Wat betreft het vaststellen van de vakantie geldt het volgende: de werkgever is verplicht om de werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen (ten minste twee aaneengesloten weken of tweemaal een week).
Voor zover hierover niet iets anders is afgesproken bij schriftelijke overeenkomst of cao, dient de werkgever de vakantie vast te stellen overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Als de werkgever niet binnen twee weken nadat de werknemer zijn eisen schriftelijk kenbaar heeft gemaakt schriftelijk aan de werknemer heeft laten weten dat de vakantie wegens gewichtige redenen niet volgens de wens van de werknemer kan worden vastgesteld, wordt de vakantie geacht te zijn vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer. Een en ander betekent dat het de werknemer is, die bepaalt wanneer hij zijn vakantie opneemt.
Als de werkgever zelf de zeggenschap over het tijdstip van de vakantie wil houden, dient hij dit in de cao of in de individuele arbeidsovereenkomst te regelen. Dit is ook van belang voor werkgevers die een collectieve vakantie willen plannen.
Daarbij geldt dat de werkgever voor de vaststellen van het tijdstip van de collectieve vakantie, de instemming van de OR nodig heeft als de cao of individuele arbeidsovereenkomst voorziet in de mogelijkheid van een door de werkgever aan te wijzen collectieve vakantie maar deze mogelijkheid nog ruimte laat voor invulling. Dat is bijvoorbeeld het geval als wel is bepaald dat de werkgever een collectieve vakantie kan vaststellen, maar er geen periode of duur wordt genoemd.
Laat de werkgever na een regeling te treffen op grond waarvan hij zeggenschap houdt over de vaststelling van de vakantie, dan kan hij een vakantieaanvraag van de werknemer slechts afwijzen als er sprake is van gewichtige redenen.
Van gewichtige redenen is sprake als het inwilligen van een verzoek om vakantie tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Te denken valt aan de situatie waarbij in een seizoensbedrijf werknemers hun vakantie op willen nemen tijdens de seizoenspiek of de situatie waarbij in een klein bedrijf de boel zou moeten worden omdat vervanging van de werknemer niet mogelijk is.
De werkgever zal steeds de gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering moeten afwegen tegen de gevolgen die het niet inwilligen van het verzoek om vakantie voor de werknemer heeft. Slechts als bij een afweging van de belangen het belang van de werkgever zo groot is dat het belang van de werknemer daarvoor redelijkerwijs moet wijken, is sprake van gewichtige redenen.
Als de door de werknemer gevraagde vakantie wegens gewichtige redenen niet door kan gaan, heeft hij in ieder geval recht op twee keer een week vakantie, al dan niet aaneengesloten. De werkgever moet de vakantie zo tijdig vaststellen dat de werknemer in ieder geval voorbereidingen kan treffen voor de besteding van de vakantie.
Als er sprake is van gewichtige redenen dan kan de werkgever ook na het vaststellen van de vakantie, na overleg met de werknemer, het tijdvak van de vakantie wijzigen. De schade die de werknemer hierdoor lijdt, moet de werkgever vergoeden.
Hoewel de werknemer in ieder geval jaarlijks recht heeft op een vakantie van twee aaneengesloten weken, is hij niet verplicht een dergelijke vakantie op te nemen.
Als hij er voor kiest in een bepaald jaar geen vakantie op te nemen, dan kan de werkgever hem in beginsel niet verplichten tot het (toch) opnemen daarvan. Wanneer hij echter te lang wacht met het opnemen van zijn wettelijke vakantiedagen, bestaat het risico dat deze komen te vervallen.
Dagen waarop de werknemer geen recht heeft op loon, maar over welke op grond van de wet wel vakantie wordt opgebouwd (denk bijvoorbeeld aan ziekte) en dagen waarop de werknemer calamiteitenverlof heeft, kunnen als vakantie worden aangemerkt.
De werknemer dient in een voorkomend geval in te stemmen met het aanmerken van deze dagen als vakantiedagen. Deze instemming kan niet vooraf, dat wil zeggen voor alle toekomstige gevallen, worden gegeven.
Stemt de werknemer er mee in dat deze dagen als vakantiedagen worden aangemerkt, dan is vereist dat hij recht houdt op het wettelijke minimum aan vakantiedagen over het lopende vakantiejaar.
Dagen waarop een werkneemster zwangerschap- of bevallingsverlof geniet, kunnen nooit als vakantiedagen worden aangemerkt.
Als de werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt en hij zich tijdig ziek meldt, dan worden de ziektedagen in beginsel niet als vakantiedagen aangemerkt.
Ten aanzien van deze ziektedagen bestaat wel de mogelijkheid dat bij schriftelijke overeenkomst of cao wordt afgesproken dat deze als vakantiedagen worden aangemerkt.
Hetzelfde geldt als bij schriftelijke overeenkomst of cao is afgesproken dat bij ziekte de eerste ziektedagen als vakantiedag zal worden aangemerkt.
In deze gevallen geldt echter wel dat ziektedagen slechts tot maximaal het aantal van de nog openstaande bovenwettelijke vakantiedagen van het lopende jaar als vakantiedagen kunnen worden aangemerkt. De werknemer behoudt dus niet alleen het recht op zijn wettelijke vakantiedagen, maar hij houdt ook de aanspraak op vakantiedagen die in voorgaande jaren zijn opgebouwd.
De wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen boven de hiervoor genoemde, al dan niet aaneengesloten vakantie van twee weken, kan de werknemer ook in de vorm van snipperdagen opnemen. Het is ook mogelijk deze snipperdagen in uren op te nemen.
Als in de cao of de individuele arbeidsovereenkomst niets is geregeld met betrekking tot het opnemen van vakantie in uren, dan betekent dit dat de werknemer zijn snipperdagen in beginsel in losse uren kan opnemen tenzij er sprake is van een gewichtige reden die dit verhindert.
Als de snipperdagen in uren kunnen worden opgenomen, dan dient de vakantieadministratie van de werkgever daarop te zijn ingericht.
