Flexibelere en efficiëntere organisaties door anders roosteren

Het enige rooster dat écht telt, is het werkelijk gerealiseerde rooster de afgelopen periode. Dat weerspiegelt immers de feitelijke situatie, terwijl het geplande rooster doorgaans is opgesteld zonder rekening te houden met mutaties die uiteindelijk om praktische redenen noodzakelijk blijken te zijn.

Wat waren die redenen precies, zitten er patronen in? Léér van die afwijkingen – om daar, zo veel als mogelijk is, rekening mee te houden bij het roosterontwerp voor toekomstige periodes. Dat zorgt voor een betere afstemming van de vraag naar en het aanbod van personeel. En brengt zo goed als zeker een kostenreductie met zich mee.

Roosters zijn succesvoller als medewerkers betrokken zijn bij het opstellen ervan en inzicht hebben in de randvoorwaarden die daarbij komen kijken. Het rooster heeft immers consequenties voor (de organisatie) van hun vrije tijd. Die vrije tijd is weer van belang voor de thuissituatie, kinderopvang, verenigingsleven; kortom de balans werk-privé.

Betrokkenheid van medewerkers bij de meest vergaande vorm van individueel roosteren, zelfroosteren, is vanzelfsprekend, maar ook bij andere vormen van roosteren is de betrokkenheid van medewerkers gewenst én mogelijk. Draagvlak voor het roosterontwerp draagt sterk bij aan het opvangen van de dynamiek waar de personele inzet steeds meer mee te maken heeft.

Overwerk en het inhuren van uitzendkrachten zijn vaak vanzelfsprekende onderdelen van de totale personele
kosten. Maar is het nodig om die kosten te maken?

De kosten die zogeheten leegloop met zich meebrengt, is een onderschat probleem. Vooral organisaties die te maken hebben met een variabele vraag naar producten of diensten en die hun medewerkers gelijkmatig inzetten, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een standaardploegenrooster, hebben er geregeld mee te maken: met momenten waarop onvoldoende werk voorhanden is om iedereen aan het werk te houden.

De eigen formatie optimaal benutten, bijvoorbeeld door de arbeidstijden van de vaste krachten te flexibiliseren, brengt dan ook een aanzienlijke kostenreductie met zich mee. Het mes snijdt daarbij aan meerdere kanten: minder leegloop, minimalisering van het overwerk en minder inhuur van uitzendkrachten.

Voldoende medewerkers in dienst hebben om het werk te kunnen verzetten, is één ding. Maar om ook alle vormen van  uitval – vanwege verlof, ziekte of training – op te kunnen vangen zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening of productie, is inderdaad méér nodig. Zeker als er ook nog eens sprake is van een variabele klant- of  marktvraag.

De brutering van de formatie is met een eenvoudige rekensom vast te stellen. Hoe die bruto formatie vorm te geven, is vooral een strategisch vraagstuk, en hangt samen met de kennis, kunde en attitude van medewerkers én de mogelijkheid om eventueel personeel te kunnen inhuren. En voor dat laatste geldt: hoe gespecialiseerder het werk is, des te meer het aan te bevelen is de oplossing in eigen gelederen te zoeken. Op dat moment komt capaciteitsplanning om de hoek kijken.

Met andere woorden: een adequaat formatie- en capaciteitsplan is de oplossing, maar om die te kunnen opstellen is goed inzicht nodig in de specifieke behoeften van uw organisatie, gebaseerd op de klantvraag.

Doe zoals veel organisaties tegenwoordig doen die te maken hebben met fluctuaties in het werkaanbod of de klantvraag: gebruik meerdere roosters gedurende het jaar. Mits steeds tijdig en goed gepland qua formatie en capaciteit (en een en ander dito gecommuniceerd), heeft deze werkwijze voor medewerkers als voordeel dat de voorspelbaarheid van werktijd en vrije tijd toeneemt; voor de opdrachtgever betekent het een betere garantie op kwalitatieve inzet en een adequate doorlooptijd/levertijd.

Ook bij het gebruik van meerdere roosters door het jaar heen geldt: het is zaak eerst goed zicht te hebben in de patronen van de klantvraag. Een meerjarige analyse en de vertaling hiervan naar een toekomstig roosterscenario, helpen hierbij.

Werken in dienstroosters gaat bijna altijd samen met het uitbetalen van een roostertoeslag, en die kan inderdaad per rooster verschillen. Een regelmatig wisselende roostertoeslag is vaak niet gewenst: medewerkers blijken te hechten aan zekerheid – aan duidelijkheid over hun maandelijkse inkomen.

Dat betekent dat u een eerlijk, transparant en voor iedereen uit te leggen model moet ontwerpen om de verschillende toeslagen over het jaar te verdelen, zodanig dat de werknemer elke maand hetzelfde inkomen heeft.

Het meest praktische systeem voor het belonen van afwijkende tijdstippen is een klokurenmatrix. Laat u hier over adviseren om aan de wens van medewerkers te voldoen én om uzelf de moeite te besparen van het elke weer uitrekenen van de hoogte van de toeslag.

Niemand mag zich onttrekken aan de Arbeidstijdenwet die – onder meer – de normen voor arbeids- en rusttijd voorschrijft. Het zijn echter cao’s, arbeidsvoorwaardenregelingen of andere aanvullende arbeidsvoorwaardelijke afspraken die de wettelijke normen een stuk strakker maken. Of over de effecten daarvan  goed is nagedacht en of de afspraken werkelijk aansluiten bij de behoeften van organisatie en medewerkers, is echter de vraag. Daar valt dus voor werkgevers bij arbeidsvoorwaardenonderhandelingen nog een hoop winst te behalen.

Toenemende variabiliteit in het werkaanbod of de klantvraag en het hanteren van meer dan één vast rooster, vraagt in elk geval om correcte toepassing van de arbeidswettelijke normen. Ook vanwege de onderlinge samenhang van de normen, is van belang om de werktijden goed te organiseren – denk daarbij vooral aan consignatie– of nachtdiensten.

Een scan op (correcte) naleving van de wet- regelgeving in uw roosters is snel uitgevoerd. Het is aan te bevelen om aanvullend daarop te onderzoeken of (cao-)afspraken niet beter kunnen aansluiten bij de inzetbehoefte van de organisatie.

Meer over dienstroosters en de Arbeidstijdenwet

Met de toegenomen levensverwachting, schuift ook de AOW-leeftijd steeds verder op. Voor medewerkers in een dienstrooster of ploegendienst betekent dit langer doorwerken op onregelmatige tijdstippen. Met name de nachtdiensten en reeksen (vroege) ochtenddiensten ervaren oudere werknemers als bezwaarlijk: hoewel er individuele verschillen zijn, vinden de meeste medewerkers vanaf ongeveer hun 50ste jaar zulke diensten steeds zwaarder worden. Vanwege de oplopende AOW-leeftijd is dan ook meer aandacht nodig voor ergonomisch verantwoorde roosters, én is het zaak om oplossingen te zoeken voor het werken in nachtdiensten. Soms is de oplossing daarvoor minder ingewikkeld dan gedacht.

Werken in ploegendiensten heeft niet alleen voor oudere werknemers gezondheidskundige consequenties, maar voor alle medewerkers. Bij het samenstellen van een rooster met wisselende diensten is het bijvoorbeeld aan te bevelen zo veel mogelijk rekening te houden met het dag-nachtritme van werknemers. Individualisering van een dienstrooster draagt zo bij tot verbetering van het welbevinden – het roosterpatroon afstemmen op voorkeuren voor werktijden van ochtend- of avondmensen is daar een voorbeeld van.

Een ergonomiecheck van het rooster kan in korte tijd plaatsvinden; dat geeft u inzicht in de gezondheidskundige kwaliteit van het rooster.