesprekken van medewerkers opnemen is slechts toegestaan als u daarbij een gerechtvaardigd belang heeft, bijvoorbeeld bij verdenking van fraude. U dient een privacytoets uit te voeren. Dit betekent dat u de belangen van de medewerker in kwestie moet afwegen tegen uw belang bij het opnemen van telefoongesprekken. U moet de betrokken medewerker(s) van tevoren informeren over het opnemen.
Hoe lang mag ik de opnames van telefoongesprekken bewaren?
In het algemeen geldt dat opnames van telefoongesprekken niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk, bij voorkeur niet langer dan zes maanden.
Mag ik een verborgen camera op de werkplek installeren om bijvoorbeeld diefstal op te helderen?
In principe mag een werkgever geen gebruik maken van een verborgen camera, omdat dit een inbreuk vormt op de privacy van de medewerker. Maar als u een gerechtvaardigd belang heeft, mag het wel. Dit is het geval wanneer alle andere manieren om diefstal op te helderen zijn mislukt. Daarnaast moet het cameratoezicht noodzakelijk zijn. Als de werkgever het doel op een andere manier kan bereiken, dan gaat hier de voorkeur naar uit. Het cameratoezicht mag alleen voor korte periodes worden ingezet, moet gericht plaatsvinden en beperkt blijven tot incidentele gevallen.
Let op! Het is van belang om een regeling op te stellen over het gebruik van (verborgen) camera’s. De ondernemingsraad heeft hierover instemmingsrecht. Daarnaast moeten het personeel en de ondernemingsraad hierover worden geïnformeerd.
Als ik de medewerkers vooraf informeer, dan zal het verborgen cameratoezicht weinig zin hebben. Hoe omzeil ik dat?
U kunt in de arbeidsovereenkomst daarover een clausule opnemen. Bijvoorbeeld dat er steekproefsgewijs controles plaatsvinden en dat u het recht voorbehoud om hierbij gebruik te maken van een verborgen camera.
Hoe lang mag ik de beelden bewaren?
De beelden mogen niet langer dan vier weken worden bewaard. Maar als zich in die periode een incident voordoet (bijvoorbeeld winkeldiefstal), mag u de beelden bewaren totdat het incident is afgewikkeld.
Wat kan er gebeuren als er niet aan alle wettelijke vereisten is voldaan?
U riskeert dat een rechter in een procedure de beelden kwalificeert als onrechtmatig verkregen bewijs en deze niet gebruikt mogen worden tegen de medewerker. Als de ondernemingsraad geen instemming heeft verleend, kan zij de nietigheid van het besluit inroepen binnen één maand nadat het besluit is genomen, of nadat de ondernemingsraad van het besluit wist of had kunnen weten. Nietigheid betekent in dit geval dat de camera’s verwijderd moeten worden en de opgenomen beelden idem.
Wat zijn personeelsvolgsystemen?
Dit is het volgen van personeel via een geautomatiseerd systeem, zoals prikklok, pieper, controlecamera’s, badges, e.d. Er zijn ook systemen die niet bedoeld zijn voor het volgen van personeel, maar wel als zodanig gebruikt kunnen worden. Denk aan beveiligingscamera’s, GPS, chipkaarten en telefoonopnamen.
Waar moet ik rekening mee houden bij het invoeren van een personeelsvolgsysteem?
Als er een ondernemingsraad aanwezig is, heeft deze instemmingsrecht met betrekking tot de invoering, wijziging of intrekking van een regeling over een personeelsvolgsysteem. U moet altijd nagaan of deze verwerking van persoonsgegevens een legitiem doel heeft. U moet ook nagaan of er andere manieren zijn die minder verstrekkend zijn, gelet op de privacy van de werknemer. De gegevens mag u niet langer bewaren dan noodzakelijk is en u moet de gegevens zorgvuldig bewaren en zorgvuldig vernietigen als deze niet meer nodig zijn.
Hoe informeer ik mijn medewerkers over een regeling inzake een personeelsvolgsysteem?
Voor de gebondenheid door de medewerkers aan de regeling kunt u het beste bij indiensttreding de medewerker de regeling laten ondertekenen. Of u kunt in de arbeidsovereenkomst vermelden dat de regeling integraal onderdeel uitmaakt van de arbeidsverhouding. Voor de gebondenheid is niet voldoende dat de ondernemingsraad heeft ingestemd met de regeling.
De ondernemingsraad heeft ingestemd met het gebruik van GPS op de voertuigen. Mag ik de verkregen informatie ook gebruiken voor beoordeling van de medewerkers?
Nee, u mag deze persoonsgegevens nergens anders voor gebruiken dan waarvoor zij zijn bedoeld. En dus mogen de gegevens niet gebruikt worden als controlemiddel van het functioneren van de medewerker.
