Rollen en functies: vijf vragen

Vijf vragen over rollen en functies. Waarom overwegen steeds meer organisaties rollen in te voeren, en wat is verschil tussen een functie en een rol?

Waar komt de roep om rollen vandaan?
Die komt voort uit een behoefte bij organisaties om medewerkers flexibeler in te kunnen zetten, om hun kwaliteiten breder en beter te benutten. Aanleiding om over rollen na te denken is vaak dat functieomschrijvingen zijn verouderd, wat de vraag oproept of rollen niet beter aansluiten bij de organisatiedoelen. Het lijnmanagement wil een kleinere vaste basis (een kern van medewerkers die óf specialist zijn of juist allrounder, afhankelijk van de behoefte van de organisatie) en grotere flexibiliteit. Daarnaast speelt mee dat organisaties zoeken naar optimalisatie van werkprocessen die hen in staat stelt efficiënter en effectiever te werken, en waardoor het werk anders kan worden georganiseerd. Bijvoorbeeld door het invoeren van facturen te automatiseren, waardoor de administratie voor een deel verplaatst van de financiële afdeling naar de uitvoerende teams. Of door managementtaken zoals coördinatie bij een teamlid neer te leggen, wat de organisatie platter maakt. Medewerkers willen op hun beurt meer afwisseling en expliciete (h)erkenning van datgene wat ze anders en meer doen dan hun collega’s en dan in de basis van hen wordt verwacht.

Wat is het verschil tussen een functie en een rol?
Een functie bestaat uit een samenhangend pakket van taken en verantwoordelijkheden (of rollen) die structureel aan een medewerker zijn toegewezen en vallen binnen de kaders van een organisatie. Als iemand bijvoorbeeld planner is bij een vervoersbedrijf, dan verwacht de werkgever dat die de diensten zo inplant dat er altijd personeel beschikbaar is. Een rol is een combinatie van samenhangende activiteiten die een medewerker meestal tijdelijk op zich neemt en die afwisselend door verschillende personen kunnen worden vervuld. De taken binnen een rol zijn niet specifiek voor de beklede functie. De planner uit het voorbeeld hierboven neemt bijvoorbeeld de rol op zich om met planners van andere afdelingen af te stemmen. Die taak kan ook één van zijn collega’s uitvoeren, aangezien het geen specifieke taak voor een planner is, maar wel een belangrijke taak voor het goed functioneren van de afdeling.

Waarom worden rollen steeds belangrijker?
Rollen kunnen een flexibeler verbinding leggen tussen het werk dat moet worden gedaan (en sneller verandert, dus lastiger te plannen is) en de competenties/talenten die een organisatie in huis heeft. Zo kan het voorkomen dat een medewerker de ene keer projectleider is en de volgende keer projectmedewerker, afhankelijk van wat hem binnen dat project het beste ligt. Dus enerzijds zijn rollen belangrijk voor talentontwikkeling en anderzijds voor organisatieontwikkeling.

Bij welk type organisatie past het om met rollen te werken?
Voor ieder type organisatie kan het werken met rollen aansluiten op de bedrijfsvoering. Want veel organisaties zien andere soorten werk op zich afkomen, bijvoorbeeld een medewerker gegevensbescherming of een key user van SAP. Dat extra werk wordt in rollen aan medewerkers toegekend.
Daar waar het te verzetten werk sterk afhankelijk is van een individu (denk aan kennisintensieve organisaties of adviesbureaus), kan het werken vanuit rollen verdergaande vormen aannemen. Het kan aansluiten op de behoefte van een organisatie om meer aan competentie/talentontwikkeling te doen. Het rollenhuis kan dan naast het functiehuis bestaan om mensen ontwikkelingsmogelijkheden te bieden, omdat een rol andere competenties aanboort dan van hen worden gevraagd binnen hun functie.

Hoe maak ik de overstap naar het benoemen van rollen?
Dit kunt u op verschillende manieren doen. U kunt het topdown benaderen en als management of HR vaststellen welke activiteiten je als losstaande rollen wilt gaan gebruiken. Vaak hebt u al een beeld van welke rollen in ieder geval worden onderscheiden in de huidige praktijk. Een AWVN-adviseur kan meedenken over de activiteiten die zich lenen voor een rol. U kunt hier ook mee aan de slag gaan als u bezig bent met het ontwikkelen van een team, afdeling of bedrijfsonderdeel en de medewerkers vanuit werk meer ontwikkelingsmogelijkheden wilt bieden. Dan zou u de insteek kunnen kiezen om het primaire basiswerk te beschrijven en alle minder direct aan die werkzaamheden gekoppelde activiteiten als rol neer te zetten. Medewerkers kunnen dan – vanuit hun ontwikkelingsbehoefte – gericht een rol op zich nemen om daar ervaring in op te doen.