Ryanair is de laatste tijd veel in het nieuws vanwege het cancelen van vluchten. In de pers verschenen berichten met als kop ‘het vertragen van de groei’, waarbij sprake leek te zijn van een probleem in de personele inzet door een oplopend volume niet-opgenomen vakantiedagen van het vliegend personeel. Onderbezetting was uiteindelijk het gevolg, toen die dagen wel – massaal – werden opgenomen. Is Ryanair in deze situatie uniek? Absoluut niet.
Er zijn meer bedrijven die worstelen met het kwantitatief en kwalitatief op peil houden van hun ‘productievolume’ tijdens vakantieperioden of met het opvangen van andere vormen van afwezigheid. Dat haalt misschien niet direct het nieuws, omdat de gevolgen niet direct voelbaar zijn voor consumenten. Maar gevolgen zijn er vaak wel, bijvoorbeeld in de vorm van een afnemende voorraad (die eerst opgebouwd moet worden), kwaliteit of levertijd.
Het bepalen van de inzet van werkenden in roosters gebeurt in eerste instantie altijd in een netto vorm. Aangegeven is dan hoeveel mensen op een bepaald moment op de werkvloer nodig zijn om gedurende – bijvoorbeeld – 7×24 uur het werk uit te kunnen voeren. De vraag is dan of die behoefte gedurende het jaar gelijk is of blijft. Niet alleen afwezigheid kan de inzet (negatief) beïnvloeden, ook een variabele klantvraag kan aan de orde zijn.
Deze blog wordt verzorgd door de arbeidstijdmanagementspecialisten van AWVN – Jana Hazen, Peter Hagesteijn en Sako Hoekstra.
Een zekere reservecapaciteit in de personele formatie is noodzakelijk om verstoringen in het werk op te vangen. De reservecapaciteit is te berekenen door de bruto beschikbaarheid van de werknemer rekenkundig terug te brengen tot een netto inzetbaarheid, door alle vormen van afwezigheid in kaart te brengen. Adequate afstemming van die netto inzetbaarheid op de inzetbehoefte, levert dan een bruto formatie op die het rooster, inclusief afwezigheid, kan afdekken. Die afwezigheid komt deels voorspelbaar in het rooster voor – denk hierbij aan vakantie en opleidingen. In principe zijn dit te plannen situaties. Voor bijvoorbeeld ziekteverzuim gaat dit niet zo makkelijk op. Tegelijkertijd kunnen in het verleden vastgestelde verzuimpatronen door het jaar heen een goede indicatie zijn voor een deels voorspelbaar karakter.
De aanwezigheid van reservecapaciteit hoeft niet in alle gevallen intern geregeld te zijn. Afhankelijk van het soort werk en de kennis en kunde die hiervoor is vereist, kan een deel van de reservecapaciteit ook ingehuurd worden. Met andere woorden: kosten maken als dat nodig is. Hoe de verhouding intern/extern dan dient te zijn, is afhankelijk van de verhouding voorspelbare/onvoorspelbare afwezigheid.
Afname van de beschikbare personele capaciteit of een variabele klantvraag kan ook opgevangen worden door gebruik te maken van verschillende roosters met een afwijkende gemiddelde werkweek die beter aansluit bij de tijdelijke behoefte. Door gebruik te maken van capaciteitsmanagement kan een betere afdekking van de behoefte gerealiseerd worden en kan tegelijk de bruto/netto-verhouding grotendeels overeind blijven.
Een opvlieger is het bruto afdekken van de inzetbehoefte dus zeker niet. Het is in de meeste gevallen een constante die in de eigen situatie op maat een variabele behoefte adequaat kan afdekken. Het kan daarbij geen kwaad actief te sturen op het opnemen van vakantie. Zoals hiervoor al aangegeven: voorspelbare afwezigheid is vaak planbare afwezigheid.
Tekst Fred van den Bosch
