Een goed rooster maken is een evenwichtsoefening tussen allerlei verschillende wensen. Online supermarkt Picnic ontwikkelde daarom een eigen roosterapp. Het resultaat? Een efficiëntere bedrijfsvoering en medewerkers die blijer zijn met hun roosters. ‘Grip op werktijden is een ondergewaardeerde arbeidsvoorwaarde.’
Dit verhaal is onderdeel van de Arbeidsvoorwaardennota 2025.
Roosters krijgen in de praktijk vaak niet de aandacht die ze verdienen, ziet Toon Borren, HR-directeur bij Picnic. “Roosters maken is iets wat bedrijven erbij doen, het is niet hun corebusiness. Jammer, want er schuilt juist een enorme kans in. Het primaire doel is om het juiste aantal mensen op de juiste plaats en tijd te hebben. De keuzes die je daarbij maakt, hebben grote invloed op de levens van medewerkers: het gaat over autonomie, over de balans tussen inkomenszekerheid en flexibiliteit en over werktijden die passen bij hun privéleven. In onze tevredenheidsonderzoeken ging meer dan de helft van de commentaren over te veel of te weinig werkuren en een gebrek of juist teveel aan flexibiliteit. Dat was voor ons reden om te gaan nadenken over een nieuw systeem.”
Individuele voorkeuren
Picnic ging op zoek naar een manier van roosteren waarin de wensen van zowel werkgever als werknemers een plek krijgen. “De individuele voorkeuren van medewerkers variëren sterk. Sommigen willen volledige flexibiliteit, anderen liever een vast rooster en weer anderen een combinatie. Als bedrijf willen wij onze personeelsbezetting afstemmen op de per dag, week of seizoen fluctuerende hoeveelheid werk. Overplanning doet pijn in je marges, onderbezetting leidt tot omzetverlies en teleurgestelde klanten.”
Tip voor andere werkgevers
Toon Borren, Picnic: ‘Het gaat vaak over loonontwikkeling en contractvormen, maar beschouw roosters als een minstens zo belangrijke arbeidsvoorwaarde. Ga met je medewerkers in gesprek en kies het model dat het beste bij hen en het bedrijf past. Hier schuilt ook een kans in om je bedrijfsvoering te verbeteren.’
Mixen en matchen
Vervolgens heeft het bedrijf in huis een nieuwe roosterapp gebouwd, die niet uitgaat van ‘one size fits all’. “Veel bedrijven kiezen voor één roostermethode, maar wij mixen en matchen verschillende planningsconcepten. Mensen kunnen nu (deels) vaste roosters hebben, eenvoudig hun beschikbaarheid invullen, diensten ruilen met teamleden en last minute diensten claimen. Iemand kan bijvoorbeeld voor zestien uur vaste diensten hebben op maandag en dinsdag en de rest van de week extra shifts inplannen als hij of zij beschikbaar is.”
Algoritmes
De ‘voorkant’ van de app is gebruikersvriendelijk. “In de ontwikkelingsfase hebben de medewerkers de app getest en meegedacht over wat er anders en beter kon.” De ‘achterkant’ bestaat uit geavanceerde regels, algoritmen en forecasts om de roosters aan te passen aan de laatste veranderingen in vraag en aanbod. “In alle stappen van het planningsproces kunnen we de overhead aanzienlijk beperken. Zo zijn er regels ingebouwd die zorgen dat medewerkers voldoende beschikbaarheid bieden en niet te veel geplande uren laten vervallen.”
Jaarurennorm
Bij Picnic werken veel mensen met een zogeheten jaarurennorm: een flexibele arbeidsovereenkomst waarin de totale jaarlijkse arbeidsduur in uren is vastgelegd. “Werknemers zijn zo in staat om meer te werken in drukke tijden en minder tijdens rustigere periodes, terwijl ze wel een stabiel maandinkomen hebben. Deze contractvorm vraagt echter wel zorgvuldige roosterplanning en urenbalansbeheer van duizenden werknemers. De app maakt dit een stuk eenvoudiger. Zo houdt die bij hoeveel uren iemand heeft gewerkt. Is het saldo positief, dan kan je gemakkelijker vrij nemen. Bij een negatief saldo plan je juist meer uren in.”
Op de markt
De belangstelling van andere bedrijven voor de roosterapp is groot. Vooralsnog is Picnic echter niet van plan om de app op de markt te brengen. Ook omdat er nog verbeteringen mogelijk zijn. “Denk aan dynamische toeslagen voor moeilijk in te vullen diensten, wachtlijsten voor populaire diensten en meer variatie in diensttijden. Of aan gerichte pushberichten aan medewerkers die eerder hun beschikbaarheid hebben opgegeven of ze vandaag willen komen werken. Over dit soort verbeteringen zijn we ook in gesprek met de medewerkers.” Op termijn wil Picnic een breder communicatiekanaal maken van de app. “De roosterapp is daarvoor een prachtig vehikel, omdat medewerkers die soms wel tien keer per dag raadplegen. We willen de app dan ook gaan uitbreiden met nieuws, funfacts en duidelijke betaalinformatie.”
Win-win
Het klinkt misschien gek, maar Borren ziet het rooster als potentiële doorbraak in de aloude de vast- en flexdiscussie. “In politiek Den Haag en de polder wordt al heel lang gesproken over regulering van flexcontracten, maar bedrijven én medewerkers hebben een bepaalde mate van flexibiliteit nodig. Met ons nieuwe roostersysteem is het gelukt om inkomenszekerheid en flexibiliteit – ogenschijnlijk botsende belangen – te verenigen. Het resultaat? De overplanning is afgenomen met 5 tot 15 procent en Picnic voldoet beter dan voorheen aan de roosterwensen van medewerkers. Een duidelijke win-winsituatie dus.”
Tekst: Dorine van Kesteren
