Door het uitbreken van de coronacrisis begin 2020, het sluiten van de grenzen, het uitroepen van een lockdown en het nemen van allerlei coronamaatregelen heeft thuiswerken een grote vlucht genomen. Wanneer het enigszins mogelijk is en geen fysieke aanwezigheid op kantoor of de productiefaciliteit nodig is, wordt er thuisgewerkt. In HR-termen: ‘working from home’ of ‘remote working’. Al snel zijn er ook vragen ontstaan over het wijzigen van allerlei vergoedingen, zoals reiskosten, inrichting van kantoor thuis, etc. Wat verstaan we echter onder remote working en, zeker wanneer dat over de grens plaats vindt, kan dat allemaal wel? Met andere woorden: zou dat wel moeten mogen? Het is namelijk zo dat remote werken op het gebied van de schijf van vijf, het gezond ‘werk geven’, de nodige gevolgen heeft als dat internationaal gebeurt. Die internationale component komt in dit artikel aan de orde.
Wat verstaan we onder remote working?
Werken op afstand is een werkstijl waarmee werknemers buiten een traditionele kantooromgeving kunnen werken. Het is gebaseerd op het concept dat het werk niet op een specifieke plaats hoeft te worden gedaan om succesvol te worden uitgevoerd. In plaats van elke dag naar een kantoor te gaan om vanaf een aangewezen bureau te werken, kunnen werknemers hun werkzaamheden uitvoeren waar ze maar willen. De opvattingen over wat de meest geschikte werkplek is, zijn hierdoor verschoven. De digitale nomade deed zijn intrede. Wanneer dit in internationaal perspectief wordt gezien, dan wordt dit bestaan als nog aantrekkelijker voorgesteld. Wat is er heerlijker om vanuit je luie strandstoel in de zon of in de schaduw vanaf het strand in een heerlijk oord lekker te werken? Het is bovendien nog goed voor de werk-privébalans en goed voor het milieu, omdat er minder gereisd hoeft te worden. Maar is het wel allemaal zo rooskleurig?
Wat verstaan we onder de schijf van vijf?
Of nu nationaal of internationaal wordt gewerkt, een werkgever moet altijd rekening houden met vijf HR-gebieden. Deze vijf worden wel de harde kant van HR genoemd, de kant waar het om de pegels gaat. Daarnaast betreft dit echter tevens de gebieden waar zonder meer aandacht aan besteed moet worden, omdat anders de bedrijfsvoering schade kan leiden, maar ook niet goed voor de werknemers wordt gezorgd en de werkgever als gevolg daarvan zijn zorgplicht voor zijn werknemers verwaarloost.
Deze schijf van vijf betreft:
1. migratie (wordt beschikt over de benodigde vergunningen om in een land te werken plus gelden er registratie- inschrijvings- en notificatieverplichtingen in bepaalde landen?)
2. sociale verzekeringen (in welk land is de werknemer gedekt voor sociale verzekeringen, is wel of niet sprake van detachering of werken in verschillende landen, in welk land worden premies betaald, uit welk land ontvangt de werknemer eventueel uitkeringen (ziektekosten, kinderbijslag, opbouw wettelijk ouderdomspensioen))
3. arbeidsrecht/arbeidsvoorwaarden (welk arbeidsrecht is van toepassing, met welke werkgever in welk land is een arbeidsovereenkomst gesloten, wat is het pakket arbeidsvoorwaarden?)
4. fiscaal (waar is het loon van de werknemer belast en heeft een werkgever een verplichting om in een werkland een salarisadministratie op te zetten?)
5. pensioen (kan het pensioen tijdens de internationale tewerkstelling worden voortgezet en welke (fiscale) gevolgen heeft dat, met name ten aanzien van de bruto-nettoberekening).
Wat zijn de verschijningsvormen van remote working?
We hebben inmiddels gezien dat remote working zich in velerlei gedaantes kan voordoen. Een aantal voorbeelden en variaties op een thema: bij het uitbreken van de coronapandemie ontstond paniek en als gevolg daarvan keerden veel buitenlandse werknemers die in Nederland woonden terug naar hun eigen land van oorsprong. Ook Nederlandse expats werden gerepatrieerd uit de VS, China, India etc. Daarnaast werd aanbevolen en vrijwel onmiddellijk opgevolgd thuis te werken. Wanneer dat enkel en alleen in Nederland plaatsvindt natuurlijk in beginsel geen probleem, maar wanneer men gewoonlijk in Nederland werkte, maar in België of Duitsland woonde, dan ontstonden er al snel vragen over de toepasselijke sociale zekerheid en belastingen.
Na verloop van tijd werd de coronacrisis weer een beetje gematigd en keerden veel werknemers terug, maar desalniettemin ontstond de vraag of toch thuis gewerkt kon worden, omdat men dit gewend was geworden. In principe waren veel bedrijven wel geneigd dit te honoreren, maar geconfronteerd met de gevolgen werd dit beperkt in tijd, bijvoorbeeld tot 6 weken, 3 maanden of maximaal 183 dagen. Wanneer men langer thuis wilde blijven, werd geadviseerd vakantie of onbetaald verlof op te nemen.
In sommige gevallen werd reclame gemaakt voor remote working op het strand! Een voorbeeld is het werken op Barbados. Het land maakt reclame voor het op Barbados werken. Degenen die dat willen doen krijgen een verblijfsvergunning voor een jaar en hoeven in dat eerste jaar geen inkomstenbelasting te betalen. Wel moeten ze een inkomen hebben van € 45.000 USD en een ziektekostenverzekering.
Inmiddels zijn grote internationale techbedrijven, zoals Spotify met hoofdkantoor in Zweden, Facebook en Google met hoofdkantoren in de Verenigde Staten, evenals veel andere bedrijven, beleid gaan ontwikkelen om er voor te zorgen dat hun werknemers wereldwijd kunnen werken, bijvoorbeeld vanuit hun eigen huis.
Op dit moment doet zich bij veel bedrijven de vraag voor of structureel moet worden overgegaan tot thuiswerken, ook na de coronapandemie. Bedrijven vragen zich af waar rekening mee moet worden gehouden en zijn bezig met het ontwikkelen van beleid om het thuiswerken te faciliteren.
Wat heeft remote working voor gevolgen op het gebied van de schijf van vijf?
Wat veel van voornoemde situaties van remote working in internationaal verband met elkaar gemeen hebben, dat is dat de werkgever en werknemer niet meer in hetzelfde land actief zijn en als gevolg daarvan ontstaan veel vragen op het gebied van de schijf van vijf. Deze verschijningsvorm is een uitvloeisel van het feit dat de werknemers door de coronacrisis in een andere land zijn gaan wonen of werken dan voorheen. Voor de werkgever staat voorop dat de verloning compliant is, dat wil zeggen in lijn met geldende wet- en regelgeving.
Bedrijven die op zoek zijn naar talent grijpen, onder het mom van ‘never waste a good crisis’, het remote working aan om overal over de hele wereld talent te spotten en er vervolgens voor te kiezen dat talent niet naar Nederland te halen, maar in het land van oorsprong te laten werken.
Voor beide verschijningsvormen worden hierna de aandachtspunten beschreven waar m.b.t. de schijf van vijf rekening mee moet worden gehouden.
De eerste situatie: de schijf van vijf op het gebied van arbeidsmigratie en remote working
Om de risico’s voor remote working goed in beeld te krijgen, is het misschien goed om nog even terug te gaan naar de situatie zoals deze bestond voorafgaande aan de pandemie. Tot eind 2019, begin 2020 werd gewoonlijk op kantoor gewerkt. Van tijd tot tijd werkten werknemers thuis, maar dat was veelal slechts voor een dag in de week, een vaste thuiswerkdag. Internationale arbeidsmobiliteit was daarnaast onbeperkt mogelijk. Veel werknemers gingen de grens over voor zakenreizen, als commuter, voor grensarbeid of voor korte of lange uitzendingen (expatuitzendingen). Hierna wordt aan de hand van de schijf van vijf eerst de ‘oude’ situatie beschreven en daarna de gevolgen van de coronacrisis op dat gebied.
• Migratie
De meeste werknemers waren onderdanen van hun eigen land en woonden en werkten in hun eigen land. Verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunningen waren niet nodig. Voor EU-werknemers was er vrij verkeer van werknemers en vrij verrichten van diensten, waardoor onbeperkt in andere lidstaten kon (en nog steeds kan, met uitzondering van onderdanen van het Verenigd Koninkrijk) worden gewerkt. Voor zakenreizen en internationale uitzendingen naar niet EU-landen werden visa en/of tewerkstellingsvergunningen aangevraagd.
Als gevolg van de coronacrisis wordt in deze situatie voor de in Nederland gevestigde werkgever en de gewoonlijk in Nederland werkzame werknemer geconstateerd dat de niet EU-werknemers geen gebruik meer maakten van de vergunningen, omdat ze teruggekeerd waren naar het eigen land van oorsprong. Voor dat land van oorsprong heeft de werknemer veelal geen verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning nodig. Dat is de makkelijke kant. Maar wat gebeurt er met de vergunningen die voor Nederland zijn afgegeven, zeker wanneer gedurende langere periodes in het buitenland wordt verbleven. Dit moet in ieder geval gemeld worden aan de desbetreffende instantie, de IND en bezien moet worden hoe lang men buiten Nederland mag verblijven, zonder dat de vergunningen komt te vervallen. Want, wanneer deze vervalt is terugkeer naar en werken in Nederland eerst weer aan de orde wanneer opnieuw beschikt wordt over een nieuwe vergunning.
Wanneer de werknemer echter een andere nationaliteit heeft van het land waar hij naartoe is gegaan om vanuit huis te werken, dan is de allereerste vraag die gesteld moet worden of het werkland dat wel toestaat. De meeste landen beschermen hun arbeidsmarkt en stellen die in principe enkel open voor eigen onderdanen. Wanneer desalniettemin in dat land gewerkt wordt is al snel sprake van illegale arbeid met het risico op boetes en andere sancties.
• Sociale verzekeringen
De meeste werknemers waren verzekerd voor de sociale verzekeringswetgeving in het land waar ze gewoonlijk werkten en wanneer ze internationaal gingen werken werd er voor gezorgd dat dit zo veel als mogelijk werd voortgezet. Indien nodig werden aanvullende verzekeringen afgesloten ter dekking van bepaalde risico’s. De werkgever hield premies voor de sociale verzekeringen in via de salarisadministratie en droeg deze af aan de bevoegde instanties in het land waar ze gewoonlijk werkten.
Als gevolg van de coronacrisis en bij het uiteenlopen van de vestigingsplaats van de werkgever en het wonen van de werknemers ontstaan vragen over de verplichte aansluiting bij de sociale verzekeringen. Wanneer niet meer in Nederland gewerkt en gewoond wordt, omdat het centrum van het maatschappelijk leven zich naar het buitenland heeft verplaatst en aldaar wordt gewerkt voor langere tijd, eindigen de Nederlandse sociale verzekeringen. Men is niet meer verzekerd voor de volks- en werknemersverzekeringen, inclusief de verzekering voor ziektekosten op basis van de Zorgverzekeringswet en de Wet Langdurige Zorg.
Wanneer men in een ander land is gaan werken ontstaat ook direct de vraag of daar misschien sprake is van verzekeringsplicht, omdat men in dat land werkt en verplicht verzekerd wordt. Dit betekent, dat wellicht in het werkland door de werkgever premies moeten worden afgedragen. De werkgever zal dan aldaar een salarisadministratie moeten gaan voeren en de premies laten inhouden en afdragen.
• Arbeidsrecht/arbeidsvoorwaarden
De meeste werknemers hadden een werkgever in Nederland en hadden een arbeidsovereenkomst naar Nederlands Burgerlijk Recht. Expats hadden veelal een voortgezet dienstverband met hun werkgever in het land van oorsprong.
Als gevolg van het niet meer in Nederland werken ontstaan allerlei vragen over de zorgplicht van de werkgever voor zijn werknemers die zich in het buitenland bevinden. Wanneer voor langere tijd in het buitenland wordt gewerkt, is dan het Nederlands arbeidsrecht nog wel van toepassing? En met welke arbeidstijden heeft men te maken? Wat te doen bij ziekte? En welke dwingende arbeidsrechtelijke verplichtingen in het werkland moeten allemaal nageleefd worden? Moet misschien aldaar ook een cao of aanvullend bedrijfspensioen nageleefd worden? In ieder geval heeft de werkgever een informatieplicht aan zijn werknemers wanneer deze langer dan een maand in het buitenland werkt.
• Belastingen
De werknemer was in het werkland onderworpen aan belasting, ofwel omdat er sprake was van een (materiële) werkgever in het werkland of wel omdat de werknemer meer dan 183 dagen in het werkland verblijf hield. Dat volgde uit de toepassing van het belastingverdrag tussen het fiscale woonland en het werkland van de werknemer.
Als de werknemer in Nederland is belast en aan de voorwaarde wordt voldaan, dan is de 30% regeling aantrekkelijk. Van het salaris van de werknemer is 70% belast en de resterende 30% ontvangt hij in de vorm van een gericht vrijgestelde vergoeding ter bestrijding van de zogenaamde extraterritoriale kosten.
Bij het remote working zijn er ook op dit gebied belangrijke gevolgen, zie hierna.
• Aanvullend bedrijfspensioen
In het verlengde van het gewoonlijke arbeidsrecht hadden de meeste werknemers een aanvullend bedrijfspensioenregeling die door hun buitenlandse werkgever was afgesloten en bij internationaal werken, onder voorwaarden, op een fiscaal vriendelijke manier werd voortgezet.
Bij het remote working zijn er ook op dit gebied belangrijke gevolgen, zie hierna.
De tweede situatie: het aantrekken van internationaal talent en dat in het land van oorsprong (van werving), laten werken. Waar moet men dan aan denken op het gebied van de schijf van vijf?
Wanneer iedereen vanuit huis kan werken, waarom dan nog werknemers naar een ander land halen om daar te werken. Ga ze gewoon werven in het land waar ze wonen, het land waarvan ze gewoonlijk de nationaliteit hebben en mogen werken zonder vergunning en biedt ze een contract aan! Maar zit er ook een keerzijde aan?
Wanneer we de schijf van vijf voor deze situatie nalopen, dan komen daaruit de volgende aandachtspunten naar voren.
• Migratie
Wanneer de werknemer een onderdaan is van het land waar hij wordt gecontracteerd is een vergunning veelal niet aan de orde. Wel kan het zijn dat de werkgever een aantal registratieverplichtingen heeft in dat land, wanneer hij een werknemer een contract aanbiedt. Wordt een onderdaan met een andere nationaliteit dan het werkland gecontracteerd, dan is de eerste vraag of een tewerkstellingsvergunning nodig is.
• Sociale verzekeringen
Een werknemer die lokaal werkt zal veelal ook daar sociaal verzekerd zijn. Voor de Nederlandse werkgever betekent dit, dat hij in dat land premies zal moeten inhouden en afdragen. Wanneer de werkgever in dat land geen vestiging heeft zal hij dit via een lokaal administratiekantoor moeten laten verzorgen en daarvoor een fee betalen. De werknemer moet opgenomen worden in de lokale administratie en aan de hand van zijn bruto loon moeten premies worden berekend. Afhankelijk van het premieniveau van het werkland, wel of niet met een premiemaximum, kan dat leiden tot hogere werkgeverslasten in het werkland.
• Arbeidsrecht/arbeidsvoorwaarden
Nederlandse bedrijven zijn bij het op deze manier contracteren van een geworven kandidaat in het buitenland veelal geneigd hun Nederlandse arbeidsovereenkomst, opgesteld naar het Nederlands burgerlijk wetboek, aan te bieden. De vraag is of dat verstandig is, omdat dan het Nederlandse arbeidsrecht wordt geëxporteerd naar het buitenland en veelal niet past. Denk bijvoorbeeld aan de loondoorbetaling bij ziekte van 104 weken en het toepasselijk verklaren van een Nederlandse cao. In de situatie van internationaal werven en lokaal werken kan in veel gevallen beter met een lokaal contract worden gewerkt. Dit kan via een lokale arbeidsrechtjurist of advocaat worden verkregen, die ook de nodige informatie over het lokale arbeidsrecht kan geven. Het is aan te raden in de situatie van lokaal werven alles zo eenvoudig mogelijk te houden, door ook het sociale gebouw, sociale zekerheid, arbeidsrecht, cao en aanvullend pensioen waar nodig zo veel als mogelijk lokaal te regelen.
• Belastingen
Fiscaal wordt iemand woonplaats beoordeeld aan de hand van feiten en omstandigheden. Volgens de Hoge Raad gaat het om het vaststellen of iemand een persoonlijke band van duurzame aard met Nederland heeft. Als het voormalig woonland van de werknemer het fiscale woonland van de werknemer is (gebleven) dan is het loon toerekenbaar aan elke werkdag in het woonland, in het woonland belast. Dat heeft gevolgen voor de bruto-netto berekening en de toepassing van bijvoorbeeld de 30% regeling.
De werkgever moet zich afvragen of hij, naar het lokale belastingrecht gemeten, in het voormalig woonland een salarisadministratie moet voeren of dat de werknemer de verschuldigde belasting kan afdragen door het indienen van een aangifte inkomstenbelasting.
Als het voormalig woonland van de werknemer niet het fiscale woonland van de werknemer is, dan is hij fiscaal inwoner van het werkland. In dat geval is het loon toerekenbaar aan de in het voormalig woonland doorgebrachte werkdagen in dat land belast als hij (i) meer dan 183 dagen aldaar verblijf houdt, (ii) in dat land een (materiele) werkgever heeft of (iii) werkt voor een lokale vaste inrichting van de werkgever. Dat kan gevolgen hebben voor de bruto-netto berekening en de 30%-regeling.
• Aanvullend bedrijfspensioen
Als het loon toerekenbaar aan de in het (voormalig) woonland doorgebrachte werkdagen in dat land is belast dan is de vraag of het loon mede omvat het werkgeversdeel van de pensioenregeling en of de werknemersbijdrage aftrekbaar is van het fiscaal loon. Van onze buurlanden erkent Duitsland in beginsel de Nederlandse pensioenregelingen niet. Dat kan tot vervelende fiscale consequenties leiden.
Een andere vraag is of in het (voormalig) woonland een verplichte pensioenregeling is waaraan de werknemer verplicht is deel te nemen.
