Het reorganisatieproces: voorbereiding, overleg en implementatie

In de voorbereidingsfase dient in de eerste plaats het reorganisatieplan te worden opgesteld. Uit dit plan blijkt waarom ingrijpen noodzakelijk is en op welke wijze de nieuwe organisatie te realiseren is. De directie stelt het plan officieel  vast, eventueel na goedkeuring door de Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht. In voorkomende gevallen is ook de positie van de (internationale) moedermaatschappij van belang.

Naast het reorganisatieplan moeten in de voorbereidingsfase de OR-adviesaanvraag (1) en het sociaal plan zoals het in het overleg met de vakbonden zal worden voorgelegd (2) worden opgesteld. Daarnaast verdient het aanbeveling in de voorbereidingsfase een draaiboek (3) en een communicatieplan (4) op te stellen. In dit hoofdstuk zal voorts aandacht worden besteed aan het verschaffen van voorinformatie aan direct betrokkenen (5) en de officiële aankondiging van het reorganisatiebesluit (6) en het tijdpad (7).

1. Het reorganisatieplan

Het reorganisatieplan is een cruciaal document. Het bevat de fundering van de noodzaak van de reorganisatie, de inhoud van het (voorgenomen) reorganisatiebesluit en het doel van dat besluit. Een gedegen reorganisatieplan is noodzakelijk om betrokkenen te overtuigen van de noodzaak van de reorganisatie. Deze overtuiging is van zeer groot belang bij verschillende ‘stakeholders’ tijdens verschillende fasen van het reorganisatietraject. De onderbouwing overtuigt onder meer:
• de werknemers
• de OR bij het advies over de reorganisatie
• het UWV, en in een later stadium eventueel de kantonrechter bij de beoordelingvan (de noodzaak van) het ontslag
• de vakbonden bij de inhoud van het sociaal plan
• de crediteuren, banken, financiers, aandeelhouders etc.

Aanpassing van het reorganisatieplan al naar gelang de instantie/stakeholder die er naar vraagt, is niet mogelijk! Hou er rekening mee dat de gegevens uit het plan publiek zullen worden.

In het reorganisatieplan staan meestal de volgende elementen. Een cijfermatige onderbouwing is van groot belang.
• Signalen en/of ontwikkelingen (zowel intern als extern) die oorzaak zijn van problemen.
• Perspectief en strategie van de organisatie (op langere termijn).
• Gevolgen bij ongewijzigd beleid.
• Overwogen alternatieven voor aanpassing van de organisatie.
• Gekozen alternatief; overwegingen (waaronder personele) op grond waarvan de ondernemingsleiding voor het betreffende alternatief heeft gekozen.
• Doelstellingen van de reorganisatie.
• Totale kosten van de reorganisatie.
• Gevolgen van het gekozen alternatief voor de organisatiestructuur.
• Gevolgen van het gekozen alternatief voor de werknemers.
• De (cijfermatige) onderbouwing.
• Tijdspad.

Hieronder gaan we verder in op twee van de genoemde elementen, te weten de organisatiestructuur en de onderbouwing.

Organisatiestructuur
Het is cruciaal om in de voorbereidingsfase de gewenste organisatiestructuur na de reorganisatie in beeld te hebben.
Er dient een duidelijk overzicht te worden gemaakt van:
• de opbouw van de (gemiddelde) personeelssterkte per afdeling en functie(s) vóór de reorganisatie;
• de taken, verantwoordelijkheden, functie- en opleidingseisen en beloningsniveau van alle functies die voorkomen in de huidige organisatiestructuur;
• de opbouw van de (gemiddelde) personeelssterkte per afdeling en functie(s) ná de reorganisatie, en
• de taken, verantwoordelijkheden, functie- en opleidingseisen en beloningsniveau van alle functies die voorkomen in de nieuwe organisatiestructuur, waarbij functieomschrijvingen van nieuwe functies worden opgesteld.

Als duidelijk is geworden wat na de reorganisatie de nieuwe structuur van de organisatie zal zijn, welke functies daarin voorkomen en welk aantal arbeidsplaatsen komt te vervallen, kan in veel gevallen een (indicatie van een) voorlopige ontslaglijst worden opgesteld. Deze lijst maakt geen deel uit van het reorganisatieplan!

De onderbouwing
De onderbouwing van het reorganisatieplan is het fundament van de reorganisatie. Dit is een realistische analyse van de actuele bedrijfssituatie met het gewenste toekomstperspectief van de onderneming. Hieruit komen de noodzakelijk aanpassingen naar voren. De lezer van de onderbouwing moet naar aanleiding daarvan tot de conclusie komen dat het opgestelde reorganisatieplan de beste oplossing is.

De onderbouwing is ook van belang voor het onderbouwen voor (het niveau van) de voorzieningen in het sociaal plan. Dat stelt hoge eisen aan het voorbereidende werk. De onderbouwing moet dan ook volkomen sluitend zijn en zo mogelijk worden gestaafd door rapporten van externe experts (bijvoorbeeld een accountant).

Als naar verwachting in het reorganisatieproces ontslagvergunningen bij het UWV moeten worden gevraagd, is het raadzaam om alvast rekening te houden met de onderbouwing en gegevens die het UWV, gelet op de specifieke ontslagreden(en), verlangt. Zie daarvoor met name het formulier Aanvragen ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen deel C, en de toelichting daarop.

In het formulier wordt per bedrijfseconomische reden gevraagd naar een toelichting en onderliggende stukken. Er worden ook algemene vragen gesteld. Bij dit aanvraagformulier hoort ook een ‘Handleiding aanvraag ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen’.

Per bedrijfseconomische reden vraagt het UWV om andere gegevens.

2. Adviesaanvraag OR

Het reorganisatieplan en de onderbouwing daarvan kan worden gebruikt om de adviesaanvraag aan de OR te formuleren. In de adviesaanvraag dient een uitvoerige beschrijving van het voorgenomen besluit te worden gegeven met daarbij een onderbouwing die dat besluit kan dragen. Art. 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) schrijft daarnaast voor dat bij het vragen van advies aan de OR een overzicht moet worden verstrekt van de verwachte gevolgen van het besluit voor de werknemers en de maatregelen die in dat verband zijn voorgenomen.
Ten aanzien van die maatregelen kan in de adviesaanvraag eventueel worden verwezen naar het overleg dat met vakbonden zal worden gevoerd over het sociaal plan. Het gaat om een voorgenomen besluit: de OR moet in de gelegenheid zijn een advies te geven op een zodanig tijdstip dat hij nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op het besluit.

3. Het sociaal plan

Als duidelijk is geworden wat na de reorganisatie de nieuwe organisatiestructuur zal zijn, kan in de meeste gevallen een (indicatie van een) voorlopige ontslaglijst worden opgesteld. Voor het opstellen van het sociaal plan is de voorlopige ontslaglijst van groot belang.
De samenstelling van deze lijst beïnvloedt in belangrijke mate welke instrumenten in het sociaal plan worden opgenomen en de vormgeving daarvan. Wanneer in het sociaal plan een outplacementregeling wordt opgenomen, dient in deze fase contact te worden gezocht met één of meerdere outplacementbureaus.

4. Het draaiboek
Nadat het reorganisatieplan is opgesteld, werkt een projectleider het reorganisatieplan uit tot een draaiboek waarin zoveel mogelijk wordt aangegeven op welke wijze (inhoud en tijdstip) acties naar de diverse betrokkenen dienen te worden genomen (datum, wie doet wat, netwerkanalyse, etc.).

Het draaiboek kan bestaan uit de volgende elementen:
• een schema van verantwoordelijkheden
• de communicatie
• het adviestraject van de OR
• het overleg met de vakbonden over het sociaal plan
• de herplaatsingsprocedure
• de ontslagprocedure
• tijdpad beslissingsmomenten.

5. Het communicatieplan
Het communicatieplan voorziet er in dat alle betrokkenen bij het reorganisatieproces op de hoogte raken van de stand van zaken en de genomen en nog te nemen maatregelen. Het kan zowel groepen als individuen betreffen. Het communicatieplan wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de projectleider. Uitvoerder en bewaker van het communicatieplan is de woordvoerder.

Het communicatieplan bestaat in ieder geval uit de volgende elementen:
• een analyse van betrokkenen en hun belangen (netwerkanalyse)
• wie wanneer over welke gegevens geïnformeerd wordt
• wat de ontvanger met de informatie moet doen
• een tijdschema.

Bij de communicatie kunnen de volgende personen betrokken zijn:
• directie / personeelszaken / projectmanager
• werknemers, hun familieleden en adviseurs
• OR (plus eventuele deskundigen)
• vakbonden
• AWVN-adviseurs/advocaten
• UWV (afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening)
• kantonrechter
• UWV (uitkeringsinstantie)
• outplacementbureau(s)
• bedrijven in de regio
• banken, crediteuren
• pers.

Ten aanzien van de inhoud van het communicatieplan gelden de volgende aandachtspunten.
• Informatie over een op handen zijnde reorganisatie moet op een zodanig tijdstip worden gegeven dat het nut heeft en de ontvanger er ook iets mee kan doen.
• Eenduidige en duidelijke communicatie is van essentieel belang. Iedere stap in het proces moet worden gecommuniceerd, liever te veel dan te weinig.
• Alle verschafte informatie, hoe vertrouwelijk ook gegeven, kan ‘lekken’.
• Informeren van het personeel moet in het communicatieplan een prominente plaats krijgen. Het is de taak van de directie (projectleiding) het personeel in te lichten voordat de OR of de vakbonden dit doen.
• Voorkomen moet worden dat de werknemers ‘het uit de krant halen’; persberichten dus nooit uitgeven voordat informatie aan personeel, OR en vakbonden wordt gegeven.
• Vraag aan de vakbonden geen persberichten te sturen zonder voorkennis van de ondernemingsleiding; ga er echter niet van uit dat dit verzoek wordt gehonoreerd.

De volgorde waarin de spelers gedurende het reorganisatieproces moeten worden geïnformeerd is per situatie verschillend, maar dient goed te worden overdacht. Van belang is dat de verschillende te informeren groepen steeds met zo min mogelijk tijdsverschil over (zo veel als mogelijk) hetzelfde worden geïnformeerd.

Aanbeveling verdient in het communicatieplan een overzicht als onderstaande op te nemen.

actie	doel	tijdstip	gewenst resultaat
informeren OR	informatie • meedenken • gewenning • positief advies	continu	positief advies
informeren vakbonden	informatie • meedenken •  gewenning • positieve houding	continu	goed sociaal plan
ontslagaanvragen bij UWV	niet herplaatsbare werknemers ontslaan	bij ten uitvoer leggen reorganisatieplan	ontslagvergunning

6. Voorinformatie
Uitgangspunt dient te zijn dat de direct betrokkenen tijdig op de hoogte worden gesteld over de voorgenomen reorganisatie. Daarom worden aan hen in de periode voorafgaande aan de adviesaanvraag aan de OR wanneer daartoe aanleiding bestaat voorinformatie gegeven over de hoofdlijnen, ‘het waarom’ van de reorganisatie en zo mogelijk over de sociale gevolgen. Onder de direct betrokkenen wordt hier verstaan:
• afdelingshoofden / middenkader / staf
• OR
• werknemers
• UWV (afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening)
• (eventueel) vakbonden.

Het tijdig informeren over en het betrekken van de ondernemingsraad bij het voorgenomen reorganisatiebesluit heeft een positieve invloed op het verloop en de duur van het eigenlijke adviestraject. Door op deze wijze te werken kan veel tijd worden gewonnen in een latere fase, omdat de OR al vertrouwd is geraakt met gemaakte afwegingen, al dan niet onderzochte alternatieven en onderliggende onderbouwingen.

Wanneer een OR wordt ‘overvallen’ door een voorgenomen reorganisatie zal hij ruimere tijd nodig hebben om tot een advies te kunnen komen. Indien en voor zover nodig kan de OR geheimhouding worden opgelegd.

Bedenk echter wel dat het voor de OR bij een (ingrijpende) reorganisatie erg moeilijk is de vertrouwelijkheid gedurende een langere periode te handhaven.

Ook waar het gaat om de vakbonden kan het soepel lopen van het overlegtraject worden bevorderd als de vakbonden al eerder informeel zijn geïnformeerd over een op handen zijnde reorganisatie. Ook kan hen om vertrouwelijkheid worden gevraagd.

7. Aankondiging van het besluit
De formele adviesaanvraag over het voorgenomen besluit aan de OR alsook de officiële aankondiging aan de vakbonden vindt plaats op het moment dat stappen genoemd in 2 tot en met 6 zijn genomen.

Het verdient aanbeveling om zo spoedig mogelijk na indiening van de adviesaanvraag en aankondiging aan de vakbonden, met de OR respectievelijk de vakbonden de afspraken te maken over het vervolgtraject van de overleggen en het daarbij behorende tijdpad.

Direct na indiening van de adviesaanvraag en de mededeling aan de vakbonden, wordt het totale personeel over de hoofdlijnen en ‘het waarom’ van de reorganisatie geïnformeerd, het liefst mondeling en schriftelijk. Daarbij wordt vermeld dat het vereiste advies bij de OR is aangevraagd en dat de vakbonden zijn uitgenodigd voor overleg over het sociaal plan.

Zo nodig / facultatief worden ook de volgende betrokkenen in deze fase van het reorganisatieproces geïnformeerd:
• (plaatselijke) pers, onder vermelding dat overleg met OR en vakbonden (zal) wordt(en) gepleegd (persbericht)
• plaatselijke / provinciale / landelijke overheid
• ‘bevriende’ werkgevers in de regio en het secretariaat van de branchevereniging met het oog op mogelijkheden voor af te vloeien werknemers elders
• afnemers / leveranciers / andere relaties in verband met mogelijke acties en continuering van het vertrouwen.

Eventueel wordt nu al bij UWV een melding gedaan als bedoeld in de Wet melding collectief ontslag (WMCO).

8. Tijdpad

Hierboven is aangegeven welke stappen moeten worden gezet in de voorbereidingsfase van het reorganisatieproces. Hoe lang deze voorbereidingsfase gemiddeld in beslag neemt, is moeilijk aan te geven. Als algemene richtlijn kan een periode van 6 tot 8 weken worden genoemd. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval, kan de voorbereiding een langere of kortere periode in beslag nemen. Aspecten die hierbij van belang zijn, zijn de volgende:
• complexiteit van de reorganisatie
• de (gevoelde) noodzaak om de reorganisatie snel door te voeren
• de capaciteit (menskracht intern en ondersteuning extern) die beschikbaar is voor de verschillende te onderscheiden stappen.

Bron Leidraad Sociale gevolgen van reorganisaties, update mei 2024 EvdB

Uit art. 25 WOR vloeit voort dat waar het een reorganisatie van enige omvang betreft, het besluit tot die reorganisatie niet kan worden genomen voordat de ondernemingsraad de gelegenheid heeft gehad advies daarover uit te brengen. Naast de WOR kent de cao soms bevoegdheden aan de OR toe waar het gaat om voorgenomen reorganisaties.

Voorts vormt een reorganisatie in veel gevallen aanleiding voor overleg met vakbonden. In bepaalde situaties bestaat ook een juridische verplichting tot overleg met vakbonden, te weten wanneer de cao dat voorschrijft of wanneer de Wet melding collectief ontslag (WMCO) of de SER–fusiegedragsregels van toepassing zijn.

De adviesrechtprocedure

Juridisch kader
De ondernemingsraad heeft op grond van art. 25 van de WOR adviesrecht over door de ondernemer voorgenomen besluiten op financieel-economisch en bedrijfsorganisatorisch terrein. Het betreft hier onder meer besluiten tot:
• overdracht van de zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan
• beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan
• belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming
• belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming
• wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent
• het verstrekken of formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende een adviesplichtige aangelegenheid.

Ingevolge de WOR dient de OR in zo een vroeg mogelijk stadium in ieder geval op hoofdlijnen al te worden/zijn geïnformeerd. Een voornemen tot het nemen van een besluit als bedoeld in art. 25 WOR dient verder ter advies te worden voorgelegd aan de OR op een zodanig tijdstip, dat het advies van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit (art. 25 lid 2 WOR).

Art. 25 lid 3 WOR schrijft voor dat bij het vragen van advies aan de OR een overzicht moet worden verstrekt van:
• de beweegredenen voor het besluit
• de verwachte gevolgen van het besluit voor de werknemers
• de maatregelen die in dat verband zijn voorgenomen.

Over het voorgenomen besluit dient ten minste éénmaal overleg te worden gepleegd in een vergadering tussen OR en bestuurder (art. 25 lid 4 WOR).

Let op: als de ondernemer weet dat er een reorganisatie op handen is, dan dient hij in hierover informatie te geven in de overlegvergadering met de OR. Artikel 24 van de WOR schrijft voor dat In de overlegvergadering ten minste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de onderneming bespreekt. De ondernemer doet in dit kader mededeling over besluiten die hij in voorbereiding heeft met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 25 en 27. Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de ondernemingsraad in de besluitvorming wordt betrokken. Doet hij dit niet, dan kan zich dit tegen de ondernemer keren in een later stadium. In het uiterste geval kan dit grote vertraging van de reorganisatie opleveren.

De procedure
Nadat de OR de adviesaanvraag heeft ontvangen, zal hij enige tijd nodig hebben om deze te bestuderen, eventueel met ondersteuning van een ingeschakelde deskundige (zie hieronder). Dit leidt er doorgaans toe dat de OR om nadere informatie en/of toelichtingen verzoekt. Hierop moet zoveel mogelijk worden geanticipeerd: een adequate behandeling van deze verzoeken bevordert een voorspoedige procedure. Tijdens de behandeling van de adviesaanvraag dienen derhalve de betrokken die voor deze beantwoording zorg kunnen dragen, daarvoor beschikbaar te zijn.

Hierbij moet bedacht worden dat de OR tijdens de adviesrechtprocedure kan vragen om alle informatie die hij denkt redelijkerwijze nodig te hebben om tot zijn advies te komen. Informatie kan de bestuurder alleen weigeren indien er zwaarwegende bezwaren tegen de verstrekking ervan bestaan (bijvoorbeeld vanwege privacywetgeving), of indien zonder meer vaststaat dat de betreffende informatie niet relevant voor de advisering door de OR is.

De OR moet een redelijke termijn worden gegund om zijn advies uit te brengen. Voor de vraag welke termijn redelijk is, spelen onder meer een rol of de OR al in de voorfase is betrokken bij het voorgenomen besluit, de complexiteit van het besluit, de tijd die de OR-leden aan de voorbereiding van het advies kunnen besteden (eventueel kunnen OR-leden tijdens de procedure geheel of gedeeltelijk worden vrijgesteld van hun werkzaamheden), de snelheid en adequaatheid van de reactie op verzoeken van de OR om informatie en toelichting en de mogelijke inschakeling van een deskundige. Aanbeveling verdient tijdig met de OR afspraken te maken over de termijn waarbinnen de OR zijn advies zal uitbrengen.

De op grond van de wet voorgeschreven overlegvergadering geeft de gelegenheid een en ander nader mondeling toe te lichten.

Nadat de OR het advies heeft uitgebracht, kan het besluit tot reorganisatie worden genomen. De OR wordt hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht. Indien sprake is van een positief advies van de OR, kan het besluit nadat het is genomen, direct worden uitgevoerd.

Indien het besluit afwijkt van het advies, moet aan de OR worden aangegeven waarom het advies niet is gevolgd. Het besluit kan ingeval van een negatief advies pas een maand nadat de OR daarvan in kennis is gesteld, worden uitgevoerd. Aan de OR kan wel worden verzocht ermee in te stemmen dat de maand van opschorting niet in acht wordt genomen.

Gedurende de bovengenoemde maand heeft de OR de gelegenheid beroep in te stellen tegen het besluit bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam (OK). De OK toetst of de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen in redelijkheid tot zijn besluit had kunnen komen. De toetsing van de OK richt zich met name op de formele aspecten van de besluitvorming (is het advies op tijd gevraagd, is aan de OR de nodige informatie verschaft, is voldoende gemotiveerd waarom is afgeweken van het advies van de OR etc.). Het feit dat de ondernemer ten onrechte geen advies heeft gevraagd, maakt het besluit in beginsel kennelijk onredelijk.

De OK kan, wanneer zij een besluit kennelijk onredelijk acht, de ondernemer verplichten het besluit geheel of gedeeltelijk in te trekken, alsmede om bepaalde gevolgen daarvan ongedaan te maken. Ook kan zij de ondernemer verbieden handelingen te (doen) verrichten ter uitvoering van het besluit.

Voor de behandeling van de adviesaanvraag kan de OR eventueel op grond van art. 16 WOR de ondersteuning van een externe deskundige inroepen. De redelijkerwijze door de OR te maken kosten van een externe deskundige komen voor rekening van de ondernemer. De ondernemer moet van deze kosten tevoren in kennis worden gesteld (tenzij de OR de deskundige bekostigt uit zijn eigen budget). Bij bezwaar van de ondernemer tegen (de hoogte van) de kosten van de externe deskundige, kan deze deskundige niet (tegen die kosten) door de OR worden ingeschakeld, tenzij de OR eerst de redelijkheid van de te maken kosten heeft voorgelegd aan de kantonrechter.

Zoals hierboven is aangegeven, kan de OR vragen om alle informatie die hij denkt redelijkerwijze nodig te hebben. Relevant in dit verband is wel dat de ondernemer geheimhouding kan opleggen aan de OR (en de door de OR ingehuurde deskundigen) over de informatie die hij verstrekt.

De ondernemer moet het voornemen om geheimhouding op te leggen zoveel mogelijk vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid meedelen. Hierbij dient hij tevens mee te delen:
• welke schriftelijk en mondeling verstrekte gegevens onder de geheimhouding vallen
• hoe lang de geheimhouding duurt
• ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen.

Het moet wel mogelijk blijven voor de OR om zijn achterban te informeren en te raadplegen.

Voor de OR is een geheimhoudingsplicht vaak heel belastend. Het verdient aanbeveling om hier zo spaarzaam mogelijk mee om te gaan.

Overleg met vakbonden over het sociaal plan

Juridisch kader
Een reorganisatie van zekere omvang is in veel gevallen aanleiding voor overleg met vakbonden. De WMCO legt ook een juridische verplichting tot raadpleging van vakbonden op. Deze wet is van toepassing indien een werkgever voornemens is om binnen een tijdvak van drie maanden de dienstbetrekking van ten minste twintig werknemers, werkzaam binnen een van de werkgebieden van UWV zoals genoemd in artikel 26 van de Ontslagregeling te beëindigen om bedrijfseconomische redenen. Niet van belang is langs welke weg de werkgever de beëindiging wil realiseren. Zowel opzeggingen na verkregen ontslagvergunning, ontbindingen door de kantonrechter als beëindigingen met wederzijds goedvinden tellen mee, ongeacht het aantal, mits het totaal ten minste twintig is.

Ontbindingsverzoeken die zijn gedaan om één of meer redenen die betrekking hebben op de persoon van de werknemer en dus los staan van de reorganisatie, tellen niet mee.

De WMCO legt de verplichting op om het voorgenomen collectieve ontslag tijdig ter raadpleging te melden aan de belanghebbende vakorganisaties en een gelijktijdige melding te doen aan UWV.

Onder een belanghebbende vakorganisatie wordt verstaan een vakorganisaties die in de onderneming werkzame personen onder haar leden telt, in de betrokken onderneming of bedrijfstak werkzaam is en als zodanig aan de werkgever bekend is.

De melding aan UWV moet gedaan worden via het formulier Melding voornemen tot collectief ontslag (WMCO). De melding aan UWV dient de volgende gegevens te bevatten:
• de specifieke ontslagreden en de overwegingen die tot het voornemen hebben geleid
• het aantal werknemers dat voor ontslag zal worden voorgedragen verdeeld naar geslacht,  leeftijd (niet: geboortedatum!), beroep of functie
• het aantal werknemers dat gewoonlijk in dienst is (inclusief eventuele payrollwerknemers)
• het tijdstip of de tijdstippen waarop de werkgever de arbeidsovereenkomsten wil beëindigen
• selectiecriteria die aangelegd worden om te bepalen wie voor ontslag in aanmerking komt (afspiegelen)
• de wijze van berekening van eventuele afvloeiingsregelingen
• de wijze waarop de werkgever de arbeidsovereenkomsten wil beëindigen.

Verder moet de werkgever aan UWV melden:
• of er een ondernemingsraad is ingesteld
• of inzake dit besluit het voornemen van de werkgever adviesplichtig is en zo ja, wanneer de ondernemingsraad is/zal worden geraadpleegd
• of er belanghebbende vakbonden zijn (met leden binnen het bedrijf);
• meezenden kopieën van de melding aan vakverenigingen (deze moeten ook een kopie van formulier ontvangen waarmee het collectief ontslag aan UWV is gemeld).

De verplichting van de WMCO vakorganisaties ’te raadplegen’, houdt in dat de werkgever hen dient uit te nodigen voor overleg. In dit overleg moet de werkgever onder meer aandacht besteden aan de mogelijkheden om de gevolgen van een reorganisatie te verzachten door sociale begeleidingsmaatregelen. Hoewel er sprake is van een serieuze inspanningsverplichting, hoeft het overleg niet per definitie tot overeenstemming te leiden over (bijvoorbeeld) een sociaal plan. Dit kan overigens anders zijn op grond van de van toepassing zijnde cao: hierin is soms wel een verplichting om overeenstemming te bereiken geformuleerd.

In het overleg kan de werkgever de vakorganisaties vragen te verklaren dat de door de werkgever aangevoerde redenen leiden tot het vervallen van het door werkgever voorgestelde aantal arbeidsplaatsen. In dat geval behoeven de aangevoerde redenen in de UWV-procedure niet meer door UWV te worden getoetst. De praktijk leert overigens dat vakorganisaties veelal niet bereid zijn de verklaring af te geven, ook niet als er overeenstemming is over een sociaal plan. Reden is dan dat zij niet vinden dat het aan hen is om een integraal oordeel te geven over de door werkgever aangevoerde redenen voor de reorganisatie.

Ieder die uit hoofde van zijn functie bij een werknemersvereniging of in een ontslagadviescommissie werkzaam is en kennis neemt van een melding is verplicht tot geheimhouding van deze melding en van de inhoud daarvan. Deze verplichting geldt alleen als de werkgever dit bij die melding, onder opgave van redenen, uitdrukkelijk heeft verzocht. Deze verplichting vervalt zodra de aanvragen van de ontslagvergunningen in behandeling worden genomen, dan wel zoveel eerder als daaromtrent overeenstemming wordt bereikt tussen de werkgever en de vakverenigingen.

Tijdpad

Net als ten aanzien van de voorbereiding, kunnen wij ten aanzien van het overleg met OR en vakbonden niet aangegeven hoeveel tijd daarmee exact gemoeid gaat. Als algemene richtlijn kan een periode van 8 tot 10 weken worden genoemd, welke periode eventueel met een maand wordt verlengd bij een negatief advies van de OR (of nog langer indien er een procedure volgt bij de Ondernemingskamer (OK)). Afhankelijk van de omstandigheden van het geval, kunnen de overleggen een langere of kortere periode in beslag nemen. Aspecten die hierbij van belang zijn, zijn de volgende:
• kwaliteit van de voorbereiding
• mate van acceptatie van (de noodzaak van) het voorgenomen besluit bij de betrokkenen (werknemers, OR en vakbonden)
• mate waarin de betrokkenen de noodzaak van een snelle doorvoering van het voorgenomen besluit inzien
• mate waarin de betrokkenen op het besluit zijn voorbereid
• bestaande verhouding met OR en vakbonden
• omvang van de gevolgen voor de werknemers
• mate van complexiteit van de materie
• de voorzieningen die aan de OR ter beschikking worden gesteld; te denken valt zowel aan tijd (vrijstellingen) en adequate behandeling van verzoeken om informatie en toelichting
• vakantieperiodes: in de zomer en rond de jaarwisseling is het vaak lastig om overleggen te plannen vanwege vakanties. Ook kunnen vakbonden hun achterbannen tijdens vakantieperiodes niet raadplegen over de uitkomst van het overleg.

Bron Leidraad Sociale gevolgen van reorganisaties, update mei 2024 EvdB

Nadat de OR in kennis is gesteld van het besluit kan – eventueel na inachtneming van de maand wachttermijn van een maand– worden gestart met de implementatie. In dit verband wordt hier onderscheid gemaakt tussen enerzijds de invoering van de nieuwe organisatiestructuur en anderzijds het voeren van de ontslagprocedures.

Invoering nieuwe organisatiestructuur

In het kader van het reorganisatieplan is een vergelijking gemaakt tussen de organisatiestructuur (aantallen en soorten functies verdeeld over afdelingen) in de oude situatie en de organisatiestructuur in de nieuwe situatie.
Als het enige verschil tussen de oude en nieuwe situatie is dat de aantallen functies verdeeld over de afdelingen kleiner zijn geworden en/of bepaalde functies zijn verdwenen, levert de invoering van de nieuwe organisatiestructuur doorgaans weinig problemen op. Door toepassing van het afspiegelingsbeginsel kan de ontslaglijst worden opgesteld. Eventueel kan het vervolgens nodig blijken om – voor zover sprake is van uitwisselbare functies over verschillende afdelingen – tot overplaatsing van werknemers naar andere afdelingen over te gaan.

Als in de nieuwe organisatiestructuur sprake is van nieuwe functies die niet uitwisselbaar zijn met functies zoals die voorkwamen in de oude organisatiestructuur, kan de definitieve ontslaglijst pas worden opgesteld nadat de interne (her)plaatsingsprocedure is afgerond. In welke vorm deze procedure wordt gegoten, is afhankelijk van de concrete situatie. Factoren die hierbij een rol spelen zijn onder meer het aantal nieuwe functies dat is gecreëerd, het aantal werknemers dat voor de betreffende functies in aanmerking komt, en de vraag of sprake is van nieuwe afdelingen. In het laatste geval is gebruikelijk dat, voordat wordt overgegaan tot invulling van de nieuwe functies, eerst het afdelingshoofd wordt benoemd.

Indien sprake is van nieuwe functies in de organisatie, dient een plaatsingsplan te worden opgesteld om tot invulling van die nieuwe functies te komen. Hierbij kan worden opgemerkt dat de herplaatsing zo doorzichtig mogelijk dient te geschieden, nu ondoorzichtigheid van de herplaatsingsprocedure zowel een negatieve invloed kan hebben op de individuele ontslagprocedures, als kan leiden tot onzekerheid en onrust bij de ‘blijvers’.

In het plaatsingsplan kunnen een of meer van de volgende instrumenten worden gebruikt:
• belangstellingsregistratie
• sollicitatieprocedures
• functionele geschiktheidstoets / assessment.

Voorts dient het plaatsingsplan een duidelijk tijdsplan te bevatten, waarin bijvoorbeeld wordt aangegeven wanneer de belangstellingsregistratie plaats vindt, hoeveel tijd werknemers hebben om op interne vacatures te reageren etc.

Doorgaans worden bij de herplaatsingsprocedure alleen werknemers betrokken die in eerste instantie niet automatisch in hun oude of in een nieuwe functie (kunnen) worden geplaatst. Veelal zijn deze werknemers dan al wel boventallig verklaard en vallen ze onder het sociaal plan. Daarnaast kan in geval van sollicitatieprocedures ter voorkoming van onnodige vertraging iedere nieuwe functie slechts open worden gesteld voor de groep werknemers die, gelet op de functie die zij tot dat moment vervulden, daarvoor aannemelijker wijs als eerste in aanmerking komen.

In een situatie waarin een categorie uitwisselbare functies wordt opgeheven en een deel van de werkzaamheden wordt voortgezet in een andere (niet met de vervallen functie uitwisselbare) functie, dient de werknemer die hiervoor geschikt is en op grond van het afspiegelingsbeginsel als laatste voor ontslag in aanmerking zou komen, als eerste in de gelegenheid wordt gesteld deze functie – na sollicitatie – te aanvaarden.

In het sociaal plan kunnen voorwaarden zijn opgenomen over de herplaatsing in een andere functie. Zo kan geregeld zijn wanneer sprake is van een passende functie (bijvoorbeeld door benoeming van het aantal salarisschalen dat de nieuwe functie mag afwijken van de oude functie), wat de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen zijn van plaatsing in een lager gewaardeerde functie en wat de consequenties zijn van weigering van een aangeboden passende functie.

Bij herplaatsing in nieuwe functies kan een opleidingsplan er aan bijdragen dat de werknemers die worden herplaatst in staat worden gesteld de kwalificaties te verwerven die noodzakelijk zijn voor de beoogde functie-uitoefening.

De werknemers worden (per brief) op de hoogte gesteld van de plaatsing in een nieuwe functie. Hierbij dient te worden vermeld per wanneer de plaatsing zal ingaan en wat de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen van de plaatsing zullen zijn. Aanbeveling verdient de werknemer een brief over de plaatsing en de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen daarvan voor akkoord te laten ondertekenen. Als werknemers boventallig waren verklaard, verliezen ze die status na plaatsing.

Ontslagprocedures

Nadat de herplaatsingsprocedure is doorlopen, kan de definitieve ontslaglijst worden vastgesteld. Deze lijst bevat de volgende elementen:
• naam en adres
• functie
• leeftijd
• datum indiensttreding
• salaris.

Per werknemer wordt vervolgens een onderbouwing van het ontslag opgesteld. Aangetoond zal moeten worden dat:
• de werknemer op basis van toepassing van het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komt en de betrokkene niet binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst, of
• de functie van de werknemer in de nieuwe organisatiestructuur is komen te vervallen, deze functie niet uitwisselbaar is met functies die in de nieuwe organisatie voorkomen en de betrokkene niet binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst
• dat er herplaatsingsinspanningen zijn/worden gedaan.

De ontslagaanzegging
Nadat de ontslaglijst door de directie is vastgesteld, worden de werknemers over het voorgenomen ontslag geïnformeerd. De aanzegging geschiedt mondeling, bij voorkeur door een directielid / lid van het managementteam of de leidinggevende in aanwezigheid van een personeelsfunctionaris.

Bij de aanzegging wordt overhandigd:
• een kopie van de eventuele UWV ontslagaanvraag en/of een concept
• vaststellingsovereenkomst
•  een kopie van het sociaal plan
• een overzicht van de verdere procedure.

Het sociaal plan kan er eventueel in voorzien dat de werknemers aan wie ontslag is aangezegd – al dan niet op vrijwillige basis – worden vrijgesteld van werkzaamheden.

De communicatie naar de werknemers die als gevolg van de reorganisatie niet langer kunnen blijven, moet zeer zorgvuldig geschieden. Vaak richt de emotie zich niet zozeer tegen de boodschap, als wel tegen de manier waarop de mededelingen zijn gedaan en hoe de werkgever omgaat met de emoties van de werknemer.
Aandacht verdienen daarom de volgende aspecten:
• tijd(stip) van aankondiging
• welke functionaris brengt de mededeling
• schriftelijke bevestiging van de mededeling
• bereikbaarheid van de afdeling P&O voor vragen
• informatie over herplaatsing in- of extern
• de effecten op de te verrichten werkzaamheden (veiligheid et cetera)
• gezondheidsaspecten (inseinen van de Arbodienst).

De UWV- en ontbindingsprocedures
Op de UWV-procedure, de procedure tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst door de kantonrechter en de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden, wordt uitgebreid ingegaan in Ontslag van medewerkers.

Opzegging
Nadat UWV toestemming heeft verleend voor beëindiging van het dienstverband, dient aan de werknemer bij (aangetekend) schrijven te worden medegedeeld dat zijn arbeidsovereenkomst met inachtneming van de geldende opzegtermijn (tegen datum X) wordt opgezegd.

Tijdpad

De implementatiefase kan worden onderverdeeld in drie fasen, te weten de fase van
• (her)plaatsing van werknemers
• de beëindigingsprocedures, en
• de opzeggingstermijnen.

De tijd die benodigd is voor de (her)plaatsing van werknemers is sterk afhankelijk van de complexiteit van de reorganisatie, en de mate waarin een snelle doorvoering van de reorganisatie noodzakelijk is. In het oog moet worden gehouden dat de zorgvuldigheid die jegens de betrokkenen in acht moet worden genomen met zich kan brengen dat met de herplaatsing enige tijd gemoeid is. De tijd die de (her)plaatsingsperiode in beslag neemt, wordt vastgelegd in het plaatsingsplan.

De normale UWV-procedure neemt ongeveer 4 tot 8 weken in beslag. Indien sprake is van een collectief ontslag in de zin van de WMCO, worden individuele ontslagaanvragen direct in behandeling genomen nadat de melding is gedaan en hij compleet is bevonden.

Nadat toestemming voor ontslag is verkregen van UWV, kan de arbeidsovereenkomst met inachtneming van de opzegtermijn worden opgezegd. De lengte van die termijn is afhankelijk van de termijn die daarvoor geldt op grond van de wet, cao of individuele arbeidsovereenkomst. Van de geldende opzegtermijn wordt afgetrokken de tijd gemoeid met de gevolgde UWV-procedure.

Het opzeggen van de arbeidsovereenkomsten kan pas na een maand nadat de WMCO melding is gedaan (tenzij de vakbonden verklaren dat zij zich met de ontslagen kunnen verenigen). Gelet op de duur van de procedure bij het UWV zal dit in de regel geen probleem zijn.

Bron Leidraad Sociale gevolgen van reorganisaties, update mei 2024 EvdB